Die modernen Technologien für die Collaboration sind dabei, die Arbeitsprozesse tief greifend zu verändern. Künftig werden sich mehr und mehr Mitarbeiter in virtuellen Teams organisieren.
Je mehr die Unternehmen das Internet für die Kommunikation nutzen, desto stärker verändern sich die Arbeitsabläufe in den Büros. In allen verwaltenden Tätigkeiten gewinnt die Zusammenarbeit eine andere Qualität: Mitarbeiter können weltweit in einer Weise gemeinsam arbeiten wie dies bisher allenfalls zwei Kollegen möglich war, die sich im selben Büroraum unmittelbar gegenübersaßen. "Collaboration" geht daher weit über die herkömmliche gegenseitige Abstimmung und Information hinaus. Es ist wirklich ein gemeinsames Arbeiten möglich, ortsunabhängig und trotzdem in Echtzeit, flexibel, und multimedial. Die nötige Infrastruktur ist heute fast überall verfügbar und verursacht zudem nur minimale Kosten. Vor diesem Hintergrund lassen sich heute folgende zentrale Trends für die weitere Entwicklung der ausmachen:
- Etablierung virtueller Teams
- Integration in Social Media
- Zunehmend mobile Collaboration
- Cloud-basierte Collaboration
- Integration der Technologien
VIRTUELLE TEAMS
Die neuen technischen Möglichkeiten erlauben es, unabhängig von bestimmten Orten multi-polar in Echtzeit zu kommunizieren und damit virtuelle Gruppen aufzubauen, die in den Prozessen ohne weiteres reale Arbeitgruppen ersetzen können. Was die privaten Web-Nutzer mit ihren Communities vorgemacht haben, vollziehen nun die Unternehmen. Sie bilden virtuelle Teams, die sich primär funktionell definieren. Mitglieder solcher virtueller Arbeits- oder Projektgruppen kennen sich oft nur übers Web oder arbeiten ausschließlich im Web zusammen. Insbesondere durch die Globalisierung sind diese Unternehmens-Communities heute bereits weit verstreut. Traditionelle Kommunikationsformen wie Arbeitsbesprechungen oder Mitarbeiterversammlungen lassen sich in diesem Szenario ohnehin nicht mehr oder nur mit sehr hohem Aufwand organisieren.
Damit zeichnet sich schon ein Trend ab: Auf die virtuellen Arbeitsgruppen folgen virtuelle Abteilungen. Am Ende dieser Entwicklung steht das virtuelle Unternehmen, bei denen die Mitarbeiter mobil sind oder im Home Office arbeiten. Natürlich wird nicht jedes Unternehmen ganz in die virtuelle Welt abwandern, aber überall dort, wo die Wertschöpfung sowieso schon in der virtuellen Sphäre erbracht wird, wie zum Beispiel beim Betrieb eines Online-Brokers, werden sich virtuelle Unternehmen etablieren. Je größer das Gewicht virtueller Strukturen in einem Unternehmen ist, desto flexibler ist es und desto besser kann es sich auf Veränderungen einstellen.
Durch die zunehmende Nutzung moderner Collaborations-Technologien wird sich die Arbeit generell von festen Standorten abkoppeln. Diese waren bisher eine technische Notwendigkeit, weil die für die Arbeitsprozesse benötigten Arbeitsmittel eben nur dort verfügbar sein konnten. Die Menschen mussten daher ihren Arbeits- und Kommunikationsmitteln folgen, mit den bekannten Auswirkungen der physischen Mobilität mit einem enormen Zeitverlust und hohen Kosten, sowie zu den gesamtgesellschaftlichen Folgen für Infrastruktur und Umwelt. Heute sind Arbeits- und Kommunikationsmittel in der Lage, den Menschen zu folgen. Diese Entwicklung hat weit reichende Folgen nicht nur für die Arbeitsprozesse, sondern für das gesamte gesellschaftliche Leben.
SOCIAL MEDIA
Die Business-Collaboration ist bereits heute von den Social Media geprägt. Virtuelle Unternehmens-Communities umfassen nicht nur ortunabhängige, digitale Kommunikation, sie vollziehen auf dieser Basis auch immer mehr das nach, was Communities auf Facebook, Linkedin oder Xing bereits auf privater Ebene vorgezeichnet haben. Diese Entwicklung wird sich noch verstärken, künftig werden die Unternehmen nicht nur eigene virtuelle Communities aufbauen, diese werden auch stärker mit den privaten verbunden sein und mitunter mit diesen sogar zusammenwachsen: Private Facebook-Seiten oder Twitter-Account lassen sich nur schwer von denen der Unternehmen trennen. Für die Unternehmen stellt dies eine große Herausforderung hinsichtlich Compliance und Sicherheit dar, denn nicht jeder Unternehmens-Content hat etwas auf einer privaten Seite zu suchen. Hier müssen unternehmensweite Vereinbarungen über die Grenzen getroffen werden.
