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Realtime Collaboration ist, so modern es klingt, keine ganz neue Erfindung. Die “Zusammenarbeit in Echtzeit” ist schon seit Ende der Jungsteinzeit gebräuchlich.
Ein überaus erfolgreiches Modell also, das allerdings mit Einschränkungen der Mobilität auskommen muss: Es funktioniert nur so lange, wie sich alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe am selben Ort befinden. Dies stellte auch nach Ende der Steinzeit lange Zeit kein Problem dar, aber in einer zunehmend weltweit agierenden Ökonomie mit verteilten Teams wird die Ortsabhängigkeit zu einem echten Hindernis.
Bisher bildeten asynchrone Kommunikationsmittel wie Brief oder E-Mail das Rückgrat der geschäftlichen Kommunikation. Wer aber in Echtzeit kommunizieren wollte, musste auf das Telefon zurückgreifen, das wiederum nur eine sehr reduzierte Art der Zusammenarbeit erlaubt. Zusammenarbeiten heißt ja nicht nur sprechen und hören, sondern auch zeigen, sehen und lesen. Gerade auf operationeller Ebene stehen Dokumente, Arbeitsunterlagen, Pläne, Statistiken, Tabellen oder auch Fotos im Mittelpunkt der gemeinsamen Arbeit und an diesen kann man am Telefon nicht und per E-Mail nicht in Echtzeit gemeinsam arbeiten.
Für eine gemeinsame Arbeit müssen verteilte Teams wirklich gleichzeitig an ein und derselben Sache arbeiten können. Dafür musste man die Ortsgebundenheit letzten Endes in eigener Person aufheben – einer der Partner musste sich physisch zu den anderen begeben. Für manche Aufgaben mag das nach wie vor unerlässlich sein – weshalb Geschäftsreisen auch nicht aussterben werden. Für viele Aufgaben ist dieser physische Ortswechsel aber einfach unangemessen und ineffizient, denn das Verhältnis zwischen effektiver Arbeitszeit und der Zeit, die für An- und Abreise erforderlich ist, ist umso ungünstiger, je einfacher und alltäglicher die Aufgaben sind. Wenn man für jede noch so kleine Besprechung reisen muss, wird man diese Meetings zwangsläufig auf das Allernotwendigste beschränken. Und sich mit anderen Kommunikationsformen zufrieden geben müssen – also doch E-Mail statt Zusammenarbeit.
Die vom Internet geprägte Welt hat aber nicht nur einen enormen Bedarf an ortsunabhängiger Zusammenarbeit in Echtzeit hervorgebracht, sie bietet auch Technologien, mit denen sich die Anforderung bewältigen lässt. Video- und Webkonferenzen bringen heute ortsunabhängig virtuelle Teams zusammen und ermöglichen es, dass die Teilnehmer gemeinsam und zur gleichen Zeit an Dokumenten arbeiten, an Präsentationen, Kalkulationen oder Schriftstücken.
Bisher liegt bei Webkonferenzen der Fokus noch auf der Büroarbeit. Damit werden die Möglichkeiten der Realtime Collaboration allerdings bei weitem nicht ausgeschöpft. Denn auch in der Industrie lassen sich virtuelle Teams in Echtzeit zusammenführen. Etwa beim Support von Anlagen, wenn auswärtige Experten schnell in eine Problemlösung einbezogen werden. Sie können sich dabei direkt in die Anlagensteuerung einklinken, per Webkonferenz Informationen austauschen und ihren Kollegen vor Ort über die Schulter schauen. Der Kundendiensttechniker muss damit nicht extra anreisen, sondern kann sofort aus der Ferne tätig werden. Ein wertvoller Zeitgewinn, der ganz unabhängig von Reisekosten nicht hoch genug veranschlagt werden kann. Und auch in Fällen, in denen eine Servicetätigkeit unerlässlich ist, kann die Arbeit durch eine vorherige Problemklärung via Webkonferenz wesentlich effizienter werden: Der Techniker hat dann eben schon die richtigen Ersatzteile dabei, hat sich eventuell das nötige Know-how beschafft und weiß schon wo er ansetzen muss. Hersteller von wartungsintensiven Lösungen können ihren Kundendienst auf diese Weise sehr viel effizienter organisieren und ihren Kunden einen besseren Support anbieten. Da die Technik auf Basis des Webs funktioniert, benötigt man auch keine besondere Infrastruktur, mehr als einen PC braucht man nicht. Auch die Software wird über das Web genutzt, so dass man nichts installieren oder warten muss. Dementsprechend stehen die Kosten einer solchen Lösung in keinem Verhältnis zu denen eines Vor-Ort-Einsatzes.
Realtime Collaboration ist damit eine Antwort auf die sich ständig beschleunigenden Geschäftsprozesse, die ihrerseits von räumlichen Grenzen unabhängig sind.
Quelle: http://www.computerwelt.at/detailArticle.asp?a=129686&n=2&n2=5
Nicht nur die Forschung, auch die Lehre an deutschen Hochschulen soll in den nächsten Jahren internationaler werden. Die derzeitigen Modelle für den Austausch von Dozenten sind allerdings sehr aufwendig. Es werden jedoch Alternativen entwickelt wie z. B. Webkonferenzen für die Kommunikation zwischen Dozenten und Studierenden.
Deutsche Fachhochschulen sind deutlich weniger internationalisiert als vergleichbare Einrichtungen im Ausland. In Frankreich wird beispielsweise ein erheblicher Teil der Lehre von Auslandsprofessoren bestritten. Mittlerweile ist aber anerkannt, dass der Anteil internationaler Dozenten für die Hochschulen ein Qualitäts- und Differenzierungskriterium darstellt, das zukünftig noch an Bedeutung gewinnen wird. So forciert etwa Bayern über Zielvereinbarungen mit den Hochschulen die Internationalisierung der Lehre und schreibt hier auch fest, dass jede Fakultät mindestens einen Auslandsdozenten für ein Semester gewinnen und die Anzahl von Gastdozenten kontinuierlich steigern soll.
Klassischer Dozentenaustausch
Solche Zielvorgaben lassen sich mit dem klassischen Modell des Dozentenaustauschs allerdings nur schwer erfüllen. Hier verbringt ein Gastdozent ein komplettes Semester an einer Auslandshochschule und ist dort in die Lehre und möglicherweise auch in die Forschung eingebunden. Dieses Modell ist für Dozenten und Hochschulen mit erheblichen Problemen verbunden: Unterbringung, Betreuung durch die aufnehmende Hochschule, Kompensation des Lehrausfalls an der entsendenden Hochschule, Honorierung, mehrmonatige Trennung von Familie und sozialem Umfeld sowie die Eingliederung in die aufnehmende Hochschule usw. stellen Probleme dar, die sich nur mit erheblichem Aufwand bewältigen lassen. Neben hohen Kosten und aufwändiger Administration bedingt das Modell auch einen großen persönlichen Einsatz insbesondere von den Dozenten. Gerade besonders qualifizierte Dozenten mit umfangreichen Verpflichtungen an ihrem Heimatort werden davon eher abgeschreckt. Eine langfristige Zukunft hat dieses Modell dort, wo auf Grund politischer Bedingungen eine bewusste Förderung mit einer Minimierung administrativer Hemmnisse einhergeht.
Virtuelle Konferenzräume
Alternative Modelle ergänzen die klassische Präsenzvorlesung durch virtuelle Elemente. Voraussetzung dafür ist der Einsatz von Hilfsmitteln für Besprechungen und die Zusammenarbeit. Damit können sich Teilnehmer an Besprechungen in virtuellen “Räumen” treffen, sich am Bildschirm sehen, über Voice over IP hören, sowie Präsentationen halten und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Die erarbeiteten Dokumente, verwendeten Dateien und das simultan erstellte Protokoll wird allen Teilnehmern der Arbeitssitzung bei Abschluss des Treffens automatisch zugestellt. Die technischen Voraussetzungen für den Einsatz solcher Techniken sind sehr gering, Investitionen fallen kaum an, da das Equipment in den Hochschulen meist schon vorhanden ist.
