Die Webkonferenz wird angekündigt, indem der Moderator Einladungen mit dem Konferenztermin sowie erforderlichen Telefonkonferenz-Einwahlnummern und Web-Links via eMail verschickt. Die Teilnehmer melden sich dann über ein Softwaremodul auf einem Konferenz-Server an und erhalten vom Initiator das Bild seines Desktops oder eines Dokuments auf dem Bildschirm. Unter Umständen ist das Herunterladen spezifischer Software notwendig. Zur persönlicheren Gestaltung ist die Übertragung der Teilnehmer-Konterfeis per Webcam möglich. Der Telefonkonferenz-Anbieter kann unabhängig vom Webkonferenz-Anbieter gewählt werden.

Für die eingeladenen Konferenz-Teilnehmer ist zu bedenken, dass sie sich auch bei einer Webkonferenz Notizen auf eigene Medien machen müssen, da nach Abschalten der Konferenz - wie auch bei einer realen Konferenz - keine Daten auf dem eigenen Computer vorhanden sind, sondern nur auf dem zentralen Server des Webkonferenz-Anbieters zwischengespeichert sind.

Um eine gute Übertragungsqualität zu gewährleisten, ist darauf zu achten, das der Anbieter die zu übertragenen Daten sinnvoll komprimiert oder die Übertragung bestimmter Daten durch andere Methoden überflüssig macht.

Da die einzelnen Webkonferenz-Anbieter verschiedene Werkzeuge im Rahmen ihres Services anbieten, ist anfangs bei komplexeren Anwendungsmöglichkeiten eine gewisse Einarbeitungszeit notwendig und es besteht die Gefahr der Ablenkung vom eigentlichen Vortrag. Daher sollte bei der Auswahl des Anbieters neben den Preisen, der möglichen Teilnehmerzahl, der Paketeigenschaften auch darauf geachtet werden, dass die Werkzeuge in ihrer Art und Vielfalt den Anforderungen entsprechen. Bei komplexeren Anwendungen ist wohl eine kurze Schulung notwendig.

Die häufigsten Webkonferenz-Funktionen:

• Anwendungsfreigabe: entscheidet darüber, welches Programm die Teilnehmer betrachten

• Ausblenden von Systemmitteilungen

• Einfrieren des Bildschirms für Organisationspausen auf Seiten des Präsentierenden

• Hervorheben des aktiven Bereichs

• Zeichenfunktion

• Einblenden der Webcam-Bilder