Die wichtigsten Funktionen einer Webkonferenz
Screen Sharing, Application Sharing, Document Sharing? In der Webkonferenz-Welt begegnen einem sehr viele neue Begriffe, mit der die verfügbaren Funktionen beschrieben werden. Hier ein kleiner Guide durch die wichtigsten Funktionen der Webkonferenz-Tools
1. Videoübertragung
Bei vielen Webkonferenz-Tools ist es möglich, das Videobild der Teilnehmer zu übertragen. Dafür gibt es unterschiedliche Anordnungen der einzelnen kleinen Videobilder (die manchmal auch individuell angeordnet werden können, zum Beispiel einfach per Drag and Drop).
Eine sinnvolle Funktion ist der „Active Speaker“. Dort wird das Bild des aktiv Sprechenden optisch hervorgehoben. So muss man nicht erst mühsam versuchen, anhand der Lippenbewegungen zu deuten, welcher Teilnehmer gerade das Wort führt.
2. Audioübertragung
Die meisten Webkonferenz-Tools sind inklusive Sprachübertragung. Das heißt, dass das Audiosignal per Internetverbindung übertragen wird (Voice over IP). Natürlich kostet diese Übertragungsart zusätzliche Bandbreite. Bei einer schwachen Webverbindung kann es daher passieren, dass es Aussetzer bei der Übertragung von Bild oder Audio gibt, beispielsweise eingefrorene Bilder oder verzögerte Sprachübermittlung.
Alternativ zur integrierten Telefonkonferenz gibt es bei einigen Anbieter die Einwahl über eine klassische Telefonleitung. So ist die Qualität der Audioverbindung sehr gut – aber ohne Headset muss man den Telefonhörer in der Hand halten oder den Lautsprecher am Telefon aktivieren (was aber ggf. andere Kollegen im Büro stören könnte).
3. Document Sharing
Eins der populärsten Funktionen ist das „Document Sharing“, auf Deutsch „Dokumente teilen“. Der Konferenzleiter kann Dokumente, wie beispielsweise Word- oder Excel-Dateien, von seinem Rechner hochladen und den Teilnehmern der Konferenz zeigen
Der große Vorteil gegenüber der klassischen Verteilmethode von elektronischen Unterlagen ist, dass während des Meetings a) alle das gleiche Dokument in der richtigen Version vor sich haben, b) sich an der richtigen Stelle im Dokument befinden, da der Konferenzleiter die entsprechenden Stellen per Mauszeigen kennzeichnen kann und c) besprochene Änderungen direkt im Dokument vorgenommen werden können.
4. Application Sharing
„Application Sharing“ heißt auf Deutsch „Anwendungen teilen“. Mit dieser Funktion öffnet der Konferenzleiter ein beliebiges Programm auf seinem Rechner und der Inhalt dieser Anwendung wird online an die Bildschirme der anderen Teilnehmer übertragen.
5. Screen Sharing
Wenn der komplette Bildschirm mit den restlichen Konferenzteilnehmern geteilt wird, spricht man von "Screen Sharing" oder auch "Desktop Sharing". Im Gegensatz zum "Application Sharing" ist beim Screen Sharing wirklich der ganze Inhalt zu sehen, der zu dem Zeitpunkt des Teilens sichtbar ist. Dazu gehören also geöffnete Dokumente, E-Mail oder auch Kalendereinträge. Die Teilnehmer sehen alles exakt so, wie es auch der Moderator der Konferenz auf seinem Rechner hat.
6. Whiteboard
Das Whiteboard hat seine Daseinsberechtigung im physikalischen wie auch im virtuellen Konferenzraum: Hier können Notizen und Zeichnungen gemacht werden, alte Entwürfe hochgeladen und kommentiert werden. Die Notizen können abgespeichert und zum Beispiel nach der Konferenz mit einem Protokoll als Bilddatei an die Teilnehmer versendet werden.
7. Chat-Funktion
Die Chat-Funktion unterstützt die Kommunikation zwischen den Teilnehmern, ohne den Ablauf der Konferenz zu stören. Fragen oder Bemerkungen, die nicht automatisch an alle gerichtet sind, können per Chat an einzelne Personen verschickt werden. Auch der Moderator kann Nachrichten an einzelne oder auch alle Teilnehmer verschicken.
8. Recording
Die Onlinekonferenz kann per Mausklick aufgezeichnet werden. Das macht Sinn, wenn Inhalte der Konferenz zur Absicherung dokumentiert werden müssen oder wenn Personen, die an dem Originaltermin nicht teilnehmen konnten, den gesamten Ablauf nachvollziehen wollen.
9. Freigabe Rechner/Steuerung übergeben
Eine folgenreiche Funktion bei einer Webkonferenz ist die Übergabe der Steuerungsfunktion eines Rechners an einen anderen Teilnehmer. Das heißt, der Konferenzleiter kann einem anderen Teilnehmer per Mausklick den Zugriff auf den eigenen Rechner erlauben. So kann beispielsweise der Teilnehmer per Fernzugriff ein Programm ausführen oder eine Anwendung ausprobieren (daher wird die Funktion manchmal auch "Remote Control" genannt.
Dieser Fernzugriff ist auch die Basis vieler Tools, die auf Onlinesupport spezialisiert sind. Dort erlauben die Anwender einem Support-Mitarbeiter Zugriff auf ihren Rechner, um damit die Problemlösung zu vereinfachen.