Der Markt für Videokonferenzen verzeichnet steigende Umsätze. Immer mehr Unternehmen nutzen die Technik, um Kosten zu sparen und Meetings möglichst effizient zu gestalten. Was beim Einsatz zu beachten ist, zeigt dieser Beitrag des Videokonferencing-Anbieters Lifesize.
Egal, ob Kundentermin, Expertenkonferenz oder Strategiemeeting – Verlauf und Erfolg solcher Gespräche hängen immer auch davon ab, dass man Mimik und Gestik der Gesprächspartner wahrnehmen und einschätzen kann. Dabei erweist sich vor allem die Bildqualität hochauflösender Videokommunikationslösungen mit HD-Technik als hilfreich.
Die folgenden Tipps zeigen, wie IT-Verantwortliche das geeignete System finden und am besten einsetzen.
Auf die Arbeitsumgebung achten
Bei Videokonferenzen ist auch die Arbeitsumgebung wichtig. Deshalb gibt es auch unterschiedliche Lösungen für verschiedene Umgebungen. Ein Besprechungsraum benötigt beispielsweise ein anderes Equipment als ein mobiler Nutzer oder die »kleine Lösung« für den Arbeitsplatz. Diese Umgebungsfaktoren sollte man vor dem Kauf eines Videokommunikationssystems beachten.
Mitarbeiter trainieren
Eine der größten Schwierigkeiten bei der Arbeit mit Videokonferenzsystemen ist es, Menschen das lockere Auftreten vor der Kamera beizubringen. Viele sind gehemmt, sobald sie aufgezeichnet werden. Kurze Trainings-Sessions sowie die Analyse von Mimik, Gestik und Körpersprache können zu einem ungezwungeneren Auftritt beitragen.
Überblick über Preis-Leistungs-Unterschiede verschaffen
Beim Kauf eines HD-Videokonferenzsystems sollte man sich nicht voreilig für einen Anbieter entscheiden. Es lohnt sich, zuvor die Angebote konkurrierender Händler und Hersteller zu vergleichen. Videokommunikationslösungen mit HD-Qualität sind bereits seit mehreren Jahren auf dem Markt. Die Anschaffungskosten für Videokonferenz-Produkte mit vergleichbarer Leistung variieren sehr stark.
Breitbandausbau nicht übereilen
Ehrgeizige IT-Manager investieren oft in mehr Bandbreite, um die Anforderungen multimedialer Inhalte wie Video on Demand und Videokommunikation zu erfüllen. Doch nicht alle Videokonferenzsysteme benötigen teure Breitbandverbindungen. Häufig reicht ein Internetanschluss mit einem Durchsatz von zwei Megabit pro Sekunde aus.
Praxisvorführung vereinbaren
In jedem Fall ist eine Vorführung beim Händler oder Hersteller ratsam. Nur so lassen sich die Qualitätsunterschiede zwischen hochauflösenden HD-Systemen und herkömmlicher Technik einschätzen.
Videokonferenzen sind stark im Rennen. Sie ersparen Ihnen nicht nur viel Zeit, sondern auch teure Reisekosten. Laut einer Cisco-Studie sehen die Deutschen diese Entwicklung sehr positiv an. Vor allem seit dem Vulkanausbruch Islands ist den Menschen bewusst geworden, wie empfindlich der Flugverkehr eigentlich ist.
Mit diesen 7 Tipps wird der maximale Erfolg Ihrer Videokonferenz garantiert.
Informieren Sie alle Teilnehmer rechtzeitig über den Termin und die Verbindungsdaten. Generell sollte die Videokonferenz eine Stunde beanspruchen. Bedenken Sie auch eventuelle Zeitverschiebungen.
Mit einer Agenda können sich die Teilnehmer ein besseres Bild über den Ablauf machen und sich optimal vorbereiten. Ordnen Sie die Punkte nach Wichtigkeit.
Sorgen Sie für einen idealen Hintergrund. Bestenfalls einfarbig blau, grün oder grau. Starke Kontraste sind hingegen genauso störend wie Pflanzen mit beweglichen Blättern. Platzieren Sie lieber etwas im Hintergrund, was die anderen erkennen lässt, aus welchem Land oder welcher Abteilung Sie kommen.
Achten Sie auf eine gleichmäßige Ausleuchtung. Es ist ungünstig wenn Licht-Spots auf dem Gesicht erscheinen.
