Eine Telefonkonferenz organisieren – Mit Effizienz zum Erfolg

Wenn Sie eine Telefonkonferenz planen, müssen inhaltliche, organisatorische und technische Aufgaben erledigt werden. Die wichtigsten Punkte sind:

  • Thema festlegen
  • Teilnehmerkreis festlegen
  • Termin finden
  • Anbieter (oder vorhandene Zugangsdaten zur Telefonkonferenz) heraussuchen
  • Einladungen und Agenda verschicken

Telefonkonferenz organisieren

Planung der Telefonkonferenz

Zur Vorbereitung der Telefonkonferenz sollten Sie folgende Checkliste abarbeiten:

  • Erstellen Sie eine Teilnehmerliste.
  • Stimmen Sie mit den Teilnehmern den Termin und die voraussichtliche Dauer der Telefonkonferenz ab. Achten Sie bei internationalen Telefonkonferenzen auf mögliche Zeitverschiebungen.
  • Stellen Sie die Kernthemen und -fragen in einer Agenda zusammen, anhand derer die Telefonkonferenz geführt werden soll.
  • Legen Sie die Sprache fest, auf der die Telefonkonferenz geführt werden soll. Telefonkonferenzen mit internationalen Teilnehmern werden meist in Englisch abgehalten.
  • Klären Sie die technischen Komponenten: Besorgen Sie sich die notwendigen Zugangsdaten wie Einwahlnummer und Konferenz-PINs. Klären Sie außerdem vorab, ob die Telefonkonferenz mitgeschnitten werden soll und besondere Sicherheitsvorkehrungen benötigt werden (z.B. zusätzliche PIN zur persönlichen Identifikation).
  • Legen Sie die Rollenverteilung fest: Wer moderiert das Gespräch, wer wird direkt angesprochen, wer ist nur Zuhörer?
  • Klären Sie vorab, ob bestimmte Unterlagen (Verträge, Protokolle etc.) erforderlich sind.
  • Überprüfen Sie, ob Sie während der Telefonkonferenz ohne Visualisierung auskommen. Eine Möglichkeit ist, dass Sie alle Unterlagen vorher an die Teilnehmer versenden, die sie dann während der Telefonkonferenz einsehen können. Im Gegensatz zum Präsenzmeeting sehen die Teilnehmer aber nicht, auf welchen Teil der Unterlagen Sie sich beziehen. Jedes Mal, wenn Sie einen bestimmten Teil der Unterlagen erläutern, müssen Sie diesen eindeutig benennen. Ist eine Visualisierung sinnvoll, ist dies mit einer integrierten Webkonferenz möglich. So können Sie Ihren Teilnehmern ganz einfach über Ihren PC verschiedene Dokumente und Programme am Bildschirm zeigen und auf Wunsch auch gemeinsam weiterentwickeln.
  • Stellen Sie alle notwendigen Daten (Termin, Einwahl-PIN, Gesprächs-Agenda, Konferenzsprache, Rollenverteilung, evtl. benötigte Unterlagen) in einer finalen E-Mail zusammen, die Sie rechtzeitig an alle gewünschten Gesprächsteilnehmer versenden.

Umfang der Konferenz festlegen
Bei der Vorbereitung einer Telefonkonferenz legen Sie nicht nur das Thema und die Agenda fest. Sie bestimmen außerdem den Personenkreis, der für die Besprechung notwendig ist und der unbedingt an der Telefonkonferenz teilnehmen soll. Wie viele Personen Sie einladen können, richtet sich zum einen nach deren Bedeutung für die Konferenz, zum anderen nach den technischen Bedingungen. Je nachdem, über welchen Anbieter und welchen Tarif Sie die Telefonkonferenz einrichten, steht Ihnen eine bestimmte Anzahl von Teilnehmern zur Verfügung.

Zugangsdaten anfordern
Von Ihrem Anbieter erhalten Sie die Telefonnummer sowie die PIN, die jeder Teilnehmer benötigt, um sich in den Konferenzraum einwählen zu können. Die PIN dient als Sicherheits-Code, so dass nur berechtigte Personen Zugang zum Konferenzraum haben.

Teilnehmer einladen
Allen Teilnehmern schicken Sie dann, am besten per E-Mail, eine persönliche Einladung. In dieser führen Sie den exakten Termin mit Datum und Uhrzeit an und fügen die Agenda als Anhang bei. Auch die Einwahlnummer für den Konferenzraum und die PIN zur Einwahl gehören in die Einladung. Bei Teilnehmern aus dem Ausland achten Sie darauf, dass diese eine entsprechende internationale Einwahlnummer erhalten. Besondere Steuerungsfunktionen, die sich für eine Telefonkonferenz einrichten lassen, wie Stumm- oder Leise-Schalten, sollten ebenfalls in der E-Mail aufgeführt werden. Auch, wenn Sie planen, die Konferenz mitzuschneiden, sollten Sie das im Vorfeld bekanntgeben.

