Der Videokonferenz- und Telepresence-Knigge: Wie man das Beste aus seinem Meeting herausholt
Verglichen mit weit verbreiteten Kommunikationstechnologien, wie Mobiltelefon, E-Mail und SMS, gibt es für Videokonferenzen bislang keine allgemein gültigen Verhaltensregeln. Ein paar Regeln wurden von Audiokonferenzen übernommen; so etwa, dass man seinen Gesprächspartner nicht unterbricht, dass man aufmerksam zuhört und dass man sein eigenes Mikrophon stummschaltet, solange man nicht das Wort hat.
Doch mit zunehmender Bedeutung der visuellen, on-demand Echtzeitkommunikation werden sich neue Standards für Videokonferenzen entwickeln und allgemein durchsetzen. Ungeachtet der Einflussnahme von Produktmanagern und Marketingleuten wird es letztlich vom kollektiven Empfinden der Nutzer abhängen, welche Standards sich etablieren werden. Solange bei Desktop-, Konferenzraum- und immersiven Systemen keine kritische Masse erreicht ist, lohnt es sich schon heute, gewisse Grundsätze zu beachten, damit Ihre Videokonferenzen für Sie und Ihre Kommunikationspartner zu einem positiven Erlebnis werden. Die wichtigsten Punkte finden Sie nachfolgend aufgelistet:
Setzen Sie sich ins rechte Bild
Nutzen Sie vor dem Anruf die „diesseitige“ Bild-in-Bild-Ansicht, um zu kontrollieren, wie Sie bei Ihrem Gegenüber auf dem Bildschirm erscheinen. Achten Sie darauf, dass Sie im Bild gut sichtbar sind, dass Ihre Umgebung gut ausgeleuchtet ist und dass der Hintergrund nicht ablenkt. Außerdem sollte Ihre Sichtlinie möglichst in einer Ebene mit Ihren Gesprächspartnern am anderen Ende verlaufen, also weder aufsteigend noch abfallend.
In immersiven Telepresence-Umgebungen werden fast alle diese Variablen bereits automatisch berücksichtigt. Sie brauchen also meistens nur noch auf Ihre Haltung zu achten. Befinden Sie sich im diesseitigen Raum mit mehreren Teilnehmern, dann achten Sie darauf, dass jeder im Bild gut sichtbar ist, ohne dass durch extremes Zoomen ein verzerrtes Bild entsteht.
„Ja, ich kann Sie jetzt hören“
Als nächstes sollten Sie die Lautstärke überprüfen, damit Ihre Stimme beim Aufbau der Verbindung zur Gegenseite oder zur Konferenz-Bridge deutlich hörbar ist und auch Sie Ihre Gegenseite gut hören können.
Möglicherweise haben die vorherigen Konferenzraumnutzer die Lautstärke für die Gegenseite angehoben oder abgesenkt oder sogar ihre eigene Seite stummgeschaltet. Die Einstellung auf eine mittlere oder etwas höhere Lautstärke ist im Allgemeinen für beide Seiten gut geeignet.
Aufmerksamkeit einfordern
Sobald Kamerawinkel und Eingangsfenster richtig eingestellt sind, sollten Sie sich konsequent auf die Konferenz konzentrieren. Wer ständig mit seinem Notebook beschäftigt ist, Telefonate führt oder mit jemandem außerhalb des Teilnehmerkreises spricht, verhält sich so wie jemand, der im öffentlichen Raum lauthals mobil telefoniert: Was einst üblich war, gilt heute als unhöflich. Videokonferenzen sind wesentlich persönlicher und interaktiver als Telefonate oder E-Mails. Hier kommt es besonders stark auf Aufmerksamkeit, Gestik und Mimik an.
Nachjustierungen vermeiden
Sobald die Videokonferenz begonnen hat, sollten Sie die Kamera möglichst wenig nachjustieren. Bestimmte Justierungen können aufgrund von Veränderungen in der Umgebung notwendig sein (z. B. wegen automatischer Ein-/Ausschaltung der Raumbeleuchtung, Veränderung der Geräuschkulisse oder erforderlicher Nahaufnahme einer Person während einer Präsentation). Unter dem Strich gilt aber, dass Korrekturen der Videoeinstellungen von der Gegenseite als unangenehm empfunden werden und den jeweiligen Sprecher aus dem Konzept bringen können.