Vermeiden Sie hallende Räume und minimieren Sie Hintergrundgeräusche. Schalten Sie z.B. Geräte die laut sind wie Drucker oder Klimaanlage ab, und schließen Sie die Fenster zur lauten Straße.
Platzieren Sie die Kamera über den Monitor. Ihre Gesprächspartner erhalten so den Eindruck, dass Sie angesehen werden.
Machen Sie wenn nötig eine kurze Einführung der Technik für alle Teilnehmer.
GoToMeeting mit HDFaces™ verändert die Zusammenarbeit im Geschäftsleben
Ab sofort ist Citrix® GoToMeeting™ mit HDFaces™ allgemein verfügbar. GoToMeeting mit HDFaces ist die preisgekrönte Webkonferenzlösung von Citrix Systems für High Definition (HD) Gruppen-Videokonferenzen für bis zu sechs Teilnehmer. Die neue Lösung wird die Art und Weise verändern, wie sich Menschen im Berufsalltag treffen und zusammenarbeiten.
GoToMeeting mit HDFaces kombiniert HD-Video-, Web- und Audiokonferenzen für ein beeindruckendes Nutzererlebnis. Dadurch können die Anwender mit nur einer Webcam und einer Internetverbindung Meetings mit Telepräsenzqualität abhalten. Mit der allgemeinen Verfügbarkeit von GoToMeeting mit HDFaces kann ab sofort jeder in den Genuss einer integrierten Online-Zusammenarbeit kommen. Mit einem Klick kann der Anwender schnell in eine neue Welt eintauchen und online jederzeit und von überall von Angesicht zu Angesicht mit Kollegen, Kunden und Partnern zusammenarbeiten. Die Anwender können die Lösung einfach und ohne vorherige Installation nutzen und so direkt hochauflösende Face-to-Face Meetings erleben. Für die meisten Menschen ist dies nach persönlichen Meetings die zweitbeste Möglichkeit der Zusammenarbeit. Die innovative Lösung verändert virtuelle Meetings und bietet neue Wege, wie lokal verteilte Arbeitsgruppen und Organisationen zusammenarbeiten können.
„GoToMeeting mit HDFaces ändert die Definition von Face-to-Face-Meetings von „einem Ort, zu dem man geht“ in „eine Sache, die man tut“, sagt Robert Gratzl, Managing Director VP & GM, EMEA bei Citrix Online. „Das ist der Kern von Telepräsenz für jeden und das Versprechen unserer HD-Erfahrung. Damit verändern wir den Markt – unsere Kunden werden davon profitieren.“
GoToMeeting mit HDFaces: Telepräsenz für Unternehmen jeder Größe
„HD-Videokonferenzen sind für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) bisher nicht realisierbar gewesen, obwohl es immer wichtiger wurde, Reisekosten zu reduzieren“, sagt Roopam Jain, Principle Analyst bei Frost & Sullivan North America Information & Communications Technologies Practice. „Ein 10.000 bis 30.000 Euro Telepräsenz-System ist keine gewinnbringende Lösung für ein KMU, das nach Möglichkeiten sucht, um Kosten zu sparen. HDFaces für GoToMeeting bietet eine qualitativ hochwertige SaaS-Alternative im schnell-wachsenden Videokonferenz-Markt und ist eine attraktive Option für Unternehmen jeder Größe, die HD-Videokonferenz erleben wollen, ohne ihren Finanzrahmen zu sprengen.“
Was ist neu:
Einfachster Weg, um eine HD-Videokonferenz zu organisieren oder daran teilzunehmen:Â Realitätsnahe Zusammenarbeit mit Web, Video und Audiokonferenz wird durch nur zwei einfache Klicks möglich.
Telepräsenz-Erlebnis für jedermann: Alle bestehenden GoToMeeting-Kunden und Nutzer einer Testversion können ab sofort HDFaces ohne zusätzliche Kosten verwenden. Bestandskunden müssen dazu lediglich nach Anmeldung zu ihrem Konto einem Link folgen, um HDFaces zu aktivieren. Eine 30-tägige kostenlose Testversion von GoToMeeting mit HDFaces finden Sie unter www.gotomeeting.com.