Gute Zeitplanung: Entspannter Telefonkonferenzen organisieren

Um eine Telefonkonferenz effizient und erfolgreich zu organisieren, müssen die Punkte nicht gleichzeitig abgearbeitet werden. Stattdessen empfiehlt sich ein gut abgestimmtes Zeitmanagement:

Zwei bis drei Wochen vorher
... legen Sie das genaue Thema, den Teilnehmerkreis und den Termin fest. Schicken Sie rechtzeitig die Einladung an alle Teilnehmer, damit der Termin geblockt ist. Weisen Sie darauf hin, dass die Agenda zur Telefonkonferenz folgt (oder schicken Sie sie gleich mit, wenn die Agenda bereits abgestimmt und final ist).

Tipp: Telefonkonferenz Organisieren Tipp zur Terminfindung: Wenn Sie keinen Zugriff auf die Kalender aller Teilnehmer haben, gestaltet sich das Organisieren der Telefonkonferenz oft schwierig. Nutzen Sie Online-Tools, um einen gemeinsamen Termin zu finden. Bekannt ist zum Beispiel doodle (ein Schweizer Anbieter) oder DFNTerminplaner, die deutsche Alternative vom Deutschen Forschungsnetz.

Reservieren Sie den virtuellen Konferenzraum für Ihre Telefonkonferenz. Oder richten einen neuen Konferenzraum ein, den Sie zu diesem Termin nutzen können.

In unserem Ratgeber finden Sie weitere Infos zum Einrichten einer Telefonkonferenz →.

Vier bis fünf Tage vorher
... verschicken Sie die Agenda zur Telefonkonferenz mit den wichtigsten Unterpunkten und offenen To Dos. Bestimmen Sie auch die Rollen der Personen (Moderator, Protokollführer, aktiver Teilnehmer, passiver Zuhörer). Werden besondere Unterlagen (zum Beispiel ein Protokoll, Vertragsunterlagen oder Budgetplanung etc.) benötigt, versenden Sie diese auch per E-Mail (oder nutzen Sie parallel zur Telefonkonferenz eine Webkonferenz, um die Dokumente während der Konferenz live zu teilen).

Teilen Sie in der E-Mail in jedem Fall die Zugangsdaten zur Telefonkonferenz mit. Die Zugangsdaten bestehen aus der Einwahlnummer und der PIN zum Konferenzraum. Einige Anbieter vergeben neben der normalen PIN auch noch eine extra Moderator-PIN. Mit dieser PIN stehen dem Moderator besondere Steuerungsfunktionen während der Telefonkonferenz zur Verfügung (bspw. Stummschalten aller Teilnehmer, Konferenzraum absperren u.ä.). Die Moderator-PIN darf nicht an die Teilnehmer kommuniziert werden!

Nennen Sie in der E-Mail neben den Einwahldaten auch die wichtigsten Steuerungsfunktionen der Konferenz für die Teilnehmer (bspw. Stummschalter der eigenen Leitung, oder lauter/leiser stellen). Das sind Funktionen, die per Tastendruck auf den Telefontasten ausgeführt werden.

Zwei bis drei Tage vorher
... erinnern Sie die Teilnehmer der Konferenz an eventuell offene To Dos, die bis zum Termin umgesetzt oder geliefert sein müssen.

Die Viertelstunde vor dem Termin
... ist für Ihre persönliche Vorbereitung reserviert: Gehen Sie Ihre Unterlagen noch einmal durch, hängen Sie ein „Nicht Stören“-Schild an Ihre Bürotür, schließen Sie die Fenster, wenn der Straßenlärm zu laut ist und wählen Sie sich anschließend mit den entsprechenden Zugangsdaten in die Konferenz ein.

Organisieren einer Telefonkonferenz mit Teilnehmern aus dem Ausland

  • Bei Teilnehmern aus dem Ausland achten Sie auf möglicherweise unterschiedliche Zeitzonen.
  • Stellen Sie sicher, dass für alle Teilnehmer aus allen Ländern entsprechende Einwahlnummern verfügbar sind.
  • Legen Sie außerdem die Konferenzsprache fest, in der während der Telko gesprochen werden soll.

Weitere informationen zur Organisationeiner internationalen Telefonkonferenz erhalten Sie in unserem Ratgeber Telefonkonferenzen international durchführen

Zur richtigen Organisation gehört der richtige Anbieter

Wenn Sie eine wichtige Telefonkonferenz planen, sollten Sie auf einen professionellen Konferenzanbieter setzen. Bei telefonkonferenz.info informieren Sie sich kostenlos über Anbieter für Telefonkonferenzen.

Nutzen Sie unsere exklusive Filter-Suche: Sie geben Ihre Anforderungen an die Telefonkonferenz ein, z. B. Teilnehmer-Anzahl, Einwahlnummern national und/oder international, Art der Kostenabrechnung, Sicherheitsfeatures o.ä.

Wählen Sie anschließend aus der Übersicht den Anbieter aus, der für Sie am besten geeignet ist.

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