MOBILE COLLABORATION
Mobile IT-Systeme geben dem Nutzer heute die Leistungsfähigkeit eines kleinen Rechenzentrums in die Hand. Durch die ständige Verbindung zum Internet sind solche mobilen Hochleistungssysteme die ideale Schnittstelle für die Collaboration, zumal dabei auch anspruchsvolle Anwendungen möglich sind. Damit lassen sich dynamische Geschäftsprozesse abdecken, denn in mehr und mehr Unternehmen sitzen die Mitarbeiter kaum noch an festen Schreibtischen mit traditionellen Telefonen. Mobile Mitarbeiter können ohne Aufwand und ohne spezielle Infrastruktur die für sie wichtigen Ressourcen außerhalb herkömmlicher Büroumgebungen nutzen und sich direkt in die Arbeitsprozesse einschalten. Dies gilt mittlerweile nicht mehr nur für klassische Office-Funktionen oder den Einsatz als Client von Enterprise-Applikationen.
Unternehmen können mit Mobilsystemen virtuelle Business-Communities auf- und ausbauen, deren Teilnehmer sich dann nicht nur an jedem Ort, sondern auch wirklich ganz unabhängig von bestimmten Orten agieren können. Da Collaboration über die Sprach-Kommunikation hinausgeht und beispielsweise das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten oder Präsentationen umfasst, können Unternehmen auch in mobilen Communities arbeiten. Collaborations-Lösungen müssen dafür die gesamt Vielfalt von Systemen von Blackberry bis iPhone unterstützen, so dass sich Mitarbeiter keine Gedanken über die Kompatibilität ihrer Geräte machen müssen. Damit wird aber auch die Vielfalt der Geräte und Gerätetypen, die in Collaborationsstrukturen eingebunden sind, zunehmen. Damit dies nicht zu zusätzlichem Aufwand führt, wird Standardisierung und Kompatibilität hier eine wichtige Aufgabe bleiben.
Mobile Systeme haben mittlerweile alle durch die geringe Größe und die fehlende Verbindung mit festen Leitungen bedingten Einschränkungen hinter sich gelassen. Sobald die Unternehmen auch die nötigen organisatorischen Voraussetzungen geschaffen haben – beispielsweise die zentrale Frage: Wer bekommt welches Smartphone? – wird die mobile Collaboration in Unternehmen Standard sein.
CLOUD-BASIERENDE COLLABORATION
Der derzeitige Mega-Trend Cloud Computing lässt natürlich auch die Collaboration nicht aus. Bewegen sich die Prozesse schon in der virtuellen Welt, so ist der Zugriff auf virtuell bereitgestellte Ressourcen nur nahe liegend. Jetzt schon lassen sich Collaborations-Anwendungen On-Demand via Cloud nutzen. Unternehmen müssen so nicht in eigene Hardware und Applikationen investieren, sie sind flexibler und können diese Lösungen weitaus leichter skalieren. Vor allem aber sind die Anwendungen über die Cloud überall verfügbar, jeder kann sich problemlos von jedem Web-fähigen Endgerät an jedem Ort der Welt einloggen und findet dort die gewünschte Plattform mit seinen jeweiligen Inhalten vor. Anbieter wie Cisco WebEx stellen dafür auch eine Infrastruktur zur Verfügung, die vom öffentlichen Web abgekoppelt ist und eine sicher Collaboration erlaubt. Der Aufbau eigener Inhouse-Lösungen für Collaborations-Anwendungen ist demgegenüber fast schon widersinnig. Cloud Computing wird sich im Bereich Collaboration daher schon recht bald durchsetzen.
INTEGRATION DER TECHNOLOGIEN
Die Integration von IT und Kommunikation ist fast schon kein Trend mehr, sondern häufig Realität. Allerdings ist die Entwicklung hier in der Praxis längst nicht abgeschlossen, die Zukunft muss hier erst noch die Versprechungen der Vergangenheit einlösen, denn noch immer stehen die für eine umfassende Collaboration nötigen alten und neuen Technologien nicht ausreichend verbunden nebeneinander: Telefon, E-Mail, Instant Messaging, Webkonferenz, Telepräsenz, Corporate Social Networks, Unternehmens-Websites, Microblogging aber auch unternehmensspezifische Kommunikationsplattformen wie Beschaffungsportale arbeiten zunächst einmal für sich. Eine moderne Collaborations-Infrastruktur kann dafür sorgen, dass diese Technologien endlich reibungslos ineinander greifen und einen direkten Übergang beispielsweise von Instant Messaging zur Webkonferenz realisieren.
Virtuelle Communities, intensive Nutzung mobiler Systeme und die Nutzung von Anwendungen aus der Cloud – diese Entwicklungen sind im privaten Sektor bereits seit langem zu beobachten. Seit Jahren nimmt die private Kommunikation nun schon vorweg, was Unternehmen bei der Organisation ihrer Collaboration erst nach und nach umsetzen. Insofern kann man hier durchaus einen Meta-Trend konstatieren: Der private Sektor fungiert als Schrittmacher – in den Unternehmen wird morgen so kommuniziert werden, wie heute schon in der Freizeit vieler Menschen: In sozialen Netzen, auf speziellen Kommunikationsplattformen, mit Video-Chats, per Kurznachricht, mit intensivem Multimedia-Einsatz. Unternehmen müssen diese Entwicklungen im Auge behalten, wenn sie sich für die Zukunft der Collaboration – ihrer Collaboration – interessieren.
* Peer Stemmler ist Country Manager Germany bei Cisco WebEx in Düsseldorf.
Quelle: http://www.computerwelt.at/detailArticle.asp?a=132075&n=6&s=132073