Keine speziellen oder proprietären Hardware-Konfigurationen und kein dedizierter Videokonferenzraum erforderlich: Anwender benötigen lediglich einen PC oder Mac, eine Webcam sowie einen Internetzugang und GoToMeeting. Mit der „Meet Now“-Funktion ermöglicht die Lösung ad-hoc Echtzeit-Zusammenarbeit von überall, ohne kostspielige Lösungen, die an einen Raum gebunden sind.
Multistream HD™ Technologie: Die höchste am Markt verfügbare Videokonferenzqualität aller Webkonferenzanbietern mit bis zu sechs Streams mit einer Auflösung von je 640p x 480p und einer Gesamtauflösung von maximal 1920p x 960p.
Screen-Sharing und HD-Videos: Die Streams der Videokonferenz sind in die Ansicht des übertragenen Bildschirms integriert, damit Teilnehmer gemeinsam an Dokumenten arbeiten und sich gleichzeitig sehen können, ohne dabei zwischen beiden Darstellungen hin und her zu wechseln. Das HD-Video-Erlebnis mit dem einstellbaren Zoom und der Größenanpassung sorgt für eine einfache und effiziente Nutzung für schnelle Konversationen und ganztätige Meetings. Wenn einzelne Teilnehmer Ideen präsentieren oder Feedback von Teammitgliedern einholen, können sie sich genauso verhalten, als ob sie zusammen an einem Tisch sitzen würden.
Video-Optimierung: Automatische Anpassung an Hardware und Netzwerk jedes einzelnen Anwenders, während Video, Ton und Bildschirm übertragen werden.
Skalierbarer Viewer und Layouts: Problemlose Anpassung an eine Vielzahl an Monitor- und Projektionskonfigurationen.
Warum es wichtig ist:
Moderne Arbeitsmodelle für eine verteilte Mitarbeiterschaft ermöglichen: Arbeitnehmer arbeiten zunehmend lokal verstreut und ihre Arbeit weitet sich immer mehr auch auf globale Kunden und Partner aus. Deshalb ist es für Unternehmen zu einer grundlegenden Anforderung geworden, das Arbeiten von überall auf jedem Gerät zu ermöglichen. Der einfache Zugang zu den besten Collaboration-Tools ist wichtig, um diesen neuen virtuellen Arbeitsmodellen zu genügen.
Einen besseren ROI erzielen: Die Kosten und Komplexität, die mit bestehenden Telepräsenz-Lösungen verbunden sind, haben es insbesondere für viele kleine und mittelständische Unternehmen bis jetzt nahezu unmöglich gemacht, Collaboration-Lösungen mit HD-Video einzusetzen, die eine natürliche und realitätsnahe Online-Zusammenarbeit bieten. Die Kosten für GoToMeeting mit HDFaces einschließlich des integrierten HD-Gruppen-Videokonferenz-Erlebnisses betragen lediglich 39 Euro im Monat. Das macht die Nutzung für jedes Unternehmen erschwinglich.
Qualitativ hochwertiges Video-Erlebnis ohne zusätzliche Kosten: Eine Lösung, die Video, Audio und Web kombiniert, mit der Teilnehmer nach nur einem Klick, ohne weitere Kosten oder erforderliches Zubehör und ohne vorherige Registrierung an einem Meeting teilnehmen können, vereinfacht Webkonferenzen und ermöglicht eine natürliche Echtzeitkommunikation. Keine der bestehenden Desktop-Videokonferenz-Lösungen verbindet so wie GoToMeeting mit HDFaces ein Telepräsenz-HD-Erlebnis mit einer einfachen Bereitstellung und Nutzung. Dadurch erfüllt GoToMeeting mit HDFaces die Anforderungen von Unternehmen an die interne und externe Online-Zusammenarbeit.
Verbesserte Produktivität mit persönlichen Cloud-Apps: GoToMeeting mit HDFaces steht für die Innovation und Leistung, die eine neue Generation cloud-basierter Anwendungen in unsere Arbeitsweise einbringen kann. Die Freiheit, ungebunden von einem Ort mit anderen zusammenzuarbeiten, steigert die individuelle Produktivität des gesamten Unternehmens.
