Vorteile von Videokonferenzen

Die Vorteile von Videokonferenzen sind zunächst die Vorteile, die alle virtuelle (im Gegensatz zu physikalischen) Konferenzen gemeinsam haben:

Einsparen von Ressourcen

Bei der Nutzung von virtuellen Konferenzen entfallen unnötige Dienstreisen. Das heißt, dass die Ausgaben für Anreise und Unterkunft eingespart werden kann, wenn Teilnehmer nicht in der gleichen Stadt sind. Auch entfällt die Organisation der ganzen Reisetätigkeit und die Reisezeit selbst wird eingespart.

Selbst wenn sich die Teilnehmer in einer Stadt oder sogar in einem Gebäude befinden, werden Wege zum Konferenzraum eingespart. Ohne Zeitverzögerung können Teilnehmer direkt nach einem Meeting an dem nächsten (virtuellen) Meeting teilnehmen, oder in Stress zu geraten. Und gerade in der heutigen Zeit ist die Ressource Zeit eines der knappsten Güter.

Viele Projekte laufen parallel und überall herrscht Zeitdruck. Da sich Projektmanager nicht klonen lassen, machen sie oft Überstunden, um allem gerecht zu werden. Der Stressfaktor erhöht sich und die Fehleranfälligkeit nimmt zu. Mit einem modernen Kommunikationstool wie den Videokonferenzen können solche Mitarbeiter den Stress mindern.

Flexibilität

Videokonferenzen können kurzfristig aufgesetzt werden Selbst ad-hoc Konferenzen können abgehalten werden. Die zeitliche Flexibilität wird durch die räumliche Flexibilität ergänzt: Jeder kann von überall an einem Meeting teilnehmen, egal, ob er im Büro ist, zu Hause oder unterwegs. Voraussetzung ist lediglich ein internetfähiges gerät wie ein PC, ein Tablet PC oder auch ein Smartphone.

Auch bei den Teilnehmern einer Konferenz ist man flexibel: Es können selbst während eines Meetings spontan weitere Personen eingeladen werden – einfach per Mausklick. Dabei wird eine Einladung per E-Mail generiert, in die sich der Web-Link zur Teilnahme an der Konferenz befindet. Das war’s.

Bei einem physikalischen Meeting kann man Leute, die nicht im gleichen Gebäude arbeiten, eigentlich nur per Telefonkonferenz hinzuschalten. Doch dabei ergeben sich wieder die oben genannten Nachteile.

Visualisierung

Eine Studie des Fraunhofer Instituts im letzten Jahr ergab, dass virtuelle Teams tatsächlich effektiver und entspannter zusammen arbeiten, wenn sie per Videokonferenz kommunizieren statt per Telefonkonferenzen und E-Mail. Diskussionen werden engagierter geführt, wenn man gemeinsam die Diskussionsgrundlage vor Augen hat und auch sein Gegenüber dabei direkt sieht.

Entscheidungen werden eher gemeinsam getroffen als bei der Abstimmung per E-Mail und Telefon. Und schließlich erlaubt diese Konferenzart ein konzentrierteres und zielgerichteteres Arbeiten als telefonisch abgehaltene Konferenzen.

Eine Zusammenfassung der Ergebnisse der Studie steht als Video auf  Youtube zur Verfügung.

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