Wenn Multipoint, dann Mikrophon stummschalten
Die Technologie in den Mikrophonen Ihres diesseitigen Videokonferenzsystems unterscheidet nicht zwischen maßgeblichen und unmaßgeblichen Geräuschen. Das System wird versuchen, vertrauliche Gespräche ebenso deutlich zu übertragen wie die eigentlichen Gesprächsthemen. In einer Multipoint-Konferenz mit drei oder mehr Teilnehmern ist es daher ratsam, das eigene Mikrophon stummzuschalten. Möchten Sie oder jemand anders aus Ihrer Runde das Wort ergreifen, klicken oder drücken Sie einfach auf die Mikrophontaste und schalten Sie das Mikrophon anschließend wieder stumm. Hinweis: Das eigene Mikrophon stummzuschalten ist besonders dann geboten, wenn Sie über Ihr Mobiltelefon zugeschaltet sind, da Funksignale besonders empfindlich auf statische Geräusche und Hintergrundgeräusche reagieren. Die übrigen Teilnehmer werden es Ihnen danken.
So als „sei man imselben Raum“
Wie bei allen Gesprächen von Angesicht zu Angesicht können Störgeräusche und Nebengespräche vom eigentlichen Konferenzthema ablenken. In einer virtuellen Gesprächsrunde kann dann leichter der Faden verloren gehen und die Konferenz könnte einen chaotischen Verlauf nehmen. Wegen der Unterteilung von Videokonferenzen in diesseitige und jenseitige Teilnehmer besteht die Gefahr, dass untergeordnete Themen die Oberhand gewinnen. Haben Sie zur Videokonferenz eingeladen, sollten Sie daher – ebenso wie in anderen Meetings – das Ziel, die Tagesordnung und mögliche Anlagen vorher austeilen, damit die Teilnehmer beim Thema bleiben. Sollten Sie zu einer Konferenz eingeladen werden, ohne dass eine Tagesordnung vorgelegt wurde, bitten Sie den Gastgeber zu Beginn darum, und schenken Sie ihm dann Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit.
Weitere Etikette, wie pünktliches Erscheinen (bei Videokonferenzen bedeutet das, dass Sie einige Minuten früher zugeschaltet sind, um Bild, Ton, Licht usw. zu prüfen), Gesprächspartner ausreden lassen, die Gesprächsreihenfolge einhalten, andere Teilnehmer begrüßen und zum Schluss der Konferenz um eine Zusammenfassung mit den nächsten Schritten bitten (sofern diese nicht bereitgestellt wird), sind Punkte, die Sie aus Ihren „realen“ Konferenzen kennen und sicherlich gerne übernehmen.
Autor : Kay Ohse, Area Sales Vice President Central EMEA, Polycom
Quelle: Polycom
Dank neuer Technik setzen sich Videokonferenzen im Alltag der Unternehmen durch. Nicht nur die Wirtschaftskrise und die Suche nach Alternativen zur teuren Dienstreise haben die Entwicklung beschleunigt, sondern auch die mittlerweile höhere Qualität von Bild und Ton.
Wenn Podolski, Lahm und Kießling in Südafrika ihre daheim gebliebenen Familien und Freunde vermissen, können sie sie in einer kleinen Kabine neben dem Mannschaftshotel Velmore Grand treffen. Dort hat der DFB nämlich einen Videokonferenzraum einrichten lassen, mit Kameras und großen Bildschirmen in HD-Qualität, verbunden mit der gut 8000 Kilometer entfernten Zentrale in Frankfurt. Auch in anderen Büros des Deutschen Fußball-Bundes stehen Videokonferenzsysteme, über die während der Vorbereitung auf die Weltmeisterschaft Teambesprechungen mit Funktionären, Trainern und Spielern abgehalten wurden.