Während Unternehmen sich dieser Techniken heute bereits auf breiter Front bedienen, besteht bei den deutschen Hochschulen hier noch erheblicher Nachholbedarf. Dabei lassen sich mit Webkonferenzen nicht nur Kosten einsparen, sondern auch die Kommunikationsfrequenz und -qualität erhöhen. Die Möglichkeiten reichen hier von Vorlesungen, an denen Studierende von zu Hause aus aktiv teilnehmen, bis zu sog. “Webstreams”, in die man zur Prüfungsvorbereitung noch einmal gezielt hinein hören kann (”lecture on demand”). Solche Angebote stoßen auf reges Interesse: Die Fakultät für Wirtschaftsingenieurwesen an der Hochschule München konnte im Weiterbildungsstudiengang “MBA and Engineering” bei einer Web-Vorlesung über ein komplettes Semester eine durchschnittliche Nutzungsrate von 20 Prozent erreichen.
Block-Austausch - virtuell plus real
Beim Modell “Block-Austausch” verbringt der Gastdozent eine begrenzte Zeitspanne von etwa drei bis 14 Tagen an einer Auslandshochschule und vermittelt in dieser Zeit den Inhalt seiner Vorlesung. Dabei können einzelne Vorlesungen auch auf bis zu drei Gastdozenten aufgeteilt werden. Bei gut organisierten Hochschulen ist mit der Präsenz vor Ort eine Vor- und Nachbereitung gekoppelt, die durch einen Vertreter der aufnehmenden Hochschule wahrgenommen werden muss. Mit diesem Austausch-Modell werden die meisten Probleme des klassischen Modells vermieden. Mit einer starren Vorlesungsplanung ist dieses Modell allerdings nur schwer zu kombinieren, es setzt ein leistungsfähiges Planungs- und Kommunikationssystem voraus, das eine tagesgenaue Planung der Vorlesungen, eine einfache Kommunikation der Termine und einen individuellen Vorlesungskalender für jeden Studierenden bereitstellen kann. Hierfür gibt es bewährte, webbasierte Systeme. Das Block-Modell eignet sich hervorragend als Basis für die Internationalisierung von Hochschulen. Zusammen mit webbasierten Hilfsmitteln für Besprechungen und die Zusammenarbeit wird es zukünftig die internationalisierte Lehre prägen. […]
Quelle: http://www.academics.de/wissenschaft/webkonferenzen_an_hochschulen_international_durch_virtualisierung_38761.html
Mit zwölf Tipps zeigt Cisco WebEx wie man Webkonferenzen erfolgreich und produktiv gestalten kann.
Webkonferenzen gehören mittlerweile zum Alltag, denn virtuelle Meetings sind überaus flexibel und effizient. In der Praxis verläuft jedoch nicht jede Webkonferenz erfolgreich. Die nachstehenden Tipps der Experten von Cisco WebEx zeigen, wie man Online-Meetings erfolgreich gestaltet.
1. Technik: Vor dem Start einer Webkonferenz sollten sich alle Teilnehmer mit der Technik vertraut machen. Das gesamte Equipment, die Software oder die Webcam müssen vorher ausprobiert werden, etwa in einer Test-Konferenz.
2. Weniger ist mehr: Die Zahl der Teilnehmer sollte auf sechs bis sieben, die Dauer einer Webkonferenz auf 90 Minuten begrenzt sein. Mehr ist manchmal nicht zu vermeiden, geht aber immer zu Lasten der Produktivität.
3. Verfügbarkeit: Beim Ansetzen von Webkonferenzen sollte der Einladende auf Zeitzonen und lokale Feiertage achten.
4. Ruhige Umgebung: Webkonferenzen sollten in einer ruhigen Umgebung stattfinden - Hintergrundgeräusche sind störend und irritierend; sie fallen vor Ort viel weniger auf als bei den via Web verbundenen Partnern.
5. Materialien: Alle für eine Webkonferenz benötigen Materialien - beispielsweise Bilder, Videos oder Texte - sollten vorher zusammengestellt werden.
