Heute finden in Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen, Kanzleien und freiberuflichen Praxen, aber auch in Behörden, Krankenhäusern und sonstigen Institutionen zahlreiche Informations- und Entscheidungsprozesse im Rahmen einer Videokonferenz statt. Das hat den Vorteil, dass auch ortsabwesende Mitarbeiter in den Kommunikationsprozess eingebunden werden können.
Um Videokonferenzen sinnvoll zu gestalten, sollten im Videokonferenzraum Einrichtung und Technik optimal zweckentsprechend gestaltet werden. Wer seine Videokonferenzraum-Ausstattung, in Technik und Möblierung frei auswählen kann, sollte bereits im Vorfeld alle Maßnahmen treffen, um den Raum perfekt an die Erfordernisse einer Videokonferenz anzupassen.
Dabei ist vorab die Raumauswahl und -gestaltung zu klären, bevor das eigentliche Videokonferenzraum-Equipment abgeschafft wird. Wer eine Videokonferenzraum-Ausstattung plant, sollte immer daran denken, dass erfolgreiche Videokonferenzen mehr erfordern als die Platzierung einer Kamera in einem Raum.
Die Auswahl des optimalen Videkokonferenz-Raumes
Bei der Auswahl des passenden Raumes sollte vorrangig darauf geachtet werden, dass der Raum größenmäßig zur Zahl der potentiellen Teilnehmer passt. Ist mit unterschiedlichen Teilnehmerzahlen zu rechnen, sollte die Räumgröße auf die maximale Teilnehmerzahl ausgerichtet sein. Günstig ist das Vorhandensein von Raumteilern (z. B. Lamellenvorhängen), mit denen der Raum an die Zahl der Teilnehmer angepasst werden kann.
Ferner ist auf eine maximale Schallisolierung gegen Störgeräusche zu achten. Dabei spielen dicht schließende Fenster ebenso eine Rolle wie das Vorhandensein schallisolierender Flächen wie Teppiche, Vorhänge und Wandbeschichtungen. Empfehlenswert ist es, im möblierten Raum eine Hörprobe vorzunehmen, um sicherzustellen, das ein möglichst echofreier Klang mit wenig störenden Reflexionen gewährleistet ist.
Licht und Beleuchtung
Bei der Raumauswahl sollte darauf geachtet werden, dass ein dosierbarer Tageslichteinfall gewährleistet ist. Deshalb sind Räume mit Fensterfronten zu engen Innenhöfen oder zu dicht gegenüberliegenden Häusern möglichst zu vermeiden. Die Fenster sollten mit Rollläden oder Lamellenvorhängen versehen sein, damit der natürliche Lichteinfall im Bedarfsfall reguliert werden kann. Dabei ist wichtig, dass das natürliche und künstliche Licht im ausgewählten Raum nicht zu hell oder zu dunkel ausfällt.
Auch eine falsche Ausleuchtung ist zu vermeiden, damit auf den Gesichtern der Teilnehmer keine störenden Schatten erscheinen. Direktes Deckenlicht sollte möglichst vermieden werden. Ideal ist dagegen indirektes, nach oben abstrahlendes Neonlicht aus verschieb- und schwenkbaren Spots. Neonlicht sorgt mehr noch als LED-Beleuchtigungssysteme für eine gleichmäßige, Ausleuchtung des Raumes.
Die Möblierung
Bei der Videokonferenzraum-Einrichtung empfiehlt sich, in kreativer Weise eine Wohnfühl-Atmosphäre zu schaffen. Das kann mit Wandschmuck wie Kunstobjekten, Gemälden und Postern, aber auch mit Zimmerpflanzen geschehen. Bei der Anordnung dieser Objekte muss der Erfassungsbereich der Kamera berücksichtigt werden. Gerät der Raumschmuck in deren Erfassungsbereich, entsteht ein unruhiges, irritierendes Bild.
Falls Tische zur Raumausstattung gehören (was besonders bei längeren Veranstaltungen ratsam ist), reichen konventionelle Konferenztische aus. Günstig sind Tische mit Sichtblenden für den Fußbereich, da diese irritierende Fußbewegungen verdecken. Bei der Bestuhlung ist Sesseln mit vier Füßen (statt Rollen) der Vorzug zu geben. Sessel, die dreh-, neig- oder rollbar sind, führen oft zu Störgeräuschen sowie zu beeinträchtigenden Bildbewegungen, die oft zu unscharfen Bildern führen, da konventionelle Kameras sich häufig nur unzureichend auf bewegte Objekte fokussieren können.
Die Kameraausstattung
Zum wichtigsten Videokonferenzraum-Equipment zählen Kameras, die idealerweise etwa in der natürlichen Augenhöhe der (sitzenden) Teilnehmer platziert werden sollten. Meist ist eine Höhe von ca. 100 bis 150 cm über dem Fußbodenniveau ideal. Meist werden drei Kameras eingesetzt, von denen je eine auf den Vortragenden, die Gesamtzahl der Teilnehmer und auf darzustellende Objekte bzw. Dokumente gerichtet wird.