Lange galten Videokonferenzen als Zukunftstechnologie, spielten im Alltag der meisten Unternehmen aber keine große Rolle. Doch nicht zuletzt die Wirtschaftskrise hat die Entwicklung der Videokommunikation in den vergangenen Jahren enorm beschleunigt. Die Reisebudgets sinken und die Unternehmen suchen nach Alternativen zu teuren und zeitaufwendigen Dienstreisen. „Natürlich können und sollen Videokonferenzen nicht alle persönlichen Gespräche und Treffen ersetzen“, sagt Sven Damberger, Geschäftsführer des Systemhauses Mobile Video Communication (MVC), das bereits rund die Hälfte der Dax-Unternehmen mit Videokonferenzanlagen ausgestattet hat. Gegenüber Telefongesprächen und -konferenzen bestünden aber klare Vorteile: „Videokonferenzen laufen viel konzentrierter ab, weil man zum Beispiel nicht wie am Telefon nebenher E-Mails lesen kann und sich dezentrale Projektpartner besser einbinden lassen. Und die Verständigung mit internationalen Gesprächspartnern ist durch die zusätzliche optische Komponente wesentlich einfacher und effizienter.“
Kaum noch ruckelnde Bilder
Der Hauptgrund für die zunehmende Akzeptanz von Videokonferenzen in Unternehmen ist aber die technische Entwicklung. Noch vor wenigen Jahren sorgten schlecht aufgelöste und ruckelnde Bilder, Systemabstürze und sekundenlange Verzögerungen bei der Übertragung eher für Ärger als für eine entspannte Gesprächsatmosphäre. Mittlerweile erzeugen hochauflösende Kameras und Bildschirme sowie Breitbandverbindungen die Illusion einer echten Konferenzsituation, auch über Tausende von Kilometern hinweg. Außerdem können mehrere Videokonferenzräume ebenso zusammengeschaltet werden wie die Computer einzelner Mitarbeiter, die so direkt von ihrem Arbeitsplatz oder von zu Hause aus über eine Webcam an den Gesprächen teilnehmen können. Die Teilnehmer können Präsentationen und Dokumente gemeinsam betrachten und bearbeiten, die Videokonferenzen können aufgezeichnet und im Nachhinein zum Beispiel auf dem iPhone angeschaut werden. „Unsere Kunden sagen uns, dass das die Arbeitsweise in ihren Unternehmen völlig verändert“, sagt Michael Ganser, der Vorsitzende der Geschäftsführung von Cisco in Deutschland. Seit drei Jahren ist Cisco mit hochwertigen Videokonferenzsystemen, den sogenannten Telepresence-Systemen, auf dem Markt - und trifft auf große Nachfrage.
„Eigentlich sind Videokonferenzen ein altes Thema, aber in dem Markt war lange Zeit nur wenig Innovation. Mittlerweile ist Telepresence die am schnellsten wachsende Technologie, die wir je hatten“, sagt Ganser. „Und Exportweltmeister Deutschland liegt bei der Annahme dieser Technologie ganz weit vorn.“ Bis zum Ende des Jahres will Cisco in Deutschland zusammen mit der Telekom 100 Videokonferenzräume einrichten. Weltweit ist die Zahl der Bestellungen im dritten Quartal des laufenden Geschäftsjahres um 50 Prozent höher als im gleichen Vorjahreszeitraum. Und für das kommende Geschäftsjahr erwartet das amerikanische Unternehmen, das 2009 den norwegischen Weltmarktführer Tandberg aufgekauft hat, ein Wachstum von 24 bis 26 Prozent im Geschäftsbereich Videokonferenzen. Konkurrent Polycom vermeldete im ersten Quartal 2010 den höchsten Konzernumsatz aller Zeiten und in den vergangenen Monaten ist nach Angaben des Unternehmens die Nachfrage nach Videokonferenzsystemen noch einmal sprunghaft angestiegen. MVC rechnet in diesem Jahr mit einem Wachstum von mindestens 20 Prozent, und auch Siemens Enterprise und T-Systems sprechen von einer positiven Entwicklung.
Hohe Anschaffungskosten
Eine Einstiegshürde, gerade für mittelständische Unternehmen, sind die Anschaffungskosten, die für Zweipersonensysteme mit 52-Zoll-Bildschirmen zwischen 10.000 und 15.000 Euro liegen, für komplett eingerichtete Videokonferenzräume aber schnell in den sechsstelligen Bereich steigen können. Deshalb bieten die Hersteller und Systemhäuser seit einiger Zeit auch Mietmodelle an. So kann beispielsweise ein Bildschirm und eine Kamera für ein bis zwei Gesprächsteilnehmer inklusive der notwendigen Breitbandverbindung für rund 2000 Euro pro Monat gemietet werden. „Das entspricht in etwa den Kosten von drei Flügen im Monat“, sagt Michael Ganser. „Kein anderes IT-Produkt hat einen so schnellen Return on Investment.“
Für einzelne Sitzungen können Unternehmen auch komplett eingerichtete Videokonferenzräume buchen, wie sie derzeit zum Beispiel die deutsche Telekom zusammen mit Cisco in mehreren deutschen Hotels einrichtet. Der Dienstleister Regus betreibt rund 2500 Konferenzstudios in 115 Ländern, in Deutschland sind es 55. Die durchschnittliche Zahl der Buchungen lag nach Unternehmensangaben 2009 um 22 Prozent höher als im Jahr zuvor. Und als Mitte April 2010 die Asche des isländischen Vulkans Eyjafjallajökull den Flugverkehr in Europa lahmlegte, schnellten die Buchungen der Räume in Deutschland um 290 Prozent in die Höhe.
