Event-Call – Die Telefonkonferenz für sehr viele Teilnehmer

Event-Calls: Telefonkonferenz für sehr viele Teilnehmer

Was ist ein Event-Call?

Ein Event-Call ist eine virtuelle Veranstaltung, an der die Leute über eine Telefonkonferenz teilnehmen. Der Unterschied zwischen einer normalen Telefonkonferenz und einem Event-Call sind die Anzahl der Teilnehmer sowie die organisatorische Vorbereitung, die solch ein Event-Call mit sich bringt.

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Warum Event-Calls?

Ein Event-Call eignet sich, um ein bestimmtes Thema vielen Leuten gleichzeitig zu vermitteln – und das live. An solchen virtuellen Konferenzen können über tausend Leute teilnehmen und das einfach und bequem per Telefon.

Bei manchen Konferenz-Calls werden zusätzlich Präsentationen gezeigt, um die Inhalte der Konferenz zu visualisieren. Diese Präsentationen werden online übertragen und können von den Teilnehmern bei Bedarf über einen Computer, Tablet-PC oder Smartphone angesehen werden.

Der größte Vorteil eines Event-Calls ist die Komplettbetreuung durch den Konferenz-Anbieter. Eine Konferenz wird kontinuierlich von professionellen Konferenz-Mitarbeitern (Operator) überwacht, die bei (technischen) Fragen oder Problemen sofort zur Stelle sind.

Bereits vor dem eigentlichen Event findet die Betreuung statt: durch entsprechende Beratung und Planung des gesamten Event-Ablaufs.

Wie funktioniert so ein Event-Call?

Technische Voraussetzungen

Da ein Event-Call im Prinzip wie eine Telefonkonferenz funktioniert, braucht man für die Teilnahme auch nur ein normales Telefon (Handy oder Festnetz). Das ist von Vorteil, weil es somit keine technischen Hürden für die Teilnehmer der Konferenz gibt.

 

Einladung der Teilnehmer

Die Teilnehmer erhalten mit der Einladung zum Event die Einwahldaten für den virtuellen Eventraum (also den riesengroßen Telefonkonferenz-Raum). Sollen bei dem Event auch Inhalte visuell über das Web präsentiert werden, erhalten die Teilnehmer außerdem einen Link, mit dem sie zur Online-Präsentation der Konferenz gelangen. Die Einladung wird entweder vom Organisator der Konferenz verschickt oder vom Konferenz-Anbieter, bei dem das Event stattfindet.

 

Einwahl der Teilnehmer

Bei den meisten Events wählen sich die Teilnehmer selbst in die Konferenz ein (Dial-in). Es gibt aber auch die Möglichkeit, dass Teilnehmer (von einem Operator oder systemseitig) angerufen und in die Konferenz gestellt werden (Dial-out).

 

Start der Event-Calls

Zum Start der Event-Calls sind alle Teilnehmer automatisch stumm geschaltet. Nur der Präsentator (der Sprecher) der Konferenz ist zu hören. Bei sehr großen Events gibt es neben dem Präsentator (oder mehreren Präsentatoren) auch einen Moderator, der durch das Event führt und die einzelnen Sprecher anmoderiert. Der Modertor wird oftmals von dem Konferenz-Anbieter gestellt.

 

Teilnehmerübersicht (im Online-Konferenz-Tool)

Ein Online-Konferenz-Tool zeigt, wie viele Teilnehmer (und zum Teil auch welche Teilnehmer, sofern vorab die Namen in das Tool eingepflegt wurden) an der Konferenz teilnehmen. Wenn besonders wichtige Personen an dem Event teilnehmen, können diese Personen anhand gesonderten Einwahldaten über das Online-Tool identifiziert werden, oder die Einwahl erfolgt über einen Konferenz-Operator, der die Namen der einzelnen Teilnehmer abfragt und in dem Online-Konferenz-Tool hinterlegt. Die Konferenz wird dann zum Beispiel erst gestartet, wenn die wichtig(st)en Personen der Konferenz beigetreten sind.

 

Fragen und Wortmeldungen von Teilnehmern

Die Teilnehmer des Event-Calls können sich bei Fragen zum Thema bemerkbar machen, indem sie eine spezielle Tastenkombination am Telefon drücken. Der Moderator (oder ein spezieller Konferenz-Operator) bekommt über das Online-Konferenz-Tool ein Zeichen und kann eine direkte Telefonverbindung zu dem entsprechenden Teilnehmer herstellen. Er könnte zum Beispiel eine Frage des Teilnehmer notieren und an den Konferenzleiter weitergeben oder nach Absprache die Leitung des Teilnehmers freischalten, damit dieser die Frage für alle hörbar stellen kann.

Besondere Funktionen bei dem Event-Call

Der wichtigste Bestandteil jedes Event-Calls ist die professionelle Betreuung der Konferenz durch erfahrene Conference-Operator (inklusive Planung & Durchführung des Events). Der Operator verfolgt die Konferenz über einen Monitor und kann bei Problemen oder Fragen sofort eingreifen.

