Kontaktdaten-Management: Worauf ist zu achten?

Die Gestaltung einer effizienten Kontaktrecherche und eines übersichtlichen Datenmanagements ist mit einer umfassenden Planung im Vorfeld zeitnah und mit einem hohen Wirkungsgrad möglich. Wenn diese beiden Arbeitsbereiche gut funktionieren und schlüssig aufeinander aufgebaut sind, profitiert davon jeder Mitarbeiter des Unternehmens. Wenn die recherchierten Kundendaten stimmen, erübrigen sich Telefongespräche mit falschen Ansprechpartnern und es kann effizient Arbeitszeit eingespart werden.

Mit einer richtig durchgeführten Telefonakquise kann der zuständige Mitarbeiter telefonisch neue Kunden werben und dauerhaft erfolgreich für das Unternehmen tätig sein. Als nächster Arbeitsschritt auf die Kontaktrecherche folgt das Management der neu gewonnenen Kundendaten, damit diese für das Unternehmen dauerhaft erhalten bleiben und von jedem Mitarbeiter stets eingesehen werden können.

Die Optimierung der Kontaktrecherche

Mit einer guten Vorbereitung auf jedes Telefongespräch erhöht sich die Chance, dass das Gespräch erfolgreich abgeschlossen werden kann. Auf diese Weise ist stets der richtige Ansprechpartner am anderen Ende, das mühselige und für alle Betroffenen oft nervige Durchfragen nach der zuständigen Person entfällt. Wenn der agierende Mitarbeiter ein genaues Bild über den Kunden hat, kann dieser eine kundengerechte und individuelle Argumentation vorbringen. Eine gut informierte Vorgehensweise wirkt professionell und gibt dem Kunden das Gefühl, mit einem ebenbürtigen Geschäftspartner zu sprechen. So wird die Erfolgsquote aller geführten Telefongespräche dauerhaft erhöht.

Eine klassische Quelle für die Recherche von Kontakten ist das Telefonbuch, welches mit seinem Branchenverzeichnis einen sehr guten Überblick über das jeweilige Unternehmen und die dort tätigen Ansprechpartner gibt. Da das Verzeichnis jedes Jahr neu herausgebracht wird, verfügt es über eine hohe Datenaktualität. In den meisten Fällen wird hier auch schon die Webseite des Unternehmens genannt, auf der weitere Informationen über die Produkte, den Service und die Philosophie des gesuchten Unternehmens gefunden werden können.

Generell ist das Internet eine hilfreiche Quelle für Informationen aller Art, es schadet nicht, sich vor dem Anruf über die entsprechende Branche, die neuesten Branchentrends und relevante Gesetzesänderungen zu informieren. Eine praktische und überaus nützliche Plattform für berufliche Kontakte sind die sozialen Netzwerke, wie zum Beispiel Xing. Hier haben die Mitarbeiter der Unternehmen die Möglichkeit, sich umfassend mit ihrem entsprechenden Tätigkeitsgebiet vorzustellen. Eine vorherige Kontaktaufnahme über ein soziales Netzwerk kann ein taktisch kluger Aufbau für ein nachfolgendes Telefongespräch sein. Beide Telefonpartner wissen mit wem Sie es zu tun haben und verfügen auch über ein visuelles Bild des anderen.

Betriebsfähiges Datenmanagement für ein effektives Büromanagement und Telefonkonferenzen

Ein effektives Management von Kundendaten erspart dem Unternehmen die wiederholte Aufnahme von Kontaktrecherchen. Die Qualität und die Aktualität der Kundendaten sind ein wichtiger Faktor für erfolgreiche Geschäftsabläufe. Deshalb ist hier eine systematische Vorgehensweise Pflicht und darf nicht vernachlässigt werden. Ein wichtiges Tool in diesem Bereich sind CRM-Systeme, mit denen sämtliche Kommunikationsprozesse mit Kunden, dazu zählen Brief, Telefon, Fax, Mail und das Internet, zusammengefasst und nutzbar gemacht werden können. Zu den kommerziellen Systemen für das Management von Datenbanken zählen unter anderem Oracle, SQL-Server und Informix, hiermit können alle relevanten Kundendaten effizient verwaltet werden. Wenn das Budget des Unternehmens etwas kleiner ist, gibt es auch Open-Source Systeme für das Management von Datenbanken, dazu gehören zum Beispiel PostgreSQL und MySQL.

Welche der Systeme ausgewählt werden, hängt ganz vom vorhandenen Budget und den unternehmenseigenen Anforderungen ab. Mit einer für jeden Mitarbeiter einsehbaren Datenverwaltung können anfallende Telefonkonferenzen problemlos und gut informiert durchgeführt werden, unabhängig davon, wo die teilnehmenden Arbeitskollegen ihren Arbeitssitz haben. Auf diese Weise haben alle Beteiligten eines Projektes den gleichen Informationsstand und können zielbewusster agieren.

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