Der Markt für Videokonferenzen verzeichnet steigende Umsätze. Immer mehr Unternehmen nutzen die Technik, um Kosten zu sparen und Meetings möglichst effizient zu gestalten. Was beim Einsatz zu beachten ist, zeigt dieser Beitrag des Videokonferencing-Anbieters Lifesize.
Egal, ob Kundentermin, Expertenkonferenz oder Strategiemeeting – Verlauf und Erfolg solcher Gespräche hängen immer auch davon ab, dass man Mimik und Gestik der Gesprächspartner wahrnehmen und einschätzen kann. Dabei erweist sich vor allem die Bildqualität hochauflösender Videokommunikationslösungen mit HD-Technik als hilfreich.
Die folgenden Tipps zeigen, wie IT-Verantwortliche das geeignete System finden und am besten einsetzen.
Auf die Arbeitsumgebung achten
Bei Videokonferenzen ist auch die Arbeitsumgebung wichtig. Deshalb gibt es auch unterschiedliche Lösungen für verschiedene Umgebungen. Ein Besprechungsraum benötigt beispielsweise ein anderes Equipment als ein mobiler Nutzer oder die »kleine Lösung« für den Arbeitsplatz. Diese Umgebungsfaktoren sollte man vor dem Kauf eines Videokommunikationssystems beachten.
Mitarbeiter trainieren
Eine der größten Schwierigkeiten bei der Arbeit mit Videokonferenzsystemen ist es, Menschen das lockere Auftreten vor der Kamera beizubringen. Viele sind gehemmt, sobald sie aufgezeichnet werden. Kurze Trainings-Sessions sowie die Analyse von Mimik, Gestik und Körpersprache können zu einem ungezwungeneren Auftritt beitragen.
Überblick über Preis-Leistungs-Unterschiede verschaffen
Beim Kauf eines HD-Videokonferenzsystems sollte man sich nicht voreilig für einen Anbieter entscheiden. Es lohnt sich, zuvor die Angebote konkurrierender Händler und Hersteller zu vergleichen. Videokommunikationslösungen mit HD-Qualität sind bereits seit mehreren Jahren auf dem Markt. Die Anschaffungskosten für Videokonferenz-Produkte mit vergleichbarer Leistung variieren sehr stark.
Breitbandausbau nicht übereilen
Ehrgeizige IT-Manager investieren oft in mehr Bandbreite, um die Anforderungen multimedialer Inhalte wie Video on Demand und Videokommunikation zu erfüllen. Doch nicht alle Videokonferenzsysteme benötigen teure Breitbandverbindungen. Häufig reicht ein Internetanschluss mit einem Durchsatz von zwei Megabit pro Sekunde aus.
Praxisvorführung vereinbaren
In jedem Fall ist eine Vorführung beim Händler oder Hersteller ratsam. Nur so lassen sich die Qualitätsunterschiede zwischen hochauflösenden HD-Systemen und herkömmlicher Technik einschätzen.
Die interessantesten Teilnehmer per Webcast ermitteln
Mittels Lead-Scoring können Unternehmen u.a. die Kaufwahrscheinlichkeit von Interessenten bewerten. Durch Zusatzinformationen zu individuellen Interessen und Bedürfnissen können sich Vertriebsmitarbeiter bei der Akquise auf die erfolgversprechendsten Kunden fokussieren und sie dabei gezielter informieren und individueller betreuen. So wird die Kundenakquise effizienter gestaltet.
Die Anwendung von Lead-Scoring eignet sich auch bei einem Webcast, denn nicht hinter jedem Teilnehmer verbirgt sich auch automatisch ein potentieller Kunde. Die Abfrage von Zusatzinformation macht es Unternehmen möglich, sich ein genaueres Bild über ihre Webcast-Teilnehmer zu machen.
Bereits bei der Teilnehmer-Registrierung können vertriebsrelevante Zusatzinformationen abgefragt werden, wodurch eine erste Teilnehmer-Einschätzung möglich ist. Im Laufe des Webcast werden diese Daten weiter verfeinert, denn auch die individuellen Teilnehmer-Antworten aus Abstimmungen und Umfragen fließen in die Bewertung der Teilnehmer und somit ihre Kaufwahrscheinlichkeit ein.