Studie unter europäischen Führungskräften belegt zunehmende Reisetätigkeit bei rückläufigem Nutzen für das Geschäft
Eine Umfrage unter 400 Führungskräften in Europa unterstreicht den wachsenden Bedarf nach Face-to-Face Video Collaboration, um die Produktivität zu verbessern, die Reisekosten zu senken und eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen
Eine neue Studie verdeutlicht den Widerspruch, dass der Nutzen von Geschäftsreisen immer mehr abnimmt – gleichzeitig aber die Reisetätigkeit in Europa zunimmt. Einerseits beabsichtigt ein Viertel der befragten Führungskräfte, im Jahr 2011 noch häufiger zu reisen, andererseits stellt ein Drittel der Führungskräfte den Nutzen von Geschäftsreisen infrage und erläutert, dass es möglich wäre, auswärtige Meetings effektiver und effizient per Videokonferenz durchzuführen. Viele klagen zudem über die hohe berufliche und familiäre Belastung ihrer Reisetätigkeit – so u.a. das Verpassen von Geburtstagen und anderen Familienfeierlichkeiten.
Die Studie wurde von Polycom, Inc. (Nasdaq: PLCM), ein weltweit führender Anbieter von Unified Communications (UC), bei Coleman Parkes Research in Auftrag gegeben und ging u. a. einer von mehreren Ursachen dieses Widerspruchs nach: Etwa die Hälfte aller Kurzstreckenflüge wurde für Führungskräfte gebucht, die an mehr „regelmäßigen“ Besprechungen teilnehmen – Besprechungen, die eigentlich erfolgreich als Videokonferenz durchgeführt werden könnten. Das wäre kostengünstiger, zeitsparender und mit weniger Belastungen für Geschäftsabläufe und Privatleben verbunden. Umso erstaunlicher ist es, dass laut Studie eine verblüffend hohe Zahl von Unternehmen – nämlich vier von zehn – noch keine Videokonferenzsysteme implementiert hat; zumal diese von Führungskräften als viel zeitsparender und kostengünstiger angesehen wird.
Im Januar und Februar 2011 hat Coleman Parkes 400 Führungskräfte in Europa aus verschiedenen Branchen in Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern befragt. Der Schwerpunkt lag auf Führungskräften, die aus geschäftlichem Anlass häufig reisen. Zu den Befragten zählten Marketing-, IT und Vertriebsverantwortliche sowie COOs, Operation Directors und Senior Consultants.
Wesentliche Erkenntnisse: Auswirkung auf das Geschäftsleben
Die Hälfte (51 Prozent) aller Kurzstreckenflüge wird von Führungskräften für regelmäßige Meetings gebucht.
Ein Drittel (33 Prozent) der Führungskräfte stellt den optimalen geschäftlichen Nutzen ihrer Reisetätigkeit infrage.
Ein Drittel (33 Prozent) erklärt, dass viele Meetings auch als Videokonferenz durchgeführt werden könnten.
Nahezu die Hälfte (45 Prozent) ist davon überzeugt, dass ihr Unternehmen mit dem Einsatz von Videokonferenzen viel Geld sparen könnte.
Vier von zehn Führungskräften (40 Prozent) berichten, jährlich im Mittel zu 2,5 Besprechungen wegen Verkehrsbehinderungen verspätet einzutreffen.
Wesentliche Erkenntnisse: Auswirkung auf die Lebensqualität
Im Durchschnitt unternahmen die befragten Führungskraft im Jahr 2010 Â im Mittel sieben bis acht Inlandsflüge und sechs bis sieben internationale Flüge aus geschäftlichen Gründen.
Führungskräfte waren 2010 im Mittel 13 Tage unterwegs auf Kurzstreckenflügen.
Nahezu ein Drittel (30 Prozent) der Führungskräfte verbrachte 2010 drei Wochen außerhalb des Büros auf Geschäftsreisen.
Ein Viertel der befragten Führungskräfte klagte über flugbedingten Stress.
Einer von zehn Befragten gab an, den Hochzeitstag verpasst zu haben. Ein ebenso hoher Anteil gab an, den Geburtstag des eigenen Kindes verpasst zu haben.
Mit Blick auf den Widerspruch zwischen dem abnehmenden Wert und der zunehmenden Anzahl von Geschäftsreisen sowie der Unzufriedenheit der Führungskräfte mit ihrer derzeitigen, reiseintensiven Art und Weise, Besprechungen durchzuführen, macht die Studie den Bedarf nach einer besseren Herangehensweise deutlich. Videokonferenz- und Telepresence-Lösungen von Polycom verbessern die Produktivität und mindern Reiseaufwand, Abwesenheitszeiten und Stress. Aus der Studie geht hervor, dass Unternehmen erhebliche Vorteile aus einer beschleunigten Umstellung auf Videokonferenzsysteme ziehen können, wenn sie diese auf ihrer IT-Prioritätenliste als einen der relevanten Punkte ansiedeln.
