Schritt für Schritt: Videokonferenzen erfolgreich führen

Erst seit es schnelle Datenverbindungen und leistungsstarke  Mobilgeräte gibt, können Unternehmen das volle Potenzial der Videokommunikation abrufen. Trotzdem sind Videokonferenzen nicht jedermanns Sache. Da jedoch immer mehr Unternehmen die Vorteile der Technologie wahrnehmen, sollten Sie sich mit folgenden Regeln vertraut machen.

Die Zeiten sind vorbei, in denen Videokonferenzen nur mal zum Spaß oder vorübergehend eingesetzt wurden. Smartphones, Tablets und immer schnellere Datenverbindungen haben dieser Kommunikationsform endgültig zum Durchbruch verholfen. Die Technologie ist mittlerweile so weit fortgeschritten, dass sie eine flexible und mobile Zusammenarbeit begünstigt – ruckelfrei und in hoher Auflösung. Unternehmen, die Videokonferenzen über lange Entfernungen einsetzen, sparen zudem Reisekosten und schonen indirekt die Umwelt.

Mehr als nur Face-to-Face

Videokonferenzlösungen können mittlerweile weitaus mehr, als nur Gesprächsteilnehmer Face-to-Face zusammenzubringen. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, Dokumente am Bildschirm mit anderen gemeinsam zu lesen und zu bearbeiten  oder auch Konferenzen aufzuzeichnen. Videokonferenzen können auch höheren Sicherheitsstandards genügen und Teilnehmer nur über PINs oder einen Moderator zulassen. Für Informationen, die Sie während der Konferenz austauschen, ist auch Datenverschlüsselung möglich.

Planen Sie oder Ihr Unternehmen den Einsatz einer Videokonferenzlösung, sollten Sie sich über die Chancen umfassend informieren und den Mitarbeitern Ihre Ziele nahebringen. Es bringt nichts, wenn Sie etwa Reisekosten senken wollen, dann aber die Technologie nicht genutzt wird. Haben Sie aber Verständnis für jene Mitarbeiter, die Hemmungen haben, über Video miteinander zu kommunizieren. Hier helfen Mitarbeiterschulungen, technische Ansprechpartner und diese drei Verhaltensregeln:

1. Lernen Sie Ihre Videokonferenzlösung kennen

Professionelle Videokonferenzlösungen sind nicht unbedingt mit Skype, Facetime auf dem iPhone oder einem Google Hangout zu vergleichen – übrigens eine hervorragende, kostenlose Alternative für kleine Unternehmen und Start-ups. Aber auch hier haben Sie vielleicht schon die Erfahrung gemacht, wie frustrierend es sein kann, wenn es Minuten dauert, bevor alle Teilnehmer sich „eingewählt“ und in Position gebracht haben.  Das technische Setup – Video-Check und Sound-Kalibrierung – sollte daher nicht erst ein paar Minuten vor oder zu Beginn der Konferenz erfolgen.

Das gilt auch für die Verbindung: Sind Sie zum Zeitpunkt der Konferenz via Edge oder 3G, über Wifi oder Kabel mit dem Netz verbunden? Könnte eine Firewall oder ein andere Sicherheits-Software Ihre Videokonferenz verhindern? Und sind die Akkus Ihrer mobilen Geräte ausreichend aufgeladen? Je eher Sie sich mit Ihrem System vertraut machen, umso entspannter und effizienter können Sie es nutzen.

2. Prüfen Sie Ihre Wirkung

Aufgrund der Mobilität der Lösung können Videokonferenzen grundsätzlich von jedem Ort aus erledigt werden. Versuchen Sie also, das Umfeld möglichst ablenkungsfrei zu halten. Sind Sie daheim, dann räumen Sie alles Störende aus dem Sichtwinkel der Kamera und sorgen Sie dafür, dass Musik oder Klingeltöne das Gespräch nicht stören können. Ihre Kollegen erwarten Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit und Professionalität. Eine Katze, die über den Schreibtisch läuft, mag für den Augenblick lustig sein, im Nachhinein werden Sie diesen Fauxpas nicht mehr los. Privates – auch Kinder – sollten deshalb draußen bleiben.

Benötigen Sie für das Gespräch Dokumente, dann positionieren Sie diese griffbereit. Stellen Sie sich die Videokonferenz immer als Abbild eines echten Raums vor, und überlegen Sie daher gut, ob Sie die Kaffeetasse mit dem markigen Spruch auch dort für alle sichtbar auf den Tisch stellen würden.

3. Bleiben Sie am Ball

Tun Sie während der Videokonferenz nichts, was Sie nicht auch im echten Konferenzraum machen würden. Unterlassen Sie also das Surfen im Internet, Beantworten von E-Mails oder paralleles Chatten über einen anderen Instant Messenger. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Gesprächspartner. Wenn Sie reden, schauen Sie in die Webcam. Wenn Sie zuhören, sollte Ihr Blick auf dem Bildschirm und den Videofenstern der anderen Teilnehmer ruhen.

Bedenken Sie, dass der Ton etwas verzögert ankommen kann. Versuchen Sie also, Ihre Partner in Ruhe ausreden zu lassen und selbst klar und deutlich zu sprechen. Vermeiden Sie zudem ruckartige Bewegungen, die bei einer langsameren Verbindung Ihrer Gesprächspartner zu einer verpixelten und schlierigen Darstellung führen können. Das gilt vor allem bei der Nutzung mit mobilen Geräten.

Sie können sicher sein, dass Sie mit Ihren Fragen oder Hemmungen nicht allein sind. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und üben Sie gemeinsam. Dann wird sich der Einsatz einer Videokonferenzlösung auch auszahlen.

Quelle: http://mit-blog.de/schritt-fur-schritt-videokonferenzen-erfolgreich-fuhren/

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