Ein Nachteil der Videokonferenzen ist derzeit noch die mangelnde Kompatibilität der Systeme verschiedener Hersteller und Dienstleister untereinander, so dass Unternehmen beispielsweise nicht problemlos mit Geschäftspartnern in Verbindung treten können. Doch Michael Ganser von Cisco ist sich sicher, dass sich das bald ändern und den Trend zur Videokommunikation weiter beschleunigen wird.
Teliris kündigt erste Panorama-Telepräsenzlösung für Desktops an, die Einzelnutzern ein reibungsloses und immersives Konferenzerlebnis bietet.
Teliris , weltweit führender Anbieter vollständig verwalteter Telepräsenz- und Collaboration-Lösungen, kündigte heute die weltweit erste Telepräsenzlösung an, die ein natürliches, intuitives Erlebnis am Desktop bietet, indem sie einzelne Teilnehmer in Konferenzumgebungen nahtlos, zuverlässig und sicher miteinander verbindet.
Die Teliris NanoEX Telepresence(TM)-Lösung beruht auf einem gebogenen Bildschirm, in dem die patentierte und hochpräzise Augenkontakt-Technologie von Teliris eingesetzt wird. So wird allen Teilnehmer ein reibungsloses Konferenzerlebnis ermöglicht.
Die flexible Lösung bietet ein Multipoint-Erlebnis mit durchgehender Präsenz sowie eine Voice-Switched-Option für grosse Konferenzen, ist ausserdem leicht zu bedienen und lässt sich ohne grossen Aufwand wirksam einsetzen.
“Jede Teliris-Lösung ist speziell so gestaltet, dass unabhängig von der Grösse des Raumes ein wirkliches Eintauchen gewährleistet werden kann. Dies gilt sowohl für grosse Räumlichkeiten als auch für Systeme mit kleinem Formfaktor”, erklärt Marc Trachtenberg, CEO und Mitgründer von Teliris. “Diese neue Lösung bietet genau das - sie überträgt das massstabsgetreue und organische Gefühl, in einem Raum tatsächlich anwesend zu sein, problemlos auf den Desktop. So können Unternehmen auf der ganzen Welt ihre flexiblen Arbeitspraktiken weiter vertiefen.”
Teliris NanoEX Telepresence ist mit der kompletten Baureihe der Teliris Telepräsenzlösungen kompatibel und kann ausserdem mit allen traditionellen Videokonferenz- oder Telepräsenzsystemen eingesetzt werden. Unter Einbeziehung eines Laptops oder eines zusätzlichen separaten Teliris InterACT Presentation(TM)-Bildschirms lassen sich zudem Präsentationen vorführen und anschauen.
Teliris NanoEX Telepresence wird im September 2010 erhältlich sein.
Allianz will Zusammenspiel von Unified-Communications-Lösungen verbessern
Eine Gruppe um HP, Juniper, Microsoft, Logitech/LifeSize und Polycom hofft, den UC-Markt mit zertifizierten Produkten anzutreiben.
Beim Thema Unified Communications ist nach wie vor das Zusammenfügen einzelner Bausteine von verschiedenen Herstellern zu einer Gesamtlösung die größte Herausforderung. Um dieses Problem besser in den Griff zu bekommen, haben jetzt mit HP, Juniper, Microsoft, Logitech/LifeSize und Polycom fünf führende Hersteller das Unified Communication Interoperability Forum (UCIF) ins Leben gerufen. Zu den bislang gewonnen Mitgliedsfirmen zählen außerdem Acme Packet, Aspect, AudioCodes, Broadcom, BroadSoft, Brocade, ClearOne, Jabra, Plantronics, Radvision, Siemens Enterprise Communications und Teliris.