Verizon erweitert sein Telepresence-Angebot: Eine Kooperation mit Tata Communications ermöglicht die Durchführung virtueller Geschäftsmeetings und Videokonferenzen weltweit über noch mehr Standorte hinweg.
Somit können Kunden von Verizon Videokonferenzen mit jedem beliebigen privaten oder öffentlichen Telepresence-Raum im so genannten Global Meeting Exchange von Tata Communications durchführen. Das derzeit größte globale Telepresence-Netzwerk umfasst öffentliche Räume in 31 Städten auf fünf Kontinenten. Die Infrastruktur stellt eine sinnvolle Ergänzung zum Telepresence-Angebot von Verizon dar, welches auf dem umfassenden globalen Private Internet Protocol Network-Service basiert. Umgekehrt stehen den Telepresence-Kunden von Tata Communications die Einrichtungen von Verizon für die Kommunikation mit Verizon Kunden offen.
Die Telepresence-Technologie bildet Interaktionen zwischen Menschen so realistisch ab, dass man das Gefühl hat, alle Beteiligten seien im selben Raum, obwohl sie unter Umständen hunderte oder gar tausende Kilometer voneinander entfernt sind. Telepresence kann als Ersatz für reale Meetings, bei denen die Teilnehmer persönlich anwesend sind, genutzt werden. Die Collaboration-Technologie reduziert den Zeitaufwand für Reisen ebenso wie die damit verbundenen Kosten. Zugleich verringern sich die durch Geschäftsreisen verursachten CO2-Emissionen.
Der erweiterte Service gestaltet die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Kunden, Zulieferern und Geschäftspartnern effizienter und wirtschaftlicher.
„Video ist das neue Sprachrohr für Unternehmen. Die Verfügbarkeit dieser Technologie nimmt permanent zu; sie passt sich an heutige Arbeitsweisen des Geschäftslebens an“, sagt Farooq Muzaffar, Vice President of Enterprise Network and Communications Solutions bei Verizon. „Firmen expandieren heute weit über die vier Wände ihrer Bürogebäude hinaus. Immer mehr Kunden wenden sich deshalb weiterentwickelten Collaboration-Tools wie Telepresence zu, um die Produktivität und Leistungsfähigkeit ihres Unternehmens zu beeinflussen.”
Die Kunden von Verizon und Tata Communications haben derzeit die Möglichkeit, Cisco TelePresence zur Durchführung von Telepresence-Meetings zwischen beiden Netzen zu nutzen. Ähnliche Vereinbarungen mit anderen Anbietern, um die Verfügbarkeit des Service weiter auszubauen, sind bereits in Planung.
Peter Quinlan, Vice President Integrated Business Solutions bei Tata Communications, sagt: „Wir begrüßen Verizon als Partner in unserem globalen Telepresence-Netzwerk. Carrier-übergreifende Verbindungen wie diese, eröffnen den Kunden ein breiteres Ökosystem für geschäftliche Telepresence-Anwendungen, das sie unabhängig von Netz- oder Serviceprovider miteinander verbindet. Telepresence wird so zu einem wahrhaft globalen Collaboration-Tool.”
Tata Communications ist ein weltweit führender Anbieter für Kommunikationslösungen. Mit einer Führungsposition in den Entwicklungsmärkten baut Tata Communications die Fähigkeiten und Domänenkompetenzen seiner fortschrittlichen Lösungen über sein globales und indienweites Netzwerk aus, um multinationalen Unternehmen, Serviceprovidern und indischen Kunden gemanagte Lösungen bereitstellen zu können.
Mit über dreißig Jahren Erfahrung ist Verizon ein führender Anbieter von Collaboration and Unified Communication-Services, durch die Unternehmen effizient zusammenarbeiten können, um so die Produktivität zu steigern und die mit Geschäftsreisen verbundenen CO2-Emissionen zu reduzieren. Verizon hält einige der derzeit fortschrittlichsten Meeting-Tools bereit, ergänzt von UC&C Professional Consulting Services, um so Unternehmenskunden zur bestmöglichen UC&C-Strategie mit Blick auf ihre spezifischen Anforderungen zu verhelfen.
