Firmen ändern Reisepläne
Die Zeiten ausschweifender Extratouren auf Firmenkosten sind vorbei. Immer mehr Unternehmen schnallen auch bei den Reisekosten den Gürtel enger. Der Verband der deutschen Reise-Manager fasst zusammen, mit welchen Folgen Chefs und Hoteliers rechnen müssen.
Die Wirtschaftskrise wird Geschäftsreise-Praktiken nach Angaben des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) dauerhaft verändern. Viele Unternehmen würden angesichts der Krise Geschäftsreisen ganz einschränken oder die Kosten drücken, sagte der neue VDR-Präsident Dirk Gerdom. «…»
Auch der technische Fortschritt führt zu Einsparungen. So könnten viele Reisen durch Video- oder Telefonkonferenzen ersetzt werden. “Viele Firmen im VDR haben inzwischen unzählige Video-Konferenzräume, das hat sich gerechnet”, sagte Gerdom. Zwei Drittel der Firmen in Deutschland arbeiteten bereits damit. «…»
HTML Source EditorWord wrapTelefonkonferenzen nehmen eine wichtige Rolle in der Geschäftswelt ein und müssen genauso organisiert und vorbereitet werden wie ein Meeting, wobei der Ablauf natürlich ein wenig anders ist.
Was sind Telefonkonferenzen genau? Gegenüber der normalen Dreierkonferenz bieten Telefonkonferenzen einige Erweiterungen. Über ein Dutzend Teilnehmer können sich entweder selbstständig in die Konferenz einwählen, oder aber automatisch in die Telefonkonferenz mit einbezogen werden.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, Ansagen automatisch einspielen zu lassen und neben der Hauptkonferenz, an der alle Teilnehmer beteiligt sind, auch sogenannte Nebenkonferenzen einzuleiten, die nur von einigen Teilnehmern benutzt werden. Die meetyoo conferencing GmbH bietet bspw. einen sogenannten „Conference Manager“ an. Mit dessen Hilfe kann der Telefonkonferenzleiter u.a. die Konferenz über einen Webbrowser steuern, Teilnehmer stummschalten oder diese direkt anwählen und in die Telefonkonferenz schalten. Ebenfalls können E-Mail-Einladungen an Adressbuchkontakte verschickt sowie Konferenzmitschnitte aufgenommen und im Nachhinein verwaltet werden.
Die meisten Unternehmen nutzen spezialisierte Dienstleister um Telefonkonferenzen für sie zu schalten. Die Teilnehmer erhalten dabei eine Nummer mit welcher sie sich in die Konferenz einwählen können.
Die drei größten Vorteile von Telefonkonferenzen 1. Kostenersparnis, durch den Wegfall der Geschäftsreise und das Buchen von physischen Konferenzräumen inkl. Catering
2. Zeitersparnis, durch den Wegfall der An- und Abreise
3. Produktivitäts- und Effizienzsteigerung , da Entscheidungen schneller getroffen werden
Damit eine Telefonkonferenz von Anfang bis Ende gelingt, sollten Sie sich darauf vorbereiten, die Teilnehmer durch die Konferenz zu führen.
Daher nun einige Punkte, die Sie beachten sollten, um einen reibungslosen Ablauf der Telefonkonferenz zu gewährleisten.
Vorbereitung
Die Vorbereitung einer Telefonkonferenz kann genauso gehandhabt werden wie die eines Meetings: Verschicken Sie die Einladungen per E-Mail oder Fax, und nennen Sie neben dem Datum und der Uhrzeit auch die voraussichtliche Dauer sowie die Themen des Gesprächs. So erhält jeder Teilnehmer die Möglichkeit sich in Hinblick auf das Thema und die Redezeit vorzubereiten.
Durchführung
Da sich bei einer Telefonkonferenz die einzelnen Teilnehmer untereinander nicht sehen können, ist es wichtig, dass der Konferenzleiter die Gesprächsführung direkter ausübt als bei einer klassischen Sitzung. Dabei muss er auch darauf achten, dass stillere Teilnehmer, die sich sonst durch Gesten wie ein zustimmendes Nicken, ebenfalls an dem Gespräch beteiligen.
Nachbereitung
Eine Telefonkonferenz dient ja nicht nur dem Zwecke eines netten Telefonats, sondern soll vor allem Ergebnisse liefern. Es empfiehlt sich daher alles Wichtige zu notieren und ca. zehn Minuten vor dem geplanten Schluss der Konferenz eine Zäsur zu setzten: d.h., verteilen Sie die anfallenden Aufgaben und legen Sie den Termin für eine weitere Konferenz mit den Teilnehmern fest.