  • Präsentationsmodus: Die Leitungen aller Teilnehmer sind zum Start der Konferenz stummgeschaltet. Nur der Präsentator ist zu hören. Um Störungen während der Konferenz zu vermeiden (z. B. Hintergrundgeräusche oder schlechte Verbindungen), können die Teilnehmer ihre Leitungen nicht selbst freischalten.
  • Wortmeldungen (Q&A): Teilnehmer der Konferenz können sich per Telefontaste bemerkbar machen. Der Moderator (oder Conference Operator) sieht in dem Online-Konferenz-Tool, welcher Teilnehmer "sich meldet", und kann eine direkte Telefon(einzel)verbindung zu dem entsprechenden Teilnehmer herstellen.

    Ein Operator (oder Assistent des Präsentators) nimmt die Frage in einer Unterkonferenz entgegen, so dass der normale Eventablauf nicht gestört wird. Diese Frage-/Antwortrunden werden bei Telefonkonferenzen auch Questions- and Answers-Session, Abkürzung Q&A genannt).

  • Online-Präsentation: Oft werden parallel zur Telefonkonferenz Präsentationen gezeigt, um den Inhalt zu visualisieren. Die Präsentation können sich die Teilnehmer während der Konferenz mit dem Computer über das Internet ansehen.

Weitere sinnvolle Funktionen für die Event-Konferenz:

  • Aufzeichnungen: Die Aufzeichnung einer Telefonkonferenz kann später genutzt werden, um eine Abschrift des Events zu erstellen oder um Leuten den Inhalt zu präsentieren, die nicht live an der Konferenz teilnehmen konnten.
  • Dolmetscher Service: Nutzen Sie den Dolmetscher Service, wenn die Inhalte der Konferenz live übersetzt werden sollen. Dazu wird parallel zur Hauptkonferenz eine Nebenkonferenz eingerichtet, in der die Inhalte z.B. auf Englisch übersetzt werden.
  • Reporting: Sie erhalten nach dem Event eine detaillierte Übersicht der Teilnehmer (Anzahl & Dauer). Bei personalisierter Einwahl oder Namenszuordnung können Sie sogar sehen, wer genau wie lange an der Konferenz teilgenommen hat.

Anwenderbeispiele: Wer nutzt Event-Calls?

Große und mittelständische Konzerne und auch immer mehr kleine Unternehmen nutzen soclhe Telefon-Event-Konferenzen („Event-Calls“), um Informationen einfach, schnell und effizient an einen großen Personenkreis zu übermitteln.

Die adressierten Personen sind beispielsweise Kunden, Partner, Investoren, die Öffentlichkeit (Presse) und natürlich die eigenen Mitarbeiter.

IR-Calls (Investor-Relation-Calls)

Die Inhalte eines solchen großen Event-Calls sind vielfältig. Sehr bekannt sind die sogenannten Investor-Relation-Calls, abgekürzt IR-Calls (in manchen Fällen wird ein IR-Call auch als Conference Call bezeichnet – Conference Call ist allerdings nur die englische Übersetzung für Telefonkonferenz).

In einem IR-Call präsentieren börsennotierte Unternehmen den Analysten und Anlegern ihre Quartalsberichte. Bei dieser Dial-in-Telefonkonferenz rufen die Teilnehmer des IR-Calls eine Telefonnummer/Einwahlnummer an und geben dann die Konferenz-PIN/Konferenznummer ein.

Die Leitungen der Anrufer sind zunächst komplett stumm geschaltet. Während einer Frage-Antwort-Runde (Englisch: Questions- and Answers-Session, Abkürzung Q&A) können sich die Teilnehmer mit Hilfe einer Tastenkombination am Telefon virtuell melden.

Virtuelle Pressekonferenz

Bei einer Pressekonferenz (kurz „PK“) werden Fachmedien über Neuerungen oder aktuelle Entwicklungen informiert. Präsenzveranstaltungen werden immer häufiger durch virtuelle Konferenzen ergänzt. Das heißt, dass Journalisten entweder vor Ort oder per Telefon an der Pressekonferenz teilnehmen können.

Einige Unternehmen gehen auch dazu über, nur noch virtuelle Presseevents zu veranstalten. Dabei werden alle Inhalte vorab multimedial aufbereitet und dann über eine Onlinekonferenz präsentiert.

Produktpräsentationen/-einführungen

Kooperationspartner und Vertriebshändler können einfach und kostengünstig über die neuesten Produkte und Produktentwicklungen informiert werden. Dieses Format ist z. B. in der Pharma-Industrie sehr verbreitet, die so neue Medikamente den Ärzten und Fachkreisen vorstellen.

Der Ablauf des Event-Calls ist vergleichbar mit einem IR-Call oder der virtuellen Pressekonferenz.