Ziel des UCIF ist es, auf der Grundlage gemeinsamer Standards ein reibungsloses Zusammenspiel der UC-Hardware- und Softwarelösungen verschiedener Hersteller und Cloud-Service-Provider sicherzustellen und auf diese Weise die Voraussetzungen für eine nahtlose Kommunikation und Interaktion zwischen Unternehmen und Verbrauchern zu schaffen. Zu diesem Zweck will das UCIF in den nächsten drei Jahren UC-Produkte auf ihre Interoperabilität mit anderen Lösungen zu testen und entsprechende Zertifikate zu vergeben. Die mit dem Logo “UCIF-zertifiziert” ausgestatteten Produkte sollen helfen, Risiko und Komplexität bei der Implementierung zu reduzieren und so dazu beitragen, dass der stark fragmentierte UC-Markt sein prognostiziertes Wachstumspotenzial ausschöpfen kann. So prognostiziert etwa Forrester dem Bereich bis 2015 ein Potenzial von 14,5 Milliarden Dollar.
Neben - beziehungsweise noch vor - der Zertifizierung haben die UCIF-Mitglieder die Möglichkeit, gemeinsame Interoperabilitäts-Tests vorzunehmen. Sie sparen sich damit Zeit und Kosten für den Aufbau einer eigenen Testplattform, Produkte erreichen so eventuell früher Marktreife. Eigene Standards will das UCIF nach eigenen Angaben jedoch nicht entwickeln, allerdings “Profile”, die beschreiben, wie bestimmte Spezifikationen implementiert werden.
Zu Beginn hat die Allianz angekündigt, sich den vielfältigen Video- und Telepresence-Lösungen im Markt zu widmen, die häufig nicht plattformübergreifend funktionieren. Besondere Beachtung sollen dabei die genutzten Signal Planes, Video-Codeces und -Protokolle, die Konfiguration der Endpunkte sowie die Methoden zum Passieren der Firewall (Ports) finden.
Spätestens beim Thema Videoconferencing fällt auf, dass in der Allianz neben Avaya und IBM noch mindestens ein wichtiger Player fehlt - der Netzwerkriese Cisco, der nach der Tandberg-Übernahme nun auch das Preissegment unterhalb seiner mächtigen Telepresence-Lösungen bedient. Aktuell ist das Fernbleiben der US-Company angesichts der langen Entscheidungszyklen in großen Organisationen und der erst vor kurzem erfolgten Formierung des UCIF allerdings noch kein Thema und sollte nicht überbewertet werden. Sollten sich jedoch Cisco und Avaya entscheiden, dem Forum fernzubleiben, hätte die Initiative nur beschränkten Nutzen für Unternehmen.
Der Kauf des Videokonferenz-Anbieters Tandberg ist abgeschlossen. Das teilte Cisco mit. Dieser hatte das norwegische Unternehmen im Oktober 2009 für 3,3 Milliarden Dollar übernommen.
Martin de Beer, verantwortlich für Ciscos sogenannte “Emerging Technologies Business Group”, wozu der Netzwerker auch Videokonferenzsysteme zählt, erklärte in einer Telefonkonferenz, bereits ein Drittel des weltweiten Marktes für Videokonferenz-Systeme werde von den beiden Firmen gehalten. Damit sei Cisco keineswegs zufrieden: Nachdem dieser Markt sich jetzt vielversprechend entwickle, rechne das Unternehmen damit, sich als Marktführer zu behaupten und weiterzuentwickeln. Dafür werde unter anderem der frühere Tandberg CEO, Fredrick Halvorsen, sorgen. Er leitet die “Telepresence Technology”-Abteilung.
Das Mantra der Videokonferenzen für Unternehmen predigt Cisco seit der Einführung seines Videokonferenzsystemes “Telepresence”. De Beer sagte zum Beispiel, innerhalb der nächsten fünf Jahre würden 90 Prozent des Internetverkehrs durch Videos erzeugt werden. Er folgte damit ganz der Argumentation seines Chefs, Cisco-CEO John ChambersDe Beer erklärte weiter, Cisco-Partner hätten nunmehr “eine phantastische Möglichkeit”, ihr Portfolio zu erweitern. Die Integration sorge zudem dafür, dass die verteilten Ressourcen für den Channel - Reseller und Distributoren - gebündelt werden könnten. Cisco werde binnen 90 Tagen dafür sorgen, dass seine Systeme mit denen von Tandberg “nahtlos” zusammenarbeiten könnten. Eine komplette Integration der Plattformen versprach der Manager spätestens in 18 Monaten. […]