Das System »TelePresence MX200« sei für mittelgroße Unternehmen gedacht und soll dafür Sorge tragen, dass mehr Firmen die digitale Gesprächstechnik nutzen, um Reisebudget und CO2-Fußabdruck zu schonen.
Damit sich auch Neueinsteiger mit dem Thema Videokonferenz-System anfreunden können, wurde das Modell MX200 vorsätzlich auf leichte Handhabung getrimmt. So dauere die Erstinstallation nur etwa 15 Minuten, verspricht Cisco. Automatik-Funktionen und eine intelligente Selbstkonfigurierung kürzen den Setup-Prozess enorm ab, so dass sich die IT-Administratoren darauf konzentrieren können, eine stabile Verbindung zum Netzwerk der Firma zu etablieren.
Anschließend können alle berechtigten Mitarbeiter den 42-Zoll-Bildschirm des Systems (1.920 x 1.080 Pixel) erreichen und HD-Videos abspielen, Konferenzaufzeichnungen durchgehen, Video-Telefonate führen oder eigene Besprechungen organisieren. Zum System gehören Präzisions-HD-Kamera, HD-Lautsprecher und auch ein TV-Modus. Ab Juli sei »TelePresence MX200« zum Paketpreis von 21.600 Dollar zu haben. Bei Mehrfachabnahme stellt Cisco Rabatte in Aussicht.
Der UC (Unified Communications) -Spezialist Polycom hat mit mehreren internationalen Serviceprovidern das Open Visual Communications Consortium (OVCC) gegründet.
Der UC (Unified Communications) -Spezialist Polycom hat mit mehreren internationalen Serviceprovidern das Open Visual Communications Consortium (OVCC) gegründet, um visuelle B2B-Kommunikation über Unternehmens-Firewalls und proprietäre Videoplattformen hinaus zu erweitern. Dadurch soll für Unternehmen, Behörden, Universitäten, Einrichtungen aus dem Gesundheitswesen und andere Organisationen der zeitlich und örtlich unbegrenzte Einsatz von Telepresence und Videokonferenzen ohne Netzherausforderungen möglich werden. Das OVCC wird laut den Informationen einen weltweiten standardbasierten visuellen Kommunikations-Exchange einführen. Anders als proprietäre Exchanges planen die OVCC-Mitglieder das gesamte Spektrum an Videosystemen – von immersiven Telepresence- und raumbasierten Systemen bis hin zu High- und Standard-Definition, gefolgt von Desktop-Clients und mobile Devices – zu unterstützen. »Der primäre Fokus der OVCC besteht in der Verbindung der geschätzt zwei Millionen standardbasierten VideoÂlösungen, die heute im Einsatz sind«, sagt Andy Miller, CEO von Polycom.
Laut eines Berichts von Forrester Research wird der Markt für Enterprise-UC weltweit von 3,75 Milliarden im Jahr 2010 auf 14,5 Milliarden Dollar im Jahr 2015 anwachsen. Die OVCC ist ab dem zweiten Halbjahr 2011 für neue Mitglieder offen, erste Lösungen sollen voraussichtlich Mitte 2012 gelauncht werden. Zu den Gründungsmitgliedern gehören unter anderem die Unternehmen AT&T, BT ConferenÂcing, Cable&Wireless Worldwide, Orange Business Services, Telefonica, Telstra und Verizon.
Die Technik existiert zwar schon eine ganze Weile, Videokonferenzen werden aber erst seit den letzten Jahren – höhere Bandbreiten und gesteigerte Netzwerkverfügbarkeit sei Dank – immer mehr zum Standard. Die Vorteile liegen auf der Hand: Unternehmen sparen Reisekosten sowie Zeit, entlasten die Umwelt und erhöhen die Produktivität.
