Telefonkonferenzen nehmen eine wichtige Rolle in der Geschäftswelt ein und müssen genauso organisiert und vorbereitet werden wie ein Meeting, wobei der Ablauf natürlich ein wenig anders ist.
Was sind Telefonkonferenzen genau?
Gegenüber der normalen Dreierkonferenz bieten Telefonkonferenzen einige Erweiterungen. Über ein Dutzend Teilnehmer können sich entweder selbstständig in die Konferenz einwählen, oder aber automatisch in die Telefonkonferenz mit einbezogen werden.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, Ansagen automatisch einspielen zu lassen und neben der Hauptkonferenz, an der alle Teilnehmer beteiligt sind, auch sogenannte Nebenkonferenzen einzuleiten, die nur von einigen Teilnehmern benutzt werden. Die meetyoo conferencing GmbH bietet bspw. einen sogenannten „Conference Manager“ an. Mit dessen Hilfe kann der Telefonkonferenzleiter u.a. die Konferenz über einen Webbrowser steuern, Teilnehmer stummschalten oder diese direkt anwählen und in die Telefonkonferenz schalten. Ebenfalls können E-Mail-Einladungen an Adressbuchkontakte verschickt sowie Konferenzmitschnitte aufgenommen und im Nachhinein verwaltet werden.
Die meisten Unternehmen nutzen spezialisierte Dienstleister um Telefonkonferenzen für sie zu schalten. Die Teilnehmer erhalten dabei eine Nummer mit welcher sie sich in die Konferenz einwählen können.
+++++++++++++++++++ Anzeige +++++++++++++++++++
Telefonkonferenzen einfach und schnell starten
Mit easyAudio starten Sie Ihre Telefonkonferenz ohne Anmeldung und
ohne Registrierung.
Kostenlose Konferenz-PIN für Schnellstarter gibt’s auf der Webseite:
www.easy-audio.de
+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
Die drei größten Vorteile von Telefonkonferenzen
1. Kostenersparnis, durch den Wegfall der Geschäftsreise und das Buchen von physischen Konferenzräumen inkl. Catering
2. Zeitersparnis, durch den Wegfall der An- und Abreise
3. Produktivitäts- und Effizienzsteigerung , da Entscheidungen schneller getroffen werden
Damit eine Telefonkonferenz von Anfang bis Ende gelingt, sollten Sie sich darauf vorbereiten, die Teilnehmer durch die Konferenz zu führen.
Daher nun einige Punkte, die Sie beachten sollten, um einen reibungslosen Ablauf der Telefonkonferenz zu gewährleisten.
Vorbereitung
Die Vorbereitung einer Telefonkonferenz kann genauso gehandhabt werden wie die eines Meetings: Verschicken Sie die Einladungen per E-Mail oder Fax, und nennen Sie neben dem Datum und der Uhrzeit auch die voraussichtliche Dauer sowie die Themen des Gesprächs. So erhält jeder Teilnehmer die Möglichkeit sich in Hinblick auf das Thema und die Redezeit vorzubereiten.
Durchführung
Da sich bei einer Telefonkonferenz die einzelnen Teilnehmer untereinander nicht sehen können, ist es wichtig, dass der Konferenzleiter die Gesprächsführung direkter ausübt als bei einer klassischen Sitzung. Dabei muss er auch darauf achten, dass stillere Teilnehmer, die sich sonst durch Gesten wie ein zustimmendes Nicken, ebenfalls an dem Gespräch beteiligen.
Nachbereitung
Eine Telefonkonferenz dient ja nicht nur dem Zwecke eines netten Telefonats, sondern soll vor allem Ergebnisse liefern. Es empfiehlt sich daher alles Wichtige zu notieren und ca. zehn Minuten vor dem geplanten Schluss der Konferenz eine Zäsur zu setzten: d.h., verteilen Sie die anfallenden Aufgaben und legen Sie den Termin für eine weitere Konferenz mit den Teilnehmern fest.
Im Folgenden noch einige Tipps zur Moderation einer Telefonkonferenz
– Stellen Sie sich vor und gehen Sie sicher, dass kein Teilnehmer ein Problem mit der Leitung hat.
– Kündigen Sie die Gesprächsdauer sowie eventuelle Pausen an.
– Verdeutlichen Sie, dass auch in der Pause nicht aufgelegt werden soll.
– Klären Sie die einzelnen Teilnehmer über die Redezeitbeschränkungen auf und weisen Sie daraufhin, dass Sie sie im Zweifelsfall unterbrechen werden.
– Fordern Sie die Teilnehmer dazu auf, sich zu identifizieren, bevor sie sprechen.
– Bestimmen Sie einen Protokollführer.
– Bitten Sie Teilnehmer, ihren Beitrag ggf. zu wiederholen, falls die Verbindung schlecht sein sollte.
Haben Sie Fragen oder Anregungen? Bitte schicken Sie uns eine Nachricht an
webmaster@telefonkonferenz.info