Der beste Platz für die Kamera ist derjenige direkt oberhalb des Monitors bzw. unterhalb der Rückprojektionsfläche. Der Abstand zwischen Kamera und Bild sollte nicht zu groß sein, damit das Raumgefühl der Teilnehmer nicht beeinträchtigt wird.
Mikrofone
Mikrofone sollten so platziert werden, das die Kamera dem Ton möglichst exakt folgen kann. Da das bei zu großen Abständen zwischen Kamera und Mikrofon nicht mehr der Fall ist, sollten ausreichend viele Mikrofone im Raum platziert werden. Günstig ist die Nutzung von externen Funkmikros.
Monitore
Videokonferenzanlagen und moderne Einzelmonitore besitzen meist eine Bild-in-Bild-Funktion (PIP), die es erlaubt, Redner und/oder Teilnehmer bzw. Gegenstände und Dokumente in verkleinerter Form in einem Bildausschnitt darzustellen. Bei mehr als vier Personen bzw. Objekten ist die verkleinerte Bild-Darstellung allerdings nur noch schwer zu erkennen. In solchen Fällen empfiehlt sich der Einsatz eines zweiten Monitors, sodass ein Monitor zur Darstellung der Teilnehmer bzw. Objekte dient, während das zweite Gerät als Kontrollmonitor fungiert.
Im Interesse einer hochwertigen Bilddarstellung empfiehl sich die Nutzung moderner LCD-Monitore. Für eine größere Videokonferenz mit mehr als zehn Teilnehmern lohnt sich die Verwendung professioneller Projektionssysteme, die ausreichend große Bilder liefern.
Schnittstellen und Netzwerke
Zur Videonkoferenz-Ausstattung gehört immer mindestens eine ISDN-Leitung im Raum. Im Regelfall reichen eine bis vier ISDN-S0 Leitungen (entspricht zwei B-Kanälen) aus. Sind mindestens drei ISDN-Leitungen vorhanden, erreichen moderne Videokonferenz-Systeme nahezu Fernsehqualität. Sind im Raum keine ISDN-Leitungen verlegt, ist eine Einbindung über ein LAN-Computernetzwerk oder per Satellit möglich.
Videokonferenz-Systeme und Software-Anwendungen
Eine besonders komfortable Systemlösung sind HD-Videokonferenzsysteme mit passenden Softwareanwendungen. Solche kompletten Videokonferenz-Infrastrukturen gibt es von Anbietern wie Brother, OmniJoin, Polycom, LifeSize und Cisco. Einige Anbieter bieten sowohl standort- als auch cloudbasierte Systeme an, die mit jedem modernen Endgerät kompatibel sind. Solche Systeme ermöglichen eine universelle Videokommunikation. Dazu gehören Videogespräche in HD-Qualität mit beliebig vielen Teilnehmern.
Moderne Systemlösungen erlauben es, Inhalte jeden Umfangs live zu streamen und diese gleichzeitig aufzuzeichnen. Bei Anschaffung eines Komplettsystems ist darauf zu achten, dass das System mit jedem Mobilgerät und jedem Netzwerk kompatibel ist. Für viele Nutzer sind cloudbasierte Systemlösungen ideal, die eine gute Kombination aus einfacher Bedienung und hervorragender Videoqualität darstellen. Empfehlenswert sind auch Systemlösungen, die Collaboration Apps wie Microsoft Lync, Google Hangout oder Skype zu einer1080p30 HD-Audio- und Videokonferenzlösung ausbauen.
Raum- und Mediensteuerungen
Besonders komfortabel sind Systemlösungen mit integrierter Raum- und Mediensteuerung. Diese erlauben es dem Anwender, über eine einfach zu handhabende grafische Bedienoberfläche per Touchscreen bzw. Touchpad alle relevanten Funktionen wie Beamer, Audiosystem, Leinwand und Beleuchtung in vorprogrammierten Modi zu steuern. Solche komplexen Mediensteuerungsssteme gibt es vom Marktführer Crestron, aber auch von anderen renommierten Anbietern.
Echtes Live-Erlebnis mit Telepresence
Das vom Marktführer Cisco angebotene Videokonferenzsystem Telepresence stellt gegenwärtig die modernste und vielseitigste Systemlösung dar. Hierbei wird jedem Teilnehmer der Eindruck vermittelt, er säße mit dem Vortragenden und den anderen Teilnehmern gemeinsam am Konferenztisch. Telepresence-Räume sind wegen spezieller Konferenztische und Monitore relativ aufwändig.
Unterstützung bei der Einrichtung Ihres Videokonferenzraums finden Sie bei den meisten Videokonferenz-Händlern:
Professionelle Hilfe bei der Planung und Realisierung Ihres Videokoferenzraumes erhalten Sie bei dem etablierten Anbieter MVC: