1. Vorbereitung der Telefonkonferenz durch den Moderator
- Erstellen Sie eine Teilnehmerliste.
- Stimmen Sie mit den Teilnehmern den Termin und die voraussichtliche Dauer der Telefonkonferenz ab. Achten Sie bei internationalen Telefonkonferenzen auf mögliche Zeitverschiebungen.
- Stellen Sie die Kernthemen und -fragen in einer Agenda zusammen, anhand derer die Telefonkonferenz geführt werden soll.
- Legen Sie die Sprache fest, auf der die Telefonkonferenz geführt werden soll. Telefonkonferenzen mit internationalen Teilnehmern werden meist in Englisch abgehalten.
- Klären Sie die technischen Komponenten: Besorgen Sie sich die notwendigen Zugangsdaten wie Einwahlnummer und PINs. Klären Sie außerdem vorab, ob die Telefonkonferenz mitgeschnitten werden soll und besondere Sicherheitsvorkehrungen benötigt werden.
- Legen Sie die Rollenverteilung fest: Wer moderiert das Gespräch, wer wird direkt angesprochen, wer ist nur Zuhörer?
- Klären Sie vorab, ob bestimmte Unterlagen (Verträge, frühere Kampagnen, Protokolle) erforderlich sind.
- Überprüfen Sie, ob Sie während der Telefonkonferenz ohne Visualisierung auskommen. Eine Möglichkeit ist, dass Sie alle Unterlagen vorher an die Teilnehmer versenden, die sie dann während der Telefonkonferenz einsehen können. Im Gegensatz zum Präsenzmeeting sehen die Teilnehmer aber nicht, auf welchen Teil der Unterlagen Sie sich beziehen. Jedes Mal, wenn Sie einen bestimmten Teil der Unterlagen erläutern, müssen Sie diesen eindeutig benennen. Ist eine Visualisierung sinnvoll, ist dies mit einer integrierten Webkonferenz möglich. So können Sie Ihren Teilnehmern ganz einfach über Ihren PC verschiedene Dokumente und Programme am Bildschirm zeigen und auf Wunsch auch gemeinsam weiterentwickeln.
- Stellen Sie alle notwendigen Daten (Termin, Einwahl-PIN, Gesprächs-Agenda, Konferenzsprache, Rollenverteilung, evtl. benötigte Unterlagen) in einer finalen E-Mail zusammen, die Sie rechtzeitig an alle gewünschten Gesprächsteilnehmer versenden.
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2. Einwahl der Konferenzteilnehmer
…von zu Hause
- Wenn Sie sich von zu Hause aus einwählen, ziehen Sie sich nach Möglichkeit in einen Raum zurück, in dem Sie ungestört sind.
- Die Küche ist kein geeigneter Raum, um an einer Telefonkonferenz teilzunehmen. Nebengeräusche wie z. B. laufendes Wasser sind sehr leicht zu hören und werden als störend empfunden.
- Versuchen Sie auch, Haustiere außer Reichweite zu halten, um Störungen durch sie zu vermeiden.
- Schalten Sie nach Möglichkeit Ihr Telefon stumm, wenn Sie nicht sprechen.
…vom Mobiltelefon
- Versuchen Sie, sich während der Telefonkonferenz an einem Ort aufzuhalten, damit Sie nicht den Empfang verlieren, während Sie sprechen.
- Bitte bedenken Sie, dass die Kommunikation über Mobiltelefone weniger sicher ist, als die Kommunikation über das Festnetz.
 3. Verhalten der Teilnehmer während der Telefonkonferenz
- Machen Sie sich unbedingt Gesprächsnotizen, um auch im Nachhinein den besprochenen Inhalt nachvollziehen zu können.
- Generell gilt: Sprechen Sie in einer Telefonkonferenz deutlicher und langsamer, als Sie es in einem Präsenzmeeting tun würden. Damit gleichen Sie einen Teil der reduzierten Sprachqualität aus.
- Rechnen Sie insbesondere bei größeren Entfernungen mit einer Sprach-Verzögerung und machen Sie entsprechend ausreichende Pausen.
- Halten Sie sich an die festgelegte Rollenverteilung und das, was der Moderator sagt. Unterbrechen Sie nicht, sondern lassen Sie die Sprechenden grundsätzlich ausreden.