6. Programm: Der Moderator sollte eine klare Agenda verwenden und während der Session immer wieder darauf Bezug nehmen.
7. Konzentration: Wenn man in einer Webkonferenz ohne Webcam die Partner nicht sehen kann, sollte man sich während der Session trotzdem nicht mit anderen Dingen beschäftigen, beispielsweise E-Mails bearbeiten. Auch halblaute Gespräche nebenbei stören.
8. Mit Namen melden: Wer sich in einem Online-Meeting ohne Webcam zu Wort meldet, sollte seinen Namen nennen. Andere Teilnehmer können Beiträge meist nicht aufgrund der Stimme zuordnen.
9. Teilnahme: Der Moderator sollte während einer Session in regelmäßigen Abständen bei allen Teilnehmern nach Beiträgen oder Meinungen fragen. Auf diese Weise kann er verhindern, dass einzelne Teilnehmer “abdriften”.
10. Kommunizieren statt monologisieren: Endlose Monologe führen unweigerlich dazu, dass die übrigen Teilnehmer sich gedanklich ausklinken. Hier muss der Moderator rechtzeitig eingreifen und gegensteuern.
11. Präsentationen: Die Grundregeln für Präsentationen müssen in Webkonferenzen besonders streng eingehalten werden:
12. Getränke: Kaffeetassen, Teetassen und Gläser dürfen nicht neben dem Mikrofon platziert werden, weil Klappern und Klirren die Webkonferenz stören können.
Wegen der Vulkanwolke sind unzählige Geschäftsreisen geplatzt und Meetings ausgefallen. Mit Videokonferenzen lässt sich das eine oder andere Meeting ersetzen. Die Anbieter von Videokonferenzsystemen wittern das große Geschäft. Der US-Grafikgigant Adobe lockt mit einem Gratisangebot.
Zehntausende Deutsche mussten erleben, wie die unsichtbare Vulkanwolke aus dem hohen Norden ihre Reisepläne zunichtemachte, mussten an Orten verharren, wo sie eigentlich nicht mehr sein wollten und suchten verzweifelt nach Mietwagen oder anderen Reisemöglichkeiten, um vielleicht doch noch an ihr Ziel zu kommen. Einiges Chaos herrschte; am Frankfurter Bahnhof prügelten sich Reisende gar, um die letzten verbleibenden Zugplätze zu ergattern.
Währenddessen saß Rico Hengstmann, Manager bei dem Konferenzanbieter Meetyoo in seinem Büro in Berlin und konnte die jüngste Laune der Natur einigermaßen entspannt verfolgen. Generell wachse das inzwischen 40 Mann starke Unternehmen sehr ordentlich, weil immer mehr Firmen auf Video- oder Telefonkonferenzen setzten, so Hengstmann. Nachdem wegen der Vulkanwolke weite Teile des europäischen Luftraums gesperrt wurden und unzählige Geschäftsleute nicht wie geplant zu ihren Meetings reisen konnten, sei die Nachfrage nun noch einmal angestiegen: Allein am Freitag dieser Woche habe man bei Telefonkonferenzen ein Plus von zehn Prozent verzeichnet.
Tatsächlich sind viele gestrandete Geschäftsreisende angesichts der Vulkanwolke spontan auf virtuelle Konferenzen umgestiegen, um ihre Meetings trotz reihenweise gestrichener Flüge abhalten zu können. Regus, ein führender Anbieter von innovativen Arbeitsplatzlösungen, vermeldete, dass die Buchungen für Videokonferenzen in Europa um zwölf Prozent angestiegen, in Großbritannien gar um 38 Prozent in die Höhe geschossen seien.
Der US-Softwareanbieter Adobe nutzte die Gunst der Stunde, um sich mit einem hübschen Gratisangebot in die Herzen potenzieller Kunden zu stehlen: Geschäftsreisende, die nicht wie geplant zu Terminen anreisen könnten, hätten die Möglichkeit, ihre Meetings kostenlos über das Webkonferenzsystem Adobe Connect online durchzuführen, ließ der Konzern mitteilen.