Im Folgenden noch einige Tipps zur Moderation einer Telefonkonferenz - Stellen Sie sich vor und gehen Sie sicher, dass kein Teilnehmer ein Problem mit der Leitung hat.
- Kündigen Sie die Gesprächsdauer sowie eventuelle Pausen an.
- Verdeutlichen Sie, dass auch in der Pause nicht aufgelegt werden soll.
- Klären Sie die einzelnen Teilnehmer über die Redezeitbeschränkungen auf und weisen Sie daraufhin, dass Sie sie im Zweifelsfall unterbrechen werden.
- Fordern Sie die Teilnehmer dazu auf, sich zu identifizieren, bevor sie sprechen.
- Bestimmen Sie einen Protokollführer.
- Bitten Sie Teilnehmer, ihren Beitrag ggf. zu wiederholen, falls die Verbindung schlecht sein sollte.
MVC Mobile VideoCommunication GmbH, eines der führenden europäischen Systemhäuser für Videokonferenz-Lösungen (www.mvc.de), baut ihr Auslandsgeschäft weiter aus und hat nach Boston, MA (USA) jetzt eine zweite Niederlassung in Peking, China eröffnet. MVC bietet als Partner von renommierten Herstellern wie TANDBERG, Polycom und LifeSize Videokonferenz-Lösungen für jeden Bedarf.
Der neue Standort in China ermöglicht MVC die Anforderungen und Wünsche ihrer Kunden im asiatischen Raum abzudecken und die Videokonferenz-Lösungen schnell und unabhängig zu implementieren. „Wir sind sicher, dass sich die Investition in ein eigenes internationales Standortnetz auszahlt. So ist der Standort Peking ein logischer Schritt in der Weiterentwicklung der MVC.“ so Dr. Sven Damberger, Geschäftsführer der MVC.
Um im internationalen Wettbewerb erfolgreich zu sein, setzen bereits viele Unternehmen Videokonferenzen zur Optimierung und Stärkung ihrer internen Kommunikation ein. Die zusätzliche Notwendigkeit, Kosten in erheblichem Umfang einzusparen, steht gegenwärtig ganz oben auf den Prioritätenlisten aller Unternehmensführer.
MVC begleitet deutsche Kunden im Ausland und unterstützt ebenso internationale Auftraggeber bei dem Ausbau ihrer Videokommunikations-Netzwerke vor Ort in Deutschland und Europa.
Die Globalisierung der Märkte, der steigende Kostendruck und die Trends zu virtuellen Strukturen zwingen Unternehmen, neue Wege und Mittel für ihre Kommunikations- und Informationstransfers zu finden. Videokonferenzen sind eine kostengünstige Art, auch über große Distanzen zusammenzukommen. Sie ermöglichen es Ihnen, mit einem oder mehreren Teilnehmern zu konferieren, als befänden Sie sich alle im selben Raum.Â
Vorteile einer Videokonferenz:
1. Produktivitätssteigerung
2. sinkende Reisekosten
3. Gesprächspartner können sich sehen und hören
4. Austausch von Dokumenten und GrafikenÂ
5. engere Team- und Projektarbeit Â
So organisieren Sie eine Videokonferenz:
1. Senden Sie die Agenda rechtzeitig allen Teilnehmern zu.
2. Versorgen Sie den Moderator mit Informationen über die Teilnehmer.
3. Überprüfen Sie alle technischen Details in Ihrem Videokonferenzraum.
4. Legen Sie den Termin wie bei einer normalen Besprechung fest.
5. Bestimmen Sie, wer wen “anruft”.
6. Machen Sie die Teilnehmer in Ihrem Haus mit den Funktionen bekannt. Oder bitten Sie den Fachhändler um eine kleine Schulung.
7. Die Minimalausstattung für Videokonferenzsysteme: Desktop-Systeme, die in einen PC integriert werden. Sie bestehen aus einer PC-Karte, Kamera, Kopfhörer, Mikrofoneinheit und entsprechender Treibersoftware.
