Besonders im geschäftlichen Umfeld ist die Sicherheit bei Telefonkonferenzen eine sehr wichtige Sache.
Ein Schutz vor fremden Zuhörern erreichen Sie mit der Vergabe einer Konferenz-PIN. Anrufer müssen dann die Raumnummer und auch die PIN kennen um sich in der Telefonkonferenz einwählen zu können.
Wenn Sie öfter mit unterschiedlichen Gruppen Konferenzen durchführen sollten Sie die PIN regelmäßig ändern. Auch wenn Ihnen als Konferenzleiter bei der Einwahl von Teilnehmern Kosten entstehen empfiehlt es sich die Konferenz-PIN nach der Konferenz zu ändern oder den Raum zu sperren.
Sorgfältige Anbieterauswahl
Auch bei der Auswahl des Anbieters sollten Sie auf die Sicherheit achten. Die Servertechnik des Telefonkonferenzanbieters sollte sich in einem zugangsgeschützten Rechenzentrum befinden. Es ist noch besser wenn sich das Rechenzentrum im eigenen Land (zB in Deutschland) befindet.
Übrigens ist es dem Anbieter in Deutschland nach dem Fernmeldegeheimnis untersagt bei Ihren Telefonkonferenzen zuzuhören oder den Mitschnitt nachträglich anzuhören. Das ist nur dann gestattet, wenn Sie Ihre Genehmigung dazu erteilt haben. Bei Problemen mit der Telefonkonferenz kann das sehr hilfreich sein.