Zeit- und Kostenersparnis durch Videokonferenzen

Von Unternehmern ist immer wieder das Sprichwort „Zeit ist Geld“ zu hören. Durch die Anwendung von Videokonferenzen kann beides eingespart und somit doppelt daran verdient werden. Zudem werden die Nerven der Mitarbeiter geschont, die ansonsten zu Besprechungen reisen müssten. Nachfolgend wird beispielhaft aufgeführt, wie Videokonferenzen Zeit und Geld eines Unternehmens sparen können.

Zeitersparnis durch Videokonferenzen

Wenn ein Unternehmen seinen Geschäftssitz in Frankfurt am Main betreibt und über eine Zweistelle in der bayrischen Landeshauptstadt München verfügt, so werden zweifelsfrei Besprechungen notwendig.

Wer diese Strecke mit dem eigenen PKW zurücklegen muss, der fährt knapp 400 Kilometer. Diese Strecke zu absolvieren dauert ungefähr 255 Minuten. Sollte ein Stau auf der Autobahn oder eine Autopanne auftreten, kann sich die Fahrtzeit entsprechend verlängern. Wenn wir von einer Zeit von 255 Minuten ausgehen, müssen wir diese aber verdoppeln, da die Rückfahrt irgendwann auch noch angetreten werden muss. Allein für die Reise kommen wir also auf einen Zeitaufwand von 510 Minuten.

Bei einer solch langen Fahrt wäre es nicht ungewöhnlich, wenn in München geschlafen werden müsste. Die Angestellten, gehen wir einmal von drei Personen aus, würden früh am ersten Tag losfahren und frühestens zum Mittag des zweiten Tages zurückerscheinen. In diesem Fall müssten sie noch ihre Reisekostenabrechnung anfertigen. Es wäre nicht ungewöhnlich, wenn beide Tage (An- und Abreise) für eigentliche Arbeitszwecke nicht mehr zur Verfügung stehen würden.

Kostenersparnis durch Videokonferenzen

Bleiben wir bei unserem Beispiel von der Reise von Frankfurt nach München, so würden bei einer PKW-Fahrt Kosten in Höhe von knapp 50,00 Euro für Benzin gespart werden. Da auch zurückgefahren werden muss, können wir auf 100,00 Euro aufrechnen.

Ein Einzelzimmer in einem Münchener Hotel kann für die Nacht gerne mal 70,00 Euro kosten. Das Unternehmen hat drei Personen zur Besprechung geschickt und zahlt dementsprechend 210,00 Euro. Verpflegung müsste zusätzlich noch gerechnet werden. Bei einem Aufenthalt über Nacht würden mindestens einmal Mittagessen und das Frühstück am Folgetag berechnet werden.
Addition und Erweiterung des Modells

Jeder Mitarbeiter opfert nach unserer Rechnung 510 Minuten oder zwei ganze Arbeitstage. Bei drei Personen handelt es sich also um 1530 Minuten oder um sechs Arbeitstage. Es entstehen zudem Kosten in Höhe von ungefähr 310,00 Euro zuzüglich der Kosten für die Verpflegung. Dem Unternehmen entstehen zudem Verluste, weil drei Mitarbeiter nicht produktiv an der täglichen Arbeit teilnehmen konnten.

Geschäftsreisen finden jedoch nicht immer auf Mittelstrecken in Deutschland statt. Wenn mit dem Flugzeug ins Ausland geflogen werden muss, sind die Aufwendungen größer. Zudem hat ein großes Unternehmen diese Aufwendungen wahrscheinlich mehrmals monatlich. Mit einer Videokonferenz könnten hier effektiv Kosten gespart werden.

Kosten einer Videokonferenz

Die eigentlichen Kosten einer Videokonferenz beschränken sich häufig auf ein Minimum. Computer sind in der Firma meist vorhanden. Falls eine Webcam und ein Mikrofon sowie Lautsprecher noch gekauft werden müssen, gibt es hier günstige und dennoch leistungsstarke Alternativen.

Anschaffungskosten:

  • Ultrabook – ca. 700,00 Euro (Webcam integriert)
  • Webcam – ca. 7 25,00 Euro
  • Headset – ca. 7 35,00 Euro

Zu den bisherigen Kosten von 760,00 Euro kommen gegebenenfalls noch die Aufwendungen der Premium-Version von Skype hinzu. Diese ist derzeit für 6,99 Euro im Monat zu erwerben, wird aber nicht von sämtlichen Unternehmen in Anspruch genommen werden.

Die Software Kosten sind die einzigen monatlichen Kosten. Die Anschaffungskosten finden nur einmalig statt. Wenn der Zeitaufwand ebenfalls in Kosten umgerechnet würde, käme die Anschaffung inklusive Software ungefähr auf einen Monatspreis, wie die eine hier vorgestellte Geschäftsreise. Videokonferenzen bedeuten auf Dauer eine große Ersparnis.

Da Computer und auch Laptops in Unternehmen häufig in großer Zahl vorhanden sind, beschränken sich die Anschaffungskosten oftmals auf die günstigeren Komponenten, wie Webcam und Headset. Alternativ können auch Lautsprecher und Mikrofon angeschafft werden.

Die Zeitersparnis liegt bei der Fahrzeit inklusive Übernachtung. Die Konferenz wird nur auf die tatsächliche Dauer beschränkt.

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