De facto erfreuen sich virtuelle Zusammentreffen bereits seit einigen Jahren wachsender Beliebtheit: Vor allem aufgrund des steigenden Kostendrucks, den viele Unternehmen gerade in Zeiten der Wirtschaftskrise verstärkt zu spüren bekommen, sind Video- oder Telefonkonferenzen ein gern genutztes Mittel, um die Reisebudgets der Firmen in einem erträglichen Maß zu halten.
Dem Verband Deutsches Reisemanagement zufolge nutzt ein Drittel der Verbandsmitglieder heute virtuelle Konferenzen, um Geschäftsreisen zu ersetzen. Weitere 20 Prozent setzen diese Instrumente explizit ein, um die interne Kommunikation zu verbessern. Globale Risiken wie die Wirtschaftskrise, Vogelgrippe oder auch Naturkatastrophen wie der Tsunami oder der jüngste Vulkanausbruch in Island tun ihr Übriges: „Gerade in instabilen Zeiten gewinnen virtuelle Meetings an Bedeutung, da sie den Firmen Planungssicherheit erlauben“, so Meetyoo-Manager Hengstmann.
Dass das Treffen per Telefon, Internet oder Video dem persönlichen Meeting auf Dauer wirklich den Rang ablaufen und damit dem Geschäft von Fluglinien oder Hotelanbietern empfindlich schaden könnte, glaubt Dirk Bremer, Präsident des Travel Industry Club, eines Netzwerks von Managern aus der Reise- und Luftfahrtindustrie, allerdings nicht: Auch wenn die Technik immer besser werde, blieben Face-to-Face-Treffen wichtig; Small Talks etwa, näheres Kennenlernen neuer Kollegen und Netzwerken seien eben nur im persönlichen Kontakt machbar.
Trotzdem werden sich Manager gedulden müssen, bis sie wie gewohnt zu ihren Terminen fliegen können: Wie lange die Ausnahmesituation anhält, ist nicht abzusehen. Experten rechnen schon jetzt damit, dass sie länger anhält als nach den Terroranschlägen 2001.
Quelle: http://www.morgenpost.de/web-wissen/article1293492/Vulkanwolke-treibt-Manager-in-virtuelle-Meetings.html
(http://www.web-collaboration.de/webkonferenzen/webkonferenzen-produktentwicklung-online/)
Die Zentrale in Deutschland, zwei Konstrukteure in den USA, der Zulieferer in Österreich und der Kunde ist sowieso ständig unterwegs und schlecht erreichbar: Die eigentliche Herausforderung in der heutigen Entwicklung ist weniger das Produkt, sondern vielmehr die Frage, wie man mit einem weltweit verteilten Team effizient und gut zusammenarbeiten kann.Â
Global agieren ist leichter gesagt als getan, wenn die Beteiligten für ein persönliches Meeting erst in den Flieger steigen müssen. Andererseits lassen sich viele Punkte am Telefon oder per E-Mail nur unzureichend klären – und die Effizienz bleibt auf der Strecke. Das wirkt sich besonders gravierend in der Produktentwicklung aus. Gerade hier ist Schnelligkeit gefragt, um ein neues Produkt ebenso früh wie ausgereift auf den Markt zu bringen und damit an der Spitze mitmischen zu können.Â
Virtueller MeetingraumÂ
Zahlreiche Unternehmen nutzen für die nahtlose Zusammenarbeit daher Webkonferenz-Software: Die Teilnehmer treffen sich mit wenigen Klicks im virtuellen Meetingraum und schauen sich gemeinsam Projektpläne oder Zeichnungen an. Gleichzeitig sind sie per VoIP oder Telefonkonferenz miteinander verbunden und können sich über eine Webcam sogar sehen. So können sie nun genau besprechen, wo Modifikationen notwendig sind. In Plänen oder in Tabellen werden Änderungen direkt eingetragen, so dass am Ende eine neue, verbindliche Version existiert. Die Dateien werden über einen Dateitransfer sofort an die Teilnehmer übermittelt.Â
In Entwicklungsprojekten sind Webkonferenzen auf drei Ebenen sinnvoll:Â