Im Anschluss erhält das Unternehmen eine Einstufung der Webcast-Teilnehmer mit konkreten Scoring-Werten, die eine Aussage zu ihrer individuellen Kaufwahrscheinlichkeit treffen und auf Basis der Teilnehmer-Aktivitäten ermittelt werden. Hierzu zählen die Registrierungsinformationen und gestellte Fragen der Teilnehmer zum Webcast ebenso wie die Antworten aus Abstimmungen und Umfrage.
Lead-Scoring ist eine ideale Methode für Unternehmen, um potentielle Kunden nach einem Webcast bedarfsgerecht anzusprechen und so die bestehenden Potenziale einer Zusammenarbeit optimal zu nutzen – zum Vorteil für den Kunden und für das Unternehmen.
Die neue Polycom RealPresence Plattform arbeitet mit der breitesten Auswahl an Business-, Video-, Mobil- und Social Networking-Applikationen
Polycom, Inc. (Nasdaq: PLCM), der weltweit führende Anbieter von standardbasierter Unified Communications (UC), gibt die Einführung der Polycom® RealPresence™ Plattform bekannt – der umfassendsten Software-Infrastruktur für die universelle Video Collaboration.
Die Polycom RealPresence Plattform (vormals Polycom UC Intelligent Infrastructure) ist die Software-Infrastruktur, die die marktführenden HD-Telepresence- und Videolösungen von Polycom umfasst. Durch den einzigartigen Ansatz der offenen Standards ermöglicht die Polycom RealPresence Plattform die Integration von Hunderten von Unified Communications- und Social Networking-Anwendungen, wie Microsoft Lync 2010™, IBM Sametime® und die Social Business-Plattform von Jive. Zusätzlich ist die RealPresence Plattform in die Kernnetzwerks- und Sicherheitsinfrastruktur für die sichere Zusammenarbeit mit beliebig vielen Personen über heterogene Netzwerke integriert, wobei hier bis zu 50 Prozent weniger Bandbreite genutzt wird als bei anderen Lösungen. Darüber stellt die neue Polycom-Plattform Sicherheit, Zuverlässigkeit, Management und eine hohe Skalierbarkeit bereit, um Videokommunikation als Cloud-basierte Services für Großunternehmen, mittelständische und kleine Unternehmen und für Endverbraucher zu unterstützen.
Polycom RealPresence Plattform treibt die Einführung und ROI an
Die heutige Ankündigung der RealPresence Plattform ist eine Schlüsselkomponente in Polycoms Softwarestrategie, die das „Unified“ in Unified Communications bringt. Unified Communications erfordert offene standardbasierende Software-Interfaces und -Integration, damit Anwendungen, Systeme, Netzwerke und videofähige Geräte von verschiedenen Herstellern nahtlos miteinander interagieren können. Bedienerfreundlichkeit auf der Basis von Interoperabilität fördert die Einführung, da die User eine Face-to-Face Collaboration bei Trainings, Interviews, Produkt-Reviews, Vertriebs- und Partneraktivitäten, Unternehmensmeetings und Events etc. erwarten. Darüber hinaus wächst durch die steigende Mobilität der Arbeitnehmer auch die Nachfrage an skalierbaren Videolösungen. Die Polycom RealPresence Plattform bietet Benutzerfreundlichkeit im gesamten Unternehmen sowie Carrier-Grade-Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit. Sie unterstützt bis zu 25.000 parallele Sessions und 75.000 Geräteregistrierungen - fünf Mal mehr als jeder andere Anbieter.
Polycom RealPresence Plattform – Komponenten
Die Funktionsmodule der RealPresence Plattform beinhalten:
Universal Video Collaboration – Software für Multipoint- Video, -Sprache und Content Collaboration, die zahlreiche Protokolle verbindet, wobei Personen und Inhalte in höchster Qualität zu den geringsten Kosten verbunden werden können.
Video Resource Management – Software für das zentrale Management, Monitoring und die Bereitstellung von Video Collaboration über die gesamte Organisation.
Virtualization – Software für das Management und die Verteilung von Calls über Collaboration-Networks mit der Skalierbarkeit, Redundanz und Ausfallsicherheit – bis zu 25.000 gleichzeitige Sessions und 7.000 Geräteregistrierungen auf bis zu 64 Videoservern – für die Bereitstellung in weltweiten Unternehmen und über die Clouds
Universal Access & Security – Software, die die internen und externen Videokonferenzteilnehmer einfach und sicher verbindet während sie das Erlebnis der Zusammenarbeit optimiert, unabhängig davon, ob sie im Unternehmen, von Unternehmen zu Unternehmen und von einem Unternehmen zum Endverbraucher bereitgestellt wird.