Doch virtuelle Konferenzen werden nicht nur für externe Bekanntmachungen genutzt, sondern auch für interne Veranstaltungen in einem Unternehmen genutzt:

Unternehmens-/Mitarbeiterinfos

Vor allem in Unternehmen mit unterschiedlichen, womöglich international verteilten Standorten, werden Bekanntmachungen oft in einer großen Telefonkonferenz gemacht. Veränderungen im Unternehmen oder Informationen durch den Betriebsrat können schnell und vor allem live kommuniziert werden. Der große Vorteil bei einem Event-Call: Auf Fragen der Mitarbeiter kann sofort eingegangen werden. Außerdem fühlen sich Mitarbeiter wesentlich mehr wertgeschätzt als wenn sie die Informationen nur per E-Mail oder über die Hauspost erhalten.

Vergleich:
Virtuelle Events per Telefonkonferenz und per Onlinekonferenz

Wir zeigen Ihnen, worin die wichtigsten Unterschiede zwischen einer virtuellen Konferenz per Telefon und per Onlinekonferenz (Webkonferenz) bestehen. Hier finden Sie bei Interesse weitere Informationen zu Webkonferenzen.

Telefonkonferenz
Onlinekonferenz
Vorteil Sehr einfache Nutzung/Teilnahme Präsentieren multimedialer Inhalte;
Übertragen des Videobilds

Teilnahme Per Telefon/Handy: Einwahl über Telefonnummer und Eingabe PIN/Konferenz-Nummer

Per Computer/Tablet: Klick auf einen Link
Voraussetzungen Keine besonderen Voraussetzungen Internetzugang und Lautsprecher müssen vorhanden sein

Anzahl Teilnehmer Zum Teil bis 4.000 Teilnehmer

Zum Teil bis 20.000 Teilnehmer
Weltweite Nutzung Ja

Ja
Präsentationen/ Inhalte zeigen

Mit Zusatzfunktion

Ja
Videobild des Sprechers zeigen

Nein

Ja
Interaktion Moderator & Teilnehmer

Frage & Antwort (Q&A) moderiert durch einen Konferenz-Operator Frage & Antwort (Q&A) mittels Chat, Umfragen, Abstimmungen mit sofortiger Ergebnisübertragung

Teilnehmer- management

Optional

Ja
Teilnehmer- übersicht Als Liste nach der Konferenz; Live-Teilnehmerübersicht (optional)

Live-Teilnehmerübersicht und anschließend im Reporting
Zusätzlicher Zugangsschutz Abgleich Namen während der Einwahl (über vorab ausgegebene Teilnehmerliste),
Zusätzliche Sicherheits-PINs,
Sperren des Konferenzraums

Personalisierte Links,
Passwortschutz,
Sperren des Konferenzraums
Aufzeichnung/ Recording

Ja

Ja
Service, Organisation & Betreuung Planung/Abstimmung,
Betreuung/Überwachung der Konferenz,
Nachbereitung/Dokumentation,
ggf. Protokolle
Planung/Abstimmung,
Betreuung/Überwachung der Konferenz,
Nachbereitung/Dokumentation/ggf. Protokolle

Kosten für den Veranstalter i.d.R. Abrechnung pro Minute und pro Teilnehmer; Zusatzfunktionen oft pauschal pro Konferenz i.d.R. Abrechnung pro Minute und pro Teilnehmer (bei Onlinekonferenz) oder pauschal (bei Webcast, eine Sonderform der Onlinekonferenz)

Kosten für die Teilnehmer Kostenlos (bei einer Telefonflatrate) Kostenlos (bei einer Datenflatrate/Internetflatrate)

Zusatzoptionen Einwahl über eine Free Call-Nummer (immer kostenlos für Teilnehmer) oder über eine Service-Nummer (kostenpflichtig für Teilnehmer)

Haben Sie Fragen zu dem Thema?

Brauchen Sie Hilfe bei der Planung Ihres Event-Calls oder bei der Suche nach einem passenden Anbieter? Wir helfen Ihnen gern – auch kurzfristig – weiter.

Angaben zu Ihrer Konferenz (soweit bereits bekannt):

Welche Art virtuelle Veranstaltung planen Sie?

Telefonkonferenz
Onlinekonferenz
Das ist noch nicht entschieden

Wann soll die Konferenz stattfinden?

Wie viele Teilnehmer erwarten Sie ungefähr?

Welche Funktionen werden Sie wahrscheinlich benötigen?

Präsentation zeigen
Frage- & Antwort-Runde (Q&A)
Chat
Aufzeichnung/Recording
Zusätzliche Sicherheit

Sonstige Hinweise:

Bitte geben Sie noch Ihre Kontaktdaten an:

Firma

Ihr Name (Pflichtfeld)

Ihre E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)

Telefonnummer (in jedem Fall angeben, wenn Sie einen kurzfristigen Terminwunsch haben)