„Lync-in-a-Box“ verhilft Untenehmen zum schnellen und kostengünstigen Einsatz von Unified Communications
Hallbergmoos, 23. Februar 2011 – Polycom, Inc. (Nasdaq: PLCM), ein weltweit führender Anbieter im Bereich Unified Communications (UC) und Microsoft Gold Certified Partner, präsentiert auf der CeBIT 2011 sein umfassendes, standardbasiertes Portfolio an Sprach- und Videolösungen für Microsoft Lync Server 2010. Die Polycom HDX Telepresence-Systeme und die Polycom Intelligent Infrastructure bilden die branchenweit erste Telepresence-Lösung, die konsequent auf maximale Leistung mit Lync ausgelegt ist.
„Lync-in-a-Box“ ist eine gebrauchsfertige Unified Communications-Lösung, mit der Unternehmen schnell, kostengünstig und mit geringem Aufwand ihre Kommunikation optimieren können. Zwei Paketvarianten stehen dazu ab Anfang März bereit: Dabei ist das eine Paket für den Bedarf mittelständischer Unternehmen mit mehr als 250 PC-Nutzern optimiert, die mit Lync ihre bestehende Telefonanlage funktional und zukunftssicher ergänzen oder ersetzen möchten. Das zweite ist auf die Anforderungen von Großkunden ab 500 PC-Nutzern ausgerichtet. Diese können das Lync-Starterkit in Pilotprojekten einsetzen und so die Unified-Communications-Plattform im Praxisbetrieb testen.
Polycom liefert für das jetzt erhältliche erste Lync-Starterkit die UC-Geräte aus der CX-Serie sowie das einzige für Lync optimierte Polycom CX3000 IP-Konferenztelefon auf dem Markt. Weitere Partner von Microsoft „Lync-in-a-Box“ sind Dialogic, Ferrari electronic und Jabra.
Polycoms standardbasierte Lösungen für Video, Telepresence, Services, Sprache und Anwendungsintegration bauen auf der gesamten Produktivitätsplattform von Microsoft auf. Sie tragen zu einer höheren Flexibilität und Schnelligkeit in der geschäftlichen Kommunikation bei, erhöhen damit Effizienz und Effektivität im IT-Management, verbessern die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens, senken die Gesamtkosten und bewirken folglich einen schnelleren ROI.
Polycom und Microsoft verfolgen gemeinsam das Ziel, produktivitätssteigernde Lösungen auf standardisierten Plattformen zu entwickeln.
Wie tauglich eine Webkonferenzlösung ist, hängt ganz entscheidend an der Hardware – und an der Internet-Verbindung. „Bandbreite“, sagt MittelstandsWiki-Fachmann Torsten Birke, „ist durch nichts zu ersetzen. Es gibt natürlich hochwertige Konferenzsysteme, die mit zwei B-ISDN-Kanälen arbeiten können. Dadurch werden aber nur eine niedrige Videoauflösung und eine geringe Audioqualität erreicht, was nicht mehr Stand der Technik ist.“
Falls die Mitarbeiter im Hunsrück sitzen und nur einen ISDN-Anschluss haben, ist eine Audiokonferenz ein vernünftiger Kompromiss, denn ein guter Ton ist die Hauptsache. „Für die Konferenz sollten Sie über eine Upload-Bandbreite von mindestens 384 kBit/s verfügen. Seien Sie aber vorsichtig, wenn der ADSL-Anschluss vom ganzen Unternehmen genutzt wird!“
Im Gegensatz zu Webkonferenzen befinden sich Videolösungen für kleinere Unternehmen noch im Entwicklungsstadium. „Erste Systeme können derzeit verschiedene UMTS-Verbindungen zu einer höheren Bandbreite koppeln. Für den normalen Tagesgebrauch stehen sie aber derzeit noch nicht sinnvoll zur Verfügung“, bedauert Birke.
Neben der Bandbreite kommt als zweite Anforderung hinzu, dass die Nutzerrechner nicht allzu schwachbrüstig sein sollten. „Auf PC-/Laptop-Seite sind besonders im Bereich der Eigenbau-Konferenzsysteme Dual-Core-Prozessoren ab 2 GHz notwendig – gerade wenn auch mit Dokumenten gearbeitet werden soll“, gibt Birke zu bedenken.
Ton ist K.o.-Kriterium
Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Video- oder eine einfache Webkonferenzlösung entscheiden – Sie sollten unbedingt auf eine ordentliche Tonqualität achten. Dass der Sound kein Luxus ist, hat eine Studie der amerikanischen Brandeis-Universität in Waltham belegt. Die Psychologen konnten im Experiment nachweisen, dass für das Gesagte deutlich weniger Kapazitäten übrig bleiben und es schneller vergessen wird, wenn man sich zu stark auf das Gehör konzentrieren muss.