Video Content Management – Software für die sichere Videoerfassung (Recording und Playback) wie auch für Content Management, Administration und die Bereitstellung von Video Content.
Integration mit einem umfassenden Partner-Ökosystem, um eine UC-Komplettlösung bereitzustellen
Ein wesentlicher Faktor für die Vollständigkeit der Polycom RealPresence Plattform ist die Integration mit Partnerlösungen in den Bereichen Instant Messaging/ Presence, Telefonie, Web Conferencing, Video Collaboration, Mobile, Social Media, Netzwerke und Sicherheit. Dadurch erhalten Kunden die Möglichkeit, best-of-breed Produkte einer Klasse auszusuchen und können sicher sein, dass diese zusammenarbeiten. Die Plattform agiert als der zentrale Hub in einer UC-Umgebung und arbeitet mit Kommunikations- und Business-Anwendungen von Hunderten von Anbietern zusammen. Hierzu gehören:
IM/Presence und Video Collaboration – Microsoft Lync und IBM Sametime sind in der RealPresence Plattform integriert, so dass Anwender die Video Collaboration einfach und intuitiv in diesen gängigen Lösungen ausführen können. Diese Lösungen ermöglichen Kunden ihre Video-, Sprach-, IM/ Presence und anderen Collaboration-Applikationen auf einer Enterprise Communications-Plattform wie Lync oder Sametime zu konsolidieren. Anwender können einfach und nahtlos über ihre Desktop- und Mobilgeräte auf alle Collaboration-Tools zugreifen. Darüber hinaus kann mit der leistungsstarken Call-Processing-Software von Polycom eine übliche Durchwahl gewählt werden, unabhängig von der Telefonanlage oder dem Gerät, von dem aus der Call erfolgt. Die Konnektivität ist automatisch aktiviert, unabhängig von dem Protokollstandard, dem Gerät, dem Netzwerk oder dem Standort. Für den IT-Manager ist dies ein bahnbrechendes Tool, mit dem sich die Anforderungen der Anwender erfüllen lassen.
Call Control – Lösungen von Avaya, BroadSoft, Cisco, IBM, Microsoft Corp. und Siemens, neben vielen anderen Call-Controll-Plattformen, als auch Polycoms HD-Sprachlösungen. Die RealPresence Plattform bietet nahtlose Dial Plan Integration, ein einzigartiges Angebot in der Branche, das die Effizienz der Kunden äußerst vorteilhaft steigert, indem die Endpunkte verschiedener Hersteller verbunden und mehrere Einwahlcodes in einem konsolidiert werden.
Web Conferencing – Lösungen von Adobe, Alcatel-Lucent, AT&T, Cisco WebEx, Citrix, IBM, Intercall, Microsoft und WebEx.
Mobile – Lösungen für Tablet-PCs von Apple, Motorola, Samsung, HP und weitere; sowie die Android-, iOS- und Windows Phone 7-Plattformen als auch Telco-Zubehöranbieter wie Ericsson, Juniper und Alcatel-Lucent.
Social –Polycom integriert HD-Videolösungen in bekannte Social-Business-Plattformen und hat heute eine strategische Partnerscgaft mit Jive kekannt gegeben, um Polycoms HD-Videolösungen in die Social Business-Plattform des Unternehmes zu integrieren. Die gemeinsame Lösung wird es Jive Kunden gestatten, Live Video Chats und auch Group Video Calls abzuhalten. Des Weiteren wird es möglich sein Video Meetings und Nachrichten für das Archiv, Schulungen und weitergehende Zusammenarbeit aufzuzeichnen.
Videokonferenzen sind stark im Rennen. Sie ersparen Ihnen nicht nur viel Zeit, sondern auch teure Reisekosten. Laut einer Cisco-Studie sehen die Deutschen diese Entwicklung sehr positiv an. Vor allem seit dem Vulkanausbruch Islands ist den Menschen bewusst geworden, wie empfindlich der Flugverkehr eigentlich ist.
Mit diesen 7 Tipps wird der maximale Erfolg Ihrer Videokonferenz garantiert.
