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IT-gestützte Videokonferenzen treffen den Nerv der Zeit. Doch globale Verhandlungen am virtuellen Konferenztisch scheitern oft an der interkulturellen „Inkompatibilität“ zwischen den Geschäftspartnern.

Verdopplung des Umsatzes auf rund 1,4 Milliarden Dollar bis 2016: Das Marktforschungsinstitut Frost & Sullivan prognostiziert für das Branchensegment mit Videokonferenztechnologien einen regelrechten Auftragsboom in Europa. Das Interesse an IT-gestützten Videokonferenzen kommt nicht von ungefähr. Einsparung von Reisekosten und -zeit, schnelle Planung und Durchführung von Meetings mit internen Mitarbeitern und externen Geschäftspartnern und nicht zuletzt der Umweltschutzaspekt zählen zu den klassischen Argumenten. Gleichzeitig machen neue technische Möglichkeiten mit schnellen Breitbandverbindungen und der Übertragung von High-Definition-Bildern den Einsatz mittlerweile ebenso effizient wie komfortabel. „Das Telefon eignet sich nicht als Alternative zu persönlichen Meetings, es lässt keine nonverbale Kommunikation zu. Gestik und Mimik sind aber von großer Bedeutung, wenn es um wichtige Verhandlungen geht“, begründet Tim Schütte, Sales Director Zentral- und Osteuropa beim Münchner Hersteller von Videokonferenz­lösungen LifeSize Communications, die positive Auftragslage.

Kulturelle Unterschiede behindern Verhandlungen

Häufig sind virtuelle Verhandlungen trotzdem nicht von Erfolg gekrönt – es hapert an den kulturellen Unterschieden. Experten zufolge machen Emotionen und die damit verbundenen Gesichtsausdrücke rund die Hälfte eines Kommunikationsprozesses aus. Das gilt ganz besonders für den Einsatz von Videokonferenz­lösungen, wenn sich die Konzentration während der Verhandlung ganz und ausschließlich auf den Gesichtsausdruck im Monitor fokussiert.

Während ein arabischer Geschäftsmann zuweilen durchaus bis zu einer Stunde auf sich warten lässt, bevor er an der Videokonferenz teilnimmt, wird ein asiatischer Teilnehmer aus China oder Japan überpünktlich erscheinen und dies auch vom Gesprächspartner erwarten. Ein schnelles Drängen auf einen Geschäftsabschluss indes empfindet der Asiate als Beleidigung – ganz anders als der Teilnehmer aus dem Nahen Osten. „Idealerweise sollten bereits im Vorfeld mehrere Sitzungen per Videokonferenz veranschlagt werden, um ein möglichst persönliches Verhältnis aufzubauen, bevor es ans Geschäft geht“, so die Erfahrung von Schütte. Dies gelte etwa verstärkt für Konferenzen mit Partnern aus Korea. Dort garantiert oft erst der minutiös geplante Aufbau einer Geschäftsbeziehung einen erfolgreichen Abschluss. In solchen Szenarien spielen Videokonferenzen ihre Stärken aus, weil mehrere zeitaufwendige Treffen vermieden werden können.

Asiaten setzen zudem stark auf die nonverbale Kommunikation, weshalb sich deutsche Geschäftspartner im Vorfeld mit deren Körpersprache vertraut machen sollten. Generell sollte die Telepräsenz dann eher zurückhaltend und förmlich erfolgen. Chinesen sprechen leiser als Menschen aus vielen anderen Kulturen. Auch vermeiden sie es tunlichst, den Gesprächspartner zu unterbrechen. Lachen oder ­Kichern gilt dort als Zeichen von Stress oder Nervosität, nicht als Heiterkeit. Weit ausholende Gesten sind hier ebenfalls so tabu wie eine übertriebene Mimik. Ein Heben der Augenbrauen etwa bedeutet in China Ablehnung – ebenso wie beispielsweise in Griechenland.

Ungleich temperamentvoller erfolgt indes der Austausch per Videokonferenz mit südamerikanischen Geschäftsleuten: In Brasilien etwa zählt es, schnell und viel zu reden, intensiv zuzuhören und gut zu improvisieren – und das häufig nur auf Portugiesisch und nur selten auf Englisch. Hier sollte ein Übersetzer der Videokonferenz beiwohnen. Lautstarke Zwischenrufe und heftige Gesten während der Videokonferenz werden zwar in Asien schlecht aufgenommen, in der Geschäftskultur Brasiliens jedoch signalisieren sie großes Interesse.

Selbst bei unmittelbaren Kulturnachbarn sind ­Geschäfte per Videokonferenz nicht zwangsläufig von Erfolg gekrönt: Deutsche treffen Entscheidungen sehr geradlinig, in Schweden wird auch mal eine zusätzliche Schleife gedreht. Französische Geschäftspartner wiederum bilden eine völlig eigene Kategorie: Wenngleich viele „hommes d’affaires“ heutzutage recht passabel Englisch sprechen, ist Französisch die bevorzugte Verhandlungssprache. Man rechnet es dort während einer Videokonferenz höher an, ein fehlerhaftes Französisch durch den Lautsprecher zu hören als ein perfektes Englisch. Ein markanter Verhaltensunterschied zwischen Italienern und etwa Personen aus Fernost ist der Blickkontakt. Empfinden Asiaten einen ständigen und fixierenden Blickkontakt als unhöflich und störend, so verrät er in Italien Interesse.