1. Im eigentlichen Konstruktionsprozess: Mit Zeigepfeil und integriertem Whiteboard können die beteiligten Entwickler in CAD-Zeichnungen punktgenaue Markierungen setzen, Ideen einbringen und Konstruktion damit weiterentwickeln. Â
2. In der Abstimmung mit dem Kunden: Die Projektleiter können die Lastenhefte mit dem Kunden nicht nur durchsprechen, sondern auch gleich gemeinsam editieren. Am Ende steht ein von beiden Seiten akzeptiertes Dokument. Eine Zusammenführung unterschiedlicher Versionen entfällt.Â
3. Im eigentlichen Projektmanagement: Im regelmäßigen Statusgespräch haben alle Beteiligten dasselbe Dokument vor Augen, so dass jeder sofort sieht, wer wofür verantwortlich ist. Fristen und Zuständigkeiten werden verbindlich und für alle sichtbar festgelegt – Missverständnisse sind wirksam ausgeschlossen.Â
Höhere Effizienz, mehr MarktvorteileÂ
Webkonferenzen bringen mehrere Vorteile mit sich: Je nach Projektgröße und Entfernung der Beteiligten kann das Unternehmen alleine an Reisekosten mehrere Tausend Euro sparen. Die Mitarbeiter wiederum können die gewonnene Zeit in die tatsächliche Entwicklung des Produkts investieren. Der weitaus größte Vorteil jedoch ergibt sich aus der höheren Effizienz: Dank der kürzeren Projektlaufzeit kann das Unternehmen mit dem neuen Produkt früher auf den Markt gehen und sichert sich dadurch klare Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz.
(http://www.pressebox.de/pressemeldungen/bitkom-bundesverband-informationswirtschaft-telekommunikation-und-neue-medien-ev/boxid-322724.html; 12.02.2010)
(pressebox) Berlin, 12.02.2010, Die Erfolgsgeschichte der green IT World 2009 möchte der BITKOM in Zusammenarbeit mit der Deutschen Messe AG und dem Bundesumweltministerium fortschreiben: 2010 wird das ganze Spektrum der grünen IT gezeigt. Der Bedarf für eine umfassende Leistungsschau der ITK-Industrie ist in den vergangenen Monaten weiter gestiegen: Denn Green IT bietet gerade in Krisenzeiten eine hervorragende Möglichkeit, Kosten zu reduzieren. Doch es geht nicht nur ums Geldsparen. Mit innovativen ITK-Technologien kann der Klimawandel eingedämmt werden. Deshalb ist die konsequente und umfassende Aufklärung zum Thema Energie- und Ressourceneffizienz für den Klimaschutz unerlässlich.
Im kommenden Frühjahr wird das Thema green IT in gewohnter Qualität aber erhöhter Intensität präsentiert. So wird es auf der “CeBIT green IT” 2010 die gleiche professionelle wie individuelle Betreuung geben. Das Konzept für 2010 sieht neben themenfokussierten Ausstellungsflächen wieder ein zentrales Forum vor, auf dem zum vierten Mal die Jahreskonferenz Green IT des Bundesumweltministeriums, des Umweltbundesamts und des BITKOM ausgerichtet wird. Für die richtigen Besucherströme zu den green IT-Lösungen sorgen Vortragsmöglichkeiten, Presseaktivitäten, High-Level-Diskussionsrunden, Veranstaltungen mit großen ITK-Anwendern, Besucherführungen und die Einbindung in das Partnerlandprogramm.Â
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(http://www.softwarevergleiche.de/content/vergleich-onlinemeetingswebkonferenzen_14)
Warum für jede Besprechung mit dem entfernten Geschäftspartner auf Geschäftsreise gehen? Weshalb aufwendig zum Kommilitonen fahren, um das Referat auszuarbeiten? Längst gibt es wunderbare, professionelle und preisgünstige Lösungen, um all dies online zu machen. So werden Fahrtkosten gespart, Zeit kann besser genutzt werden und jeder bleibt in seiner gewohnten Arbeitsumgebung.Â
Onlinemeeting/Webkonferenz: Die neue, bessere Art der BesprechungÂ