8. Wichtig: Für ein Videokonferenzsystem benötigen Sie einen ISDN-Anschluss.
Wenn Banker anfangen, sich über den Benzinverbrauch Gedanken zu machen, Investmentbanken keine Taxifahrten mehr bezahlen und die Fluggesellschaften über Videokonferenzen klagen, dann weiß man, dass harte Zeiten angebrochen sind. Der Internationale Luftverkehrsverband (IATA) warnte, die Branche könnte in diesem Jahr bis zu neun Mrd. Dollar verlieren und führt die geschätzten Einbußen auf die lang anhaltende Rezession und die Gefahr steigender Kraftstoffkosten zurück. Aber die IATA monierte darüber hinaus, dass die Videotechnologie den Airlines zunehmend Konkurrenz macht.Â
Diejenigen, die in den achtziger Jahren Videokonferenzen beiwohnen mussten, werden diese Aussage für verrückt halten. Damals konnten diese Sitzungen nicht einmal ein Telefongespräch ersetzen. Verzögerte Datenübermittlung, Echos und daraus entstehende Kommunikationsschwierigkeiten trübten die Freude an der technologischen Errungenschaft. Doch das ist lange her, eine ganz neue virtuelle Welt ist mittlerweile entstanden. Einige der aktuellen Videokonferenz-Einrichtungen vermitteln dem Teilnehmer das Gefühl, tatsächlich um einen Konferenztisch versammelt zu sein. Warum sollte man sich noch von Angesicht zu Angesicht gegenüber treten, wenn man sich zu einem Bruchteil der Kosten genau so gut im Cyberspace treffen kann. Die Ausrüstung ist teuer, aber die Anschaffung zahlt sich schnell aus, wenn man die eingesparten Flugtickets und Hotelübernachtungen dagegen rechnet.Â
Besonders gut eignet sich die Videotechnologie für interne Meetings. Diese können schnell bis zu 40 Prozent eines Reisebudgets ausmachen, geht aus einer jüngsten Umfrage der Association of Corporate Travel Executives hervor. Sie wurden von der momentanen Rezession am stärksten in Mitleidenschaft gezogen.Â
Natürlich werden Flugreisen, die unternommen werden, um zum Geschäftspartner einen persönlichen Draht herzustellen, nicht völlig verschwinden. Ein gemeinsames Essen und ein fester Händedruck sind durch nichts zu ersetzen. Aber je länger die Rezession dauert, desto größer wird die Gefahr für die Fluggesellschaften, dass sich die Führungskräfte dazu entschließen, mehr Zeit vor der Kamera zu verbringen. Die Carrier und die Flughafenbetreiber sollten versuchen, die Fliegerei zu einer weniger kostspieligen Tortur zu machen. Sonst könnten sich die Geschäftsreisenden vielleicht zu stark an ihre eigene virtuelle Realität gewöhnen.Â
(voipmagazin.de, 03.06.2009) Blue Coat Systems, der Technologieführer im Bereich Application Delivery Networks, gibt heute die Resultate einer weltweiten Studie bekannt, die das Unternehmen in Auftrag gegeben hat. Die Ergebnisse zeigen, dass über 73 Prozent der Firmen beabsichtigen, anstelle von Geschäftsreisen zukünftig qualitativ hochwertige Videokonferenzen durchÂzuÂführen. Diese Resultate stimmen mit einer Studie von Nemertes Research aus dem Jahr 2008 überein. Sie zeigt, dass über 75 Prozent der IT-Verantwortlichen Videokonferenzraumsysteme bereits nutzen oder planen, sie einzusetzen. Weiterhin zeigt diese Studie, dass über 50 Prozent Desktop-Videokonferenzsysteme betreiben oder deren Einsatz planen.Techniker von Blue Coat konnten typische Fehler vor Ort beobachten, die bei dem Versuch, bestehende Netzwerke für qualitativ hochwertige Videokonferenzen zu nutzen, immer wieder auftraten. Als häufigste Anzeichen für eine schlechte Qualität von Videokonferenzen zeigten sich dabei:
- eingefrorenes Bild: das Video “friert ein”, während der Ton weiterläuft
- Video arbeitet nicht synchron: das Bild folgt dem Ton mit Verzögerung
- Artefakte: Teile des Videobildes weisen dunkle Blöcke auf, die nicht zum Bild gehören
Aus diesen Erkenntnissen hat der Anbieter von Infrastrukturlösungen für den Aufbau von Application Delivery Networks jetzt eine Übersicht mit den sieben häufigsten Fehlern zusammengestellt:
Sieben Fehler, die es zu vermeiden gilt:
1. Fehlendes Überprüfen: keine vorherige Überprüfung, ob das Netzwerk für den Betrieb von Videokonferenzen ausgelegt ist
2. Nicht genug Bandbreite: keine ausreichende Versorgung mit der notwendigen Bandbreite für die einzelnen Videokonferenzsitzungen
