Online zusammen arbeiten: Das Meeting der Zukunft findet am Bildschirm statt

Noch vor wenigen Jahren war Web-Collaboration Grossunternehmen vorbehalten, die schnell die taktischen und strategischen Vorzüge von Webkonferenzen, Online-Support und Webinaren für sich entdeckt haben. Doch heute ist letzterer Begriff – eine Wortschöpfung aus «Web» und «Seminar» – allgemein bekannt und Online-Meetings kaum noch aus dem modernen Arbeitsalltag wegzudenken. Daher stammt auch die Bezeichnung Web-Collaboration. Sie beschreibt treffend die Verlagerung des Teamworks ins Internet. Sei es zwischen Kollegen oder in der Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten. Eine Entwicklung, die auch den Umgang mit Geschäftsreisen immer stärker beeinflusst.

Web-Collaboration deckt ein breites Spektrum der visuellen Echtzeitkommunikation ab: Die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten betreffen zum Beispiel geschäftliche Meetings, Interessenten- und Bestandskundenpflege, Marketing- und PR-Aktivitäten oder den Support. Fortbildungseinrichtungen, Seminaranbieter und Trainer verschieben ihre Schulungen immer häufiger ins Internet. Doch auch über diese Bereiche hinaus hat sich die Online-Zusammenarbeit längst verbreitet. Dabei reicht die Bandbreite von medizinischer Ferndiagnostik über die Koordination der Zulieferer per Webkonferenz in der Autoindustrie bis hin zu ganz alltäglichen Szenarien. So treffen sich etwa Studenten in virtuellen Lerngruppen, um sich einfach und unkompliziert austauschen zu können.

Die Vorteile lassen sich eins zu eins auch für die Zusammenarbeit in kleinen und mittleren Unternehmen nutzen. Dank der Möglichkeit zur Web-Collaboration können geschäftliche Meetings spontan und schnell ins Internet verlagert und die eigene Live-Bildschirmansicht mit Kollegen geteilt werden. Neben dem Desktop-Sharing erfolgen über das Online-Meeting auch die Sprachkommunikation, die Chat-Korrespondenz und die Übermittlung von Dateien. Mit Hilfe von Webcams werden ausserdem auf Wunsch die Videobilder der Nutzer übertragen.

Minimale Einstiegshürden

Die technischen Anforderungen für Web-Collaboration sind minimal. Auf Teilnehmerseite genügt eine übliche Internetverbindung. Die Audioanbindung erfolgt entweder per Telefonkonferenz oder über Voice over IP (VoIP). So kann der Teilnehmer wählen, ob er lieber via Headset, Telefon oder PC-Lautsprecher und Mikrofon kommunizieren möchte. Auf Moderatorseite reicht ebenfalls eine Standard-Internetverbindung; hinzu kommt die Anschaffung einer Webcam für die Videoübertragung sowie einer Webinar- oder Webkonferenzlösung. Diese sind als Software-as-a-Service (SaaS) bereits für niedrige monatliche Gebühren zu haben. Sowohl Windows wie Mac werden von diversen Anbietern unterstützt. Teilnehmer können sich bequem vom Arbeitsplatz aus einwählen und mit Hilfe der Sitzungsnummer oder einem Internet-Link den Meetingraum betreten, ohne eine zusätzliche Software installieren zu müssen. Schnell und flexibel gelingen so auch internationale Online-Meetings, denn auch die Sprache für die Programmoberfläche wird automatisch an die Betriebssystemssprache angepasst. Die Akzeptanz der neuen Technologie ist entsprechend hoch, denn hohe Bedienungsfreundlichkeit, Flexibilität und die Möglichkeit zum mobilen Einsatz stehen ganz oben auf der Wunschliste vieler Unternehmen.

Web-Collaboration in der Unternehmenskommunikation

Webkonferenzen und Webinare sind deshalb unter anderem eine geeignete Antwort auf den wachsenden Zeit- und Kostendruck in vielen Unternehmen und verzeichnen enorme Wachstumsraten. Längst hat sich das Online-Seminar über den Weiterbildungsbereich hinaus verbreitet. So dient es vielen Unternehmen als Marketing- und Vertriebsinstrument. Auch die Unternehmenskommunikation weiss sich exemplarisch für viele weitere Unternehmensbereiche seine Vorteile zu Nutze zu machen. Je nach Industriesektor gestaltet sich der Fortschritt allerdings unterschiedlich: In der Finanzkommunikation und Investor Relations zum Beispiel sind Webkonferenzen durchaus schon üblich, im Alltag vieler Kommunikationsabteilungen kam Web-Collaboration bislang allerdings noch zu selten vor. Dies ändert sich derzeit dramatisch. Wie bei allen Innovationen fragen sich die Entscheider vor allem, welchen Mehrwert die neue Technologie bietet. Wie gross ist der Aufwand für die Einführung eines entsprechenden Systems und lohnt sich dieser? Die Antworten sprechen eine deutliche und überzeugende Sprache: Webkonferenzen & Co. bieten zukunftsweisende Kommunikationsplattformen bei unmittelbarer Amortisierung. Zunächst sollten sich die Verantwortlichen aber klarmachen, was Webkonferenzen und Webinare nicht leisten können: Sie werden die Pressekonferenz, den Roundtable, Kundenbesuche oder das Mitarbeitergespräch nie ganz ersetzen können. Denn bei diesen Aktivitäten geht es neben dem Inhalt eben immer auch um den persönlichen Kontakt zwischen Unternehmensvertretern und ihren Gesprächspartnern. Und dieser lässt sich oft am besten pflegen, wenn man sich persönlich trifft. Wird Web-Collaboration jedoch als zusätzliches Tool verstanden und eingesetzt, kommen seine Vorteile voll zur Geltung.

Vertrieb und Marketing

Der Einsatz von Webinaren in Vertrieb und Marketing setzt sich immer mehr durch und erweist sich als äusserst effiziente Form der Ansprache und serviceorientierten Betreuung von Interessenten und Kunden. Im Leadgenerierungsprozess zeigen Webinare und Webkonferenzen ihre volle Stärke. Gerade KMU können mit diesem Instrument einen deutlichen Wettbewerbsvorteil erzielen und vergleichsweise flexibel und preiswert einen hohen Servicegrad und eine überzeugende Vermittlung von Vorteilen ihrer Produkte und Lösungen realisieren.

Fazit

Der hohe Nutzen bei geringem Aufwand spricht dafür, dass die Verbreitung von Webinaren und Webkonferenzen in Zukunft deutlich steigen wird. Auch die Märkte besitzen noch viel Wachstumspotenzial. Insbesondere der US-amerikanische Markt ist dem schweizerischen um rund vier Jahre voraus. Web-Collaboration erhält dort immer mehr von einer breiten Öffentlichkeit Beachtung. Ausserdem werden Anwendungsmöglichkeiten, die hierzulande noch als Vision gelten, bereits umgesetzt und verändern die Arbeitswelt zusehends. Geschäftliche Reisen können – wo nicht unbedingt nötig – dank heute verfügbaren Technologien gleichwertig ersetzt, vereinfacht oder mit Zusatznutzen angereichert werden. Das klassische Teamwork, wie wir es heute kennen, ist im Wandel.

Quelle: http://www.blickpunktkmu.ch/index.php?go_art=1106&go_cap=61&go_cinf=1

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