- Bitte beachten Sie, dass Audiokonferenzsysteme sehr empfindlich sind und selbst die kleinsten Geräusche registrieren, auch das Tippen auf einer Tastatur. Deshalb sollten Sie Ihr Mikrofon mit *6 auf Ihrer Telefontastatur stumm schalten, wenn Sie nicht sprechen.
4. Verhalten des Moderators während der Telefonkonferenz
- Der Moderator sollte viele Dinge, die in einem Meeting visuell übermittelt werden, durch Kommentare verdeutlichen. Dies beginnt damit, dass er jeden einzelnen Teilnehmer begrüßt und jedes Mal, wenn sich ein neuer Teilnehmer hinzuschaltet, sagt, wer bereits in der Telefonkonferenz ist. Auf diese Weise wird für alle Teilnehmer „sichtbar“, wer sich in der Telefonkonferenz befindet.
- Starten Sie mit einem leichten Smalltalk. Er schafft auch über nationale und sprachliche Grenzen hinweg eine angenehme Gesprächsatmosphäre für alle Teilnehmer.
- Teilnehmer können nur an der Stimme erkennen, wer spricht. Geben Sie allen die Gelegenheit, etwas zu Beginn der Telefonkonferenz zu sagen. So können Sie prüfen, ob der Teilnehmer gut zu verstehen ist. Falls der Teilnehmer zu leise ist, bitten Sie ihn, näher an das Mikrofon zu kommen. Bitten Sie jeden Teilnehmer außerdem, vor seinem Wortbeitrag seinen Namen zu nennen. Erst dann, wenn sich alle an der Stimme erkennen, kann dies wegfallen.
- Sie sehen in einer Telefonkonferenz nicht, wenn sich ein Teilnehmer zu Wort melden will. Wenn Sie eine Telefonkonferenz leiten, dann fragen Sie immer ausdrücklich nach der Wortmeldung und warten dann einige Sekunden, bis sich Teilnehmer melden.
- Da die Teilnehmer sich nicht sehen, merken sie auch nicht, wenn zwei gleichzeitig beginnen zu reden. Bei Punkten, zu denen Sie mehrere Wortmeldungen erwarten, fragen Sie immer nach den Wortmeldungen und geben dann jedem einzelnen Teilnehmer das Wort.
- In der Telefonkonferenz fehlt der Blickkontakt. Diesen müssen Sie dadurch ersetzen, dass Sie die Teilnehmer immer mit Namen ansprechen, wenn Sie sich direkt auf einen Beitrag dieses Teilnehmers beziehen.
- Weisen Sie alle Teilnehmer darauf hin, ihr Telefon bei vorübergehender Abwesenheit nicht auf „on Hold†zu schalten – besonders nicht, wenn eine Warteschleifenmusik hinterlegt ist. Andernfalls hören dann alle Teilnehmer der Konferenz die Musik oder andere Ansagen.
- Wenn Sie während Ihrer Telefonkonferenz Hilfe benötigen, wählen Sie bitte „0#“. Sie werden dann mit einem unserer geschulten Operator verbunden, der Ihnen gern weiterhilft.
- Hören Sie konzentriert zu und erkennen Sie Ablehnung, Ärger oder Probleme auch zwischen den Zeilen. Gerade in einer fremden Sprache entstehen oft Missverständnisse. Sprechen Sie diese gegebenenfalls an.
- Wiederholen Sie Zwischenstände der Diskussion. Dies hat die gleiche Funktion wie eine Visualisierung in einem Meeting. Für alle Teilnehmer wird das Erreichte nochmals deutlich hörbar gemacht. Vergegenwärtigen Sie sich immer, was Sie und die anderen Teilnehmer im Gegensatz zu einem Präsenzmeeting alles nicht sehen. Ihre Aufgabe als Leiter einer Telefonkonferenz ist es, dies in Worte umzusetzen, um es so für alle präsent zu machen.
- Fassen Sie abschließend für alle hörbar die Zwischen- und Endergebnisse noch einmal zusammen, erklären Sie die Besprechung für beendet und verabschieden Sie sich.
TIPP: Übersenden Sie einen Tag nach Ihrer Telefonkonferenz allen Beteiligten ein Protokoll der Telefonkonferenz.
Quelle:Â http://www.meetyoo.de/telefonkonferenz/dokumente/konferenz-knigge/
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