3. Kein Einblick: keine Möglichkeit, die Qualität jeder Videokonferenz-Session proaktiv zu beobachten
4. Kein Troubleshooting: keine Möglichkeit, eine Fehlerdiagnose zu stellen, falls die Übertragungsqualität beeinträchtigt ist
5. Ungeschütztes Session-Setup: zu wenig Bandbreite für Setup-Transaktionen, was zu beträchtlichen Wartezeiten bei neu gestarteten Videokonferenzsitzungen führt
6. Keine Anpassung der Infrastruktur: der Irrglaube, dass die bestehende Netzwerkinfrastruktur so wie sie ist einwandfreie Qualität für Videokonferenzen liefern kann
7. Beeinträchtigung anderer Anwendungen: unsachgemäßes Management der Videokonferenzen, die infolge zu viel Bandbreite verbrauchen und andere Applikationen beeinträchtigen «…»Â
(openPR) - Düsseldorf, 28. Mai 2009 - Mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen hat bereits eine Unified-Communications-Lösung im Einsatz oder plant deren Einführung. Bei einem weiteren Viertel wird Unified Communications intensiv diskutiert. Zu diesen Ergebnissen kommt ein aktueller Berlecon-Report zum Thema „Perspektive Unified Communications - Wie weit sind deutsche Unternehmen?”. Initiiert wurde die Studie von Damovo, Aastra und Cisco.
Unified Communications (UC) gehört in vielen deutschen Unternehmen bereits zum Alltag. 56% haben UC-Lösungen schon im Einsatz oder planen Projekte. Lediglich für jedes fünfte Unternehmen ist UC kein Thema. So lauten die zentralen Ergebnisse einer aktuellen Umfrage von Berlecon Research. Für die repräsentative Studie befragte das Berliner Analysten- und Beratungshaus 104 ITK-Verantwortliche und CIOs in Unternehmen ab 200 Mitarbeitern. Für die Hälfte der Unternehmen, die UC auf verschiedenen Gebieten bereits nutzen oder dies planen, ist die Einbindung von Office, Groupware und betriebswirtschaftlicher Standardsoftware noch kein Thema. Die dazu notwendige Flexibilität und Integrationsfähigkeit bringt UC jedoch von Haus aus mit: Da die gesamte Kommunikation IP-basiert erfolgt, ist sie deutlich anpassungsfähiger und vor allem unabhängig vom Endgerät. Mit diesen Eigenschaften lassen sich UC-Funktionen vergleichsweise einfach in vorhandene Applikationen und Geschäftsprozesse einbauen. „Der technische Unterbau in Form einer IP-basierten Infrastruktur ist in vielen Unternehmen heute bereits vorhanden. Nun stehen die nächsten Schritte an, indem die Einzellösungen miteinander verbunden werden und gleichzeitig eine Integration in die unternehmenskritischen Applikationen erfolgt”, sagt Andreas Latzel, Deutschland-Geschäftsführer der Aastra-DeTeWe-Gruppe in Berlin. „Dann kann beispielsweise eine Telefon-, Video- oder Webkonferenz direkt aus einer Office-Anwendung oder aus dem ERP-System heraus gestartet werden.”Â
Das technische Zusammenwachsen von IT und TK spiegelt sich auch in der Organisationsstruktur wider: 84% der Unternehmen haben eine integrierte ITK-Abteilung oder planen dies innerhalb der nächsten zwei Jahre. Dennoch unterscheidet sich der Stellenwert von IT und TK weiterhin: Während die IT die Geschäftsbereiche und ihre Prozesse aktiv unterstützen soll, herrscht mit Blick auf die TK häufig noch eine operative Sichtweise vor. Immerhin erkennt mehr als die Hälfte der Unternehmen den strategischen Stellenwert von IT und TK an.Auch wenn in der Mehrzahl der Fälle (82%) die ITK-Abteilungen die Treiber bei der UC-Einführung sind, werden die Entscheidungen über die finanzielle, technische und organisatorische Umsetzung überwiegend vom Management und der Geschäftsführung (87%) getroffen. Kurzfristig umsetzbare Lösungen, mit denen drängende Herausforderungen gemeistert werden, sind vielerorts bereits im Einsatz. Unternehmensweite Lösungen jedoch erfordern Überzeugung und ein langfristiges Engagement der obersten Führungsebene.Unternehmen erwarten sich von UC vor allem eine bessere Kommunikation mit Kunden (73%) sowie eine effizientere Vernetzung der Mitarbeiter (68%). Ein zentraler Grund für die UC-Einführung ist die Optimierung von Geschäftsprozessen (67%), um die Reaktionsgeschwindigkeit zu verbessern. Immerhin die Hälfte der Unternehmen führt UC aber auch ein, um Kosten zu sparen - vor allem durch die Konsolidierung der ITK-Infrastruktur und die Beschleunigung der Geschäftsprozesse.