Die Geschäftswelt wächst, die Anforderungen werden stetig neu definiert. In einer solchen Zeit ist es wichtig, ständig mit Kunden oder Geschäftspartnern in Kontakt zu bleiben. Nicht immer reicht ein Telefonat oder eine E-Mail aus um ein Thema ausreichend zu besprechen. Ist der Firmensitz des Geschäftspartners oder des Kunden weit entfernt oder sogar auf einem anderen Kontinent, ist es nicht immer ohne weiteres möglich ein persönliches Meeting zu vereinbaren. Die Terminkalender sind nicht selten auf beiden Seiten voll gefüllt und allein die Suche nach einem passenden Termin kann dadurch schon aufwendig werden.Â
Gerade bei sehr engen Zusammenarbeiten an gemeinschaftlichen Projekten ist ein regelmäßiger Austausch aller Beteiligten essenziell um wirklich effizient zu arbeiten und das jeweilige Projekt voran zu bringen. Mit steigender Anzahl der Beteiligten sinkt hier die Effizienz einer Telefonkonferenz deutlich ab. Einen Ausweg bieten regelmäßige Geschäftsreisen zu Kunden und Partnern, die Folge sind jedoch stetig steigende Reisekosten. Besonders bei vergleichsweise „kurzen“ Meetings sinkt hier jedoch der Kosten – Nutzen – Faktor.Â
Einen Ausweg, der zugleich auch die anfallenden Reisekosten merkbar senken kann, bieten an dieser Stelle Online Meetings. Nicht nur für größere Unternehmen bieten sie eine interessante Alternative. Auch für mittelständische Unternehmen liegt in ihnen die Möglichkeit ständig mit jedem Ansprechpartner in Kontakt zu treten und effizient über die aktuelle Zusammenarbeit zu sprechen.Â
Geringe Kosten und räumlich ungebundenÂ
Doch die Vorteile von Online Meetings liegen nicht nur in ihren geringen Kosten. Die räumliche Ungebundenheit ermöglicht spontane Meetings zu jeder Zeit, unabhängig von der Fülle der beteiligten Terminkalender. Ein Online Meeting kann kurzfristig und ohne größeren Aufwand angesetzt und durchgeführt werden. Die hohe Effizienz des Online Meetings liegt dabei vor allem in der Verbindung einer Telefonkonferenz mit einer Präsentation, wie sie beispielsweise auch in persönlichen Meetings durchgeführt werden kann. Durch die bildliche Untermalung der jeweiligen Fakten und Argumente kann das Meeting von allen Beteiligten gut verfolgt und mitgestaltet werden. Die Ergebnisse des Meetings können dadurch trotz der räumlichen Entfernung mit denen eines persönlichen Meetings mithalten.Â
Durch die kostengünstige und zudem unkomplizierte Alternative der Webkonferenz können Gespräche deutlich öfter angesetzt werden und so das Voranschreiten des Projektes positiv beeinflusst werden. Auch enge Zeitpläne können bedeutend einfacher eingehalten werden. Selbst wenn das Team durch weitere Projekte auf verschiedene Orte verteilt ist, über ein Web – Meeting können dennoch die nächsten Schritte in anderen Projekten besprochen werden. Vor allen bei kurzfristigen und so nur bedingt vorhersehbaren Ereignissen kann ein so unproblematisches Meeting schnell die gröbsten und dringendsten Entscheidungen herbeiführen.Â
Die verschiedenen Möglichkeiten des Online Meetings stehen dabei schon heute den persönlichen Meetings in nichts nach. Egal ob spontane (Ad hoc), geplante (Scheduled) oder wiederkehrende (Recurring) Meetings, sie alle können auch als Online Meetings abgehalten werden. Nicht bei allen Anbietern der notwendigen Technik für Online Meetings hat man jedoch die Wahl zwischen allen drei Meeting – Formen, so dass die ggf. bereits im Vorfeld der Auswahl mit bedacht werden sollte.Â
