Online-Meetings im Projektmanagement
Projektmanager haben jede Menge zu tun, erst recht wenn sie ihren Job richtig machen wollen: Es gilt, ein umfangreiches Projekt sauber zu planen, umzusetzen und zu steuern, Aufgaben an die richtigen Leute zu vergeben, Feedback zu offenen To Dos zu erhalten, Freigaben einzuholen und Änderungen in der Projektplanung umzusetzen. Das ist nur die Spitze des Eisbergs, denn Projektarbeit ist extrem vielfältig.
Unterstützung durch moderne Kommunikation
Durch moderne Kommunikationsformen, wie zum Beispiel einem Online-Meeting, können Projektmanager ihre Arbeit erleichtern, vor allem wenn es um die typischen Projektmeetings geht: In der Regel setzt ein Projektmanager einen Jour Fixe an, in dem die wichtigsten Projektbeteiligten auf einen gemeinsamen Stand gebracht werden.
Dazu werden vorab Termine abgestimmt, Konferenzräume geblockt und Unterlagen per E-Mail verschickt. Da es in der heutigen Arbeitswelt viele Projektteams gibt, deren Mitglieder an unterschiedlichen Standorten verteilt arbeiten, wird der Jour Fixe auch oft per Telefonkonferenz angehalten.
Doch leider hat ein Meeting per Telefonkonferenz auch seine Tücken: Über welches Dokument reden wir gerade? An welcher Stelle sind wir? Von wem kam diese Frage eben? Bei der reinen Telefonkonferenz fehlt die visuelle Kommunikation.
Mehr virtuelle Nähe mit Online-Meetings
Online-Meetings haben den großen Vorteil, dass neben den Stimmen oft auch das Livebild der Konferenzteilnehmer übertragen wird. Man hat also nicht nur den Blickkontakt zu den Teammitgliedern, man sieht auch, wer gerade spricht. Außerdem kann man an der Mimik der Leute auch ohne Wortmeldung leicht erkennen, ob es noch Fragen zum Thema gibt, ob man zum nächsten Punkt übergehen kann.
Und Hand aufs Herz: Wer hat nicht selbst schon einmal während einer Telefonkonferenz noch schnell ein paar andere Sachen nebenbei erledigt, kurz eine E-Mail verschickt oder den Instant Messenger gecheckt? „Es sieht ja keiner.“ Das Meeting selbst verliert dadurch aber an Produktivität. Die Projektmitglieder sehen, dass das Meeting nicht mehr so konzentriert abläuft und verlieren nach und nach den Elan, sich einzubringen.
Das Multitalent für Audio, Video und Daten
Online-Meetings können mittlerweile weit mehr, als nur Sprache und Bewegtbild übertragen. Von einem reinen Audio-/Video-Kommunikationstool haben sie sich weiterentwickelt zu einem Multimedia-Tool, ideal zur virtuellen Zusammenarbeit.
In einem Online-Meeting können heute Dateien gemeinsam angesehen und bearbeitet werden, Programme per Fernsteuerung genutzt werden und es können Notizen gemacht oder Entwürfe auf einem Whiteboard erstellt werden. Und das alles bequem am eigenen Rechner.
Um das passende Konferenz-Tool für Ihren Bedarf zu finden, sollte vorab überlegt werden, welche Funktionen für die tägliche Arbeit unabdingbar sind bzw. welche Anforderungen Sie minimal haben. Hier finden Sie die Übersicht der wichtigsten Funktionen einer Online-Konferenz:
- Videoübertragung
- Audioübertragung
- Document Sharing
- Application Sharing
- Screen Sharing
- Whiteboard
- Chat-Funktion
- Recording
- Freigabe Rechner/Steuerung übergeben
Die Erklärung zu den unterschiedlichen Funktionen finden Sie im Ratgeber: Die wichtigsten Funktionen einer Webkonferenz
Fazit: Online-Meetings als ideales Arbeitstool
Dank der umfangreichen Funktionen in einem Online-Meeting, werden Meetings effizienter und bringen schnellere Ergebnisse. Mehrfache Abstimmungsrunden werden vermieden, da die Entscheider im Idealfall gemeinsam in einer gemeinsamen Konferenz alle wichtigen Punkte diskutieren können.
Außerdem verfügt der Projektmanager bei Rückfragen immer über alle relevanten Unterlagen und Programme, da das Meeting am eigenen Rechner stattfindet.
Alles zusammen führt zu kürzeren Projektphasen, wodurch ein Projektmanager entlastet werden kann (wenn er nicht gleich mit anderen Projekten versorgt wird).
Den richtigen Anbieter finden
Finden Sie hier die Übersicht aktueller Anbieter von Webkonferenzen.