Als Hürde für UC-Projekte sehen die Befragten die Budget-Restriktionen aufgrund der aktuellen Wirtschaftslage (36%). Neben dem finanziellen Aufwand, der immerhin für 40% eine beachtliche Rolle spielt, sieht man die notwendige Veränderung der Kommunikationskultur als ernst zu nehmende Herausforderung (31%). «…»Â
Gefragt wurde abschließend auch nach der Nutzung von Managed Services und SaaS (Software as a Service). Auch wenn die Unternehmen hierzulande SaaS bislang kaum einsetzen, hält dennoch jeder Fünfte der Befragten SaaS in den Bereichen der Kommunikationsinfrastruktur und -anwendungen für sinnvoll. Im Vergleich zu SaaS sind Managed Services sowohl bei der Kommunikations- mit 14% als auch der Netzinfrastruktur mit 17% durchaus bereits verbreitet. 19% der Befragten nutzen bei Geschäftsanwendungen schon Managed Services. Dabei garantiert der Dienstleister über SLAs die Verfügbarkeit der Anwendungen. Im Gegensatz zu SaaS behält der Kunde die physische Kontrolle über „seine” Infrastruktur.Abzuwarten bleibt, wie die Entwicklung weitergeht. Auf anderen Gebieten waren Managed Services eine Zwischenstation für das Outsourcing von Applikationen. Ob dieser Trend auch bei UC so verläuft, wird die Zukunft zeigen. „Positiv zu vermerken ist, dass Kommunikation in den Unternehmen zunehmend als strategische Aufgabe gilt. Gerade Unified Communications ermöglicht noch stärker als bislang, Ziele wie die Optimierung von Geschäftsprozessen zu verfolgen. Hier sehen wir noch einen deutlichen Beratungs- und Integrationsbedarf”, erklärt Carl Mühlner, Geschäftsführer von Damovo in Deutschland. „ Mit neuen Betreibermodellen wie Managed Services und UC as a Service von Damovo erhalten die Unternehmen mehr Spielraum, ihre finanziellen und personellen Ressourcen auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und - entgegen vorherrschender Meinung - sogar flexibler auf Marktveränderungen zu reagieren. Dies kann ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig verbessern.”
(openPR, 27.05.2009) - Bremen - Am 05.06.2009 veranstaltet die IPS anlässlich des 20-jährigen Firmenjubiläums eine Hausmesse der Extraklasse mit Fachvorträgen von IBM, DELL, Cisco, Univention, DNS, Silicon Graphics, mikado, SEP, engram, Open Exchange, Isilon Systems und Comstor. Das hochkarätige Vortragsprogramm wird durch Willi Kaczorowski, Director Public Sector Cisco Systems GmbH, mit einer Vision zum Thema “Collaboration im 21. jahrhundert – Hype oder Notwendigkeit?“ abgerundet.
Als Ehrengäste begrüßen wir Ralf Nagel, den Senator für Wirtschaft und Häfen in Bremen, Herrn Dr. Carsten Sieling, SPD Fraktionsvorsitzender der Bremer Bürgerschaft sowie den Visionär Willi Kaczorowski, der Cisco Systems AG.
Unser Rahmenprogramm mit Ausstellungen, Vorträgen und “Expertentalk“ wird abgerundet durch Musik, Unterhaltung und Köstlichkeiten aus aller Welt.
Fachbesucher sind zu diesem TOP-Event der IT-Branche herzlich ins Bremer Technologiehaus in der Airport City eingeladen. Mehr Information zum Programm der Hausmesse erhalten Sie unter www.ips-bremen.de.Â