Durch die hohen Standards im Hinblick auf die Sicherheit bei den einzelnen Anbietern, sinken die Einschränkungen für die online durchgeführten Meetings zusätzlich. Selbst Vertragsverhandlungen mit einem neuen Kunden oder auch einem weiter entfernt sitzenden Mitarbeiter sind durch die Sicherheitsmaßnahmen unbedenklich. Eine Vielzahl von angebotenen Funktionen macht das Online Meeting auch für die „internen“ Meetings eines Unternehmens interessant. Es muss immer weniger Rücksicht auf den aktuellen Standort der zwingend erforderlichen Teilnehmer für ein Meeting genommen werden. Dadurch erhöhen sich nicht nur die Möglichkeiten für die Durchführung des Meetings selbst sondern auch die Effizienz, was wiederum den Erfolg eines Projektes und damit den Erfolg des Unternehmens beeinflussen kann. «…»
(http://www.portel.de/nc/nachricht/artikel/42026-zew-unternehmen-senken-mit-green-it-die-betriebskosten/;18.01.2010)Â
Laut neuer Studie auch Produktivitätsgewinn und besseres UnternehmensimageÂ
Mannheim, 18. Januar 2010-09:30- Der Begriff Green IT umfasst neben der energieeffizienten und umweltschonenden Produktion und Entsorgung von Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) auch die Emissionsreduzierung durch die Nutzung von IKT. So nutzen mittlerweile mehr als die Hälfte der Unternehmen des Wirtschaftszweigs Dienstleister der Informationsgesellschaft beispielsweise Telefonkonferenzen, um Dienstreisen zu ersetzen. Eine ganze Reihe von Unternehmen greift hierzu auch auf Net-Meetings und Videokonferenzen zurück. Größter Vorteil von Green IT ist für die Unternehmen die Senkung der Betriebskosten, gefolgt von Effizienz- und Produktivitätsgewinnen sowie positiven Effekten für das Unternehmensimage. Dies ist das Ergebnis einer Umfrage bei den Dienstleistern der Informationsgesellschaft, die das Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) Mannheim, in Zusammenarbeit mit dem Verband der Vereine Creditreform, Neuss, im Dezember 2009 durchgeführt hat.Â
Der Wirtschaftszweig Dienstleister der Informationsgesellschaft umfasst die IKT-Dienstleister (Unternehmen der Branchen Software und IT-Dienste, IKT-Fachhandel sowie Telekommunikationsdienste) und die wissensintensiven Dienstleister (Unternehmen der Branchen Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung, Unternehmensberatung, Architekturbüros, technische Beratung und Planung, Forschung und Entwicklung sowie Werbung). „Während sowohl IKT-Dienstleister als auch wissensintensive Dienstleister die Senkung der Betriebskosten als größten Vorteil von Green IT bezeichnen, gehen ihre Ansichten bezüglich der weiteren Rangfolge auseinander“, sagt Miruna Sarbu, Wissenschaftlerin am ZEW. „So steht bei den IKT-Dienstleistern bei den Vorteilen der Nutzung von Green IT ein positives Ansehen des Unternehmens an zweiter Stelle während die wissensintensiven Dienstleiser Produktivitätseffekten und Effizienzgewinnen diesen Platz im Ranking zuweisen.“Â
Bei der Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien für Konferenzen und Besprechungen anstelle von Dienstreisen setzen die Teilbranchen der Dienstleister der Informationsgesellschaft ebenfalls unterschiedliche Akzente. So werden Telefonkonferenzen mit Abstand am häufigsten genutzt. Außer den IKT-Händlern geben alle Branchen an, am zweithäufigsten Dienstreisen durch Net-Meetings zu ersetzen. Auf Videokonferenzen wird, mit Ausnahme des IKT-Handels, in allen Teilbranchen am wenigsten zurückgegriffen. Die Telekommunikationsdienstleister nutzen alle drei Kommunikationsformen am stärksten, die Architekten am geringsten.Â