Informieren Sie alle Teilnehmer rechtzeitig über den Termin und die Verbindungsdaten. Generell sollte die Videokonferenz eine Stunde beanspruchen. Bedenken Sie auch eventuelle Zeitverschiebungen.
Mit einer Agenda können sich die Teilnehmer ein besseres Bild über den Ablauf machen und sich optimal vorbereiten. Ordnen Sie die Punkte nach Wichtigkeit.
Sorgen Sie für einen idealen Hintergrund. Bestenfalls einfarbig blau, grün oder grau. Starke Kontraste sind hingegen genauso störend wie Pflanzen mit beweglichen Blättern. Platzieren Sie lieber etwas im Hintergrund, was die anderen erkennen lässt, aus welchem Land oder welcher Abteilung Sie kommen.
Achten Sie auf eine gleichmäßige Ausleuchtung. Es ist ungünstig wenn Licht-Spots auf dem Gesicht erscheinen.
Vermeiden Sie hallende Räume und minimieren Sie Hintergrundgeräusche. Schalten Sie z.B. Geräte die laut sind wie Drucker oder Klimaanlage ab, und schließen Sie die Fenster zur lauten Straße.
Platzieren Sie die Kamera über den Monitor. Ihre Gesprächspartner erhalten so den Eindruck, dass Sie angesehen werden.
Machen Sie wenn nötig eine kurze Einführung der Technik für alle Teilnehmer.
Telefonkonferenzen gehören bei vielen Menschen mittlerweile schon zum Büro-Alltag. Aber was muss ein „Neueinsteiger“ beachten? Wie kann man eine Telefonkonferenz einrichten?
Unsere Redaktion erhält oft die Anfrage, wie denn eigentlich eine Telefonkonferenz eingerichtet wird. Mit diesem Artikel möchten wir Antwort darauf geben. Los geht’s!
Telefonkonferenz einrichten
Das Telefonkonferenz einrichten ist einfacher als viele denken. Denn das Einrichten einer Telefonkonferenz wird immer automatisch vom Anbieter des Telefonkonferenz-Dienstes vorgenommen.
Die Telefonkonferenz-Anbieter stellen ihren Kunden sogenannte „Zugangsdaten zur Telefonkonferenz“ zur Verfügung.
Die Zugangsdaten bestehen zum einen aus einer Telefonnummer (auch „Konferenz-Einwahlnummer“ genannt). Dazu gibt es einen Konferenz-Zugangscode (oft auch „Konferenz-PIN“ genannt). Diese PIN ist je nach Anbieter ein 4- bis 8-stelliger Ziffern-Code. Dieser Code ist der Sicherheitsschlüssel zur Konferenz.
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um Ihre Teilnehmer zu informieren!
Kostenlose Konferenz-PIN gibt es direkt auf der Webseite: www.easy-audio.de
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So bekommen Sie Ihre Zugangsdaten zur Telefonkonferenz
Bei einigen Telefonkonferenz-Anbietern können Sie den Konferenz-Code direkt auf der Internetseite des Anbieters anfordern. Der Code wird Ihnen sofort auf der Internetseite angezeigt oder per E-Mail zugeschickt.
Sie finden auf unserer Internetseite eine Übersicht von aktuellen Telefonkonferenz-Anbietern im deutschsprachigen Raum:
Wenn Sie die Zugangsdaten zu Ihrer Telefonkonferenz haben informieren Sie die Teilnehmer Ihrer Konferenz. Nennen Sie den Termin für die Telefonkonferenz, die Telefonnummer/ Einwahlnummer und natürlich den Konferenz-Code, den Sie erhalten haben.
Wenn Ihr Termin startet (oder besser 1-2 Minuten vorher) wählen alle Teilnehmer die angegebene Telefonnummer. Sie können über Ihr Festnetztelefon oder natürlich per Handy an einer Telefonkonferenz teilnehmen.
Eine automatische Ansage fordern Sie nun auf, den Konferenz-Code einzugeben. Tippen Sie dafür einfach nur die entsprechenden Tasten über die Tastatur Ihres Telefons ein.
Das war’s schon! Sie können nun Ihre Telefonkonferenz starten und mit allen Teilnehmern sprechen.
Haben Sie Fragen oder Anregungen? Bitte schicken Sie uns eine Nachricht an webmaster@telefonkonferenz.info.