Dienstagmorgen, 10:00 Uhr am Hauptsitz eines multinationalen Unternehmens in München: Der Vorstandsvorsitzende eröffnet das Strategiemeeting mit etwa 25 Managern der Unternehmensstandorte in China, Indien und den USA. Er beginnt mit einer Bildschirmpräsentation und übergibt anschließend das Wort an den Leiter der technischen Entwicklung, der den Prototyp eines neuen Produktes vorführt. Das Besondere an dieser Konferenz: Außer dem Vorstandsvorsitzenden selbst sitzt in München niemand mit im Raum. Alle anderen Teilnehmer sind per Videokonferenztechnik aus Shanghai, Bangalore und Palo Alto zugeschaltet. Die Teilnehmer der verschiedenen Standorte befinden sich in ihrem Videokonferenzraum und sitzen sich so einander virtuell gegenüber. Die Präsentation verfolgen sie auf einem separaten Bildschirm im Konferenzraum. Gestochen scharfe Videobilder, ein lebensechter Stereo-Audio-Sound und eine ausgefeilte Lichttechnik sorgen für die reale Vorstellung, das Gegenüber befände sich direkt im gleichen Raum. In dieser Atmosphäre können auch vertrauliche Dinge miteinander besprochen und wichtige Management-Entscheidungen gefällt werden.
Stark im Kommen
Im Grunde sind Videokonferenzen mittlerweile vergleichbar mit Telefongesprächen oder Telefonkonferenzen – mit dem großen Vorteil, dass sich die Gesprächspartner von Angesicht zu Angesicht gegenüber sitzen und gemeinsam an einem Dokument arbeiten können. Die Technik, die hier genutzt wird, existiert zwar schon seit einer ganzen Weile, hat aber erst in den letzten Jahren einen enormen Entwicklungssprung gemacht. Das liegt vor allem an den sehr viel höheren Bandbreiten, die heute dank der Liberalisierung der Telekommunikationsmärkte nahezu flächendeckend zur Verfügung stehen. Auch die Netzwerkverfügbarkeit hat sich in den letzten Jahren durchgängig erhöht. Und nicht zuletzt hat sich die Kostenentwicklung für Bandbreiten in den letzten Jahren für Unternehmen optimiert, so dass Videokonferenzen heute auch für kleinere Budgets durchaus erschwinglich sind.
Hinzu kommen weitere betriebliche Gründe, die zunehmend eine Rolle spielen: Einer der wichtigsten ist die Kosteneinsparung für Unternehmen, da durch Videokonferenzen keine Reisekosten für Flug und Hotel anfallen. In Zeiten steigender Energiepreise und Budgetkürzungen stellen Reisekosten einen erheblichen Kostenblock für Unternehmen dar, so dass diese sich heute gezwungen sehen, über Alternativen zu Geschäftsreisen wie eben Telefon- und Videokonferenzen nachzudenken. Gerade in der Zusammenarbeit zwischen internationalen Kunden und Projektteams sind Telefonkonferenzen aber auf Dauer kein gleichwertiger Ersatz für den persönlichen Kontakt. Gestik und Mimik als Teil der nonverbalen Kommunikation spielen insbesondere im internationalen Kontext eine nicht zu unterschätzende Rolle. Sie entscheiden nicht selten über Erfolg oder Misserfolg eines Gesprächs.
Videokonferenzen bieten sich deshalb überall dort an, wo die Notwendigkeit für den Ersatz von persönlichen Meetings oder mehr als nur eine Telefonkonferenz gesehen wird. Sie kommen der Realität durch ausgeklügelte Bild- und Übertragungstechnik erstaunlich nahe. Besonders die Highend-Videokonferenzlösungen, die der Markt inzwischen bereit hält, vermitteln ein äußerst reelles Gefühl für die Zwischentöne und Befindlichkeiten der Gesprächspartner. Dieser Eindruck wird insbesondere durch die verzögerungsfreie Übertragung von Bildern, Ton und Dokumenten mit brillanten Bildern in HD-Qualität erreicht. Den Teilnehmern, die sich mitunter am anderen Ende der Welt befinden, wird das Erlebnis vermittelt, einander direkt gegenüber zu sitzen. Das ist gerade im interkulturellen Kontext von großer Bedeutung. Telepre-sence-Systeme von den marktführenden Unternehmen Cisco, Tandberg und Polycom sorgen durch großdimensionierte Bildschirme, natürlichen Raumklang und identische Raumausstattungen für ein beinahe persönliches Begegnungserlebnis, bei dem selbst feinste Nuancen in Sprache und Bild erkennbar sind. Dokumente können nebenher in Echtzeit gemeinsam bearbeitet und Inhalte somit leichter erfasst werden.