Hinzu kommt noch, dass die Audioübertragung synchron zu den Mundbewegungen der Sprecher passen muss. Driften Bild und Ton durch Verzögerung auseinander irritiert das gewaltig: „Eine Viertelsekunde Latenz ist bereits grenzwertig“, sagt Torsten Birke. „Bei Studioproduktionen muss der Ton im Bereich von +40 ms bis -60 ms zum Bild liegen, dann ist die Asynchronität nicht spürbar. Uns ist in der Praxis aufgefallen, dass die Menschen hier auch sehr unterschiedlich reagieren“, so der IT-Profi weiter. „Einige stört der Versatz nicht, andere hingegen können sich gar nicht mehr auf die Gesprächsinhalte konzentrieren, sobald sie den Versatz einmal bemerkt haben.“
Auf jeden Fall sollte man sich für ein hochwertiges Headset für den Konferenzeinzelplatz gönnen, sonst werden die Gespräche zur nervtötenden Tortur. Von der Nutzung von Mikrofon und Lautsprecher im Notebook rät Birke ab, weil es damit schnell zu Echoeffekten und Rückkopplungen kommen kann.
Im Gegensatz zu den Mikrofonen sind die in aktuellen Notebooks verbauten Webcams für einfache Konferenzen vollkommen ausreichend. „Wichtig wäre in diesem Zusammenhang, auf eine ausreichende Beleuchtung der eigenen Person zu achten, da nur so vernünftige Bilder von der Cam aufgenommen werden können“, betont der Fachmann. „Achten Sie auch auf einen vernünftigen Hintergrund. Hier sollten sich keine Ordner stapeln und sich keine Fenster mit Gegenlicht befinden. Wer Wert auf einen nahezu flüssigen Videostream legt, sollte Kameras mit 15 Bildern einsetzen.“
Fazit: Zoom auf die Diskussion
Auch wenn viel Planung und Arbeit heute gemeinsam über das Internet läuft, so ist es doch immer noch schön, wenn man sich einmal von Angesicht zu Angesicht sieht. Auf diese Weise kann doch mehr kommuniziert werden als per Mail, bei der sich so manche Aussage oft härter anhört, als sie in Wirklichkeit gemeint ist. Falls dann noch ein Missverständnis dazukommt, kommt innerhalb kurzer Zeit das Projekt ins Stottern. Wenn man aber die Kollegen via Video sieht und den Tonfall im Ohr hat, kann man besser auf einander eingehen und produktiver zusammenarbeiten.
Damit bei Fernkonferenzen aber nicht alle durcheinander reden, sondern bei der Sache bleiben, sollte die Zuteilung der Sprachrechte in jedem Fall über den leitenden Operator (Vorsitzenden) erfolgen. Ansonsten kann es chaotisch werden, weil den Teilnehmern die räumliche Zuordnung der Stimmen zu den Personen fehlt.
Unterm Strich bleibt das Hauptargument für die Webkonferenz aber die Kostenfrage. Denn die Lösungen sind eindeutig preiswerter als Geschäftsreisen. Manchmal führt an der Technologielösung ohnedies kein Weg vorbei, wenn isländische Vulkane den Flugverkehr lahm legen oder Überschwemmungen die Zugfahrpläne außer Kraft setzen. Auf jeden Fall sind die Gespräche bequemer als lange Fahrten, sie sparen Zeit und Ausgaben – und gut für die Umwelt sind sie auch noch.
Carlson Wagonlit Travel (CWT), ein weltweiter Anbieter im Geschäftsreisemanagement, registriert auch während der wirtschaftlichen Erholung ein starkes Bedürfnis nach Alternativen zur klassischen Geschäftsreise - und erleichtert es seinen Kunden daher noch stärker, Telepräsenz-Dienstleistungen in bestehende Travel-Management-Prozesse zu integrieren. Mit dem Zugang zu neuen Telepräsenz-Standorten in Frankfurt am Main und München bietet CWT Telepresence jetzt verstärkt auch deutschen CWT-Kunden in einem Gesamtpaket alle notwendigen Leistungen - von der Festlegung der Strategie bis zum Reporting.
Telefonkonferenzen haben verschiedene Vorteile, die in unterschiedlichen Geschäftsbereichen genutzt werden können. Dazu gehören vor allem natürlich Kundenmeetings und Projektpräsentationen, wobei jeder Teilnehmer dieser Telefonkonferenzen an seinem eigenen Schreibtisch sitzen bleiben kann. Gerade bei großen Unternehmen mit Zweigstellen in verschiedenen Städten oder sogar Ländern kann diese Tatsache nicht nur Zeit, sondern auch Kosten einsparen.
Doch die Nutzungsmöglichkeiten für Telefonkonferenzen geht noch weit über ihre eigentliche Bedeutung hinaus. Gerade im Fortbildungssektor können dank der Telefonkonferenzen zu jeder Tageszeit Seminare oder auch Vorlesungen angesetzt werden, wobei es für den Teilnehmer deutlich einfacher ist, daran teilzunehmen. Da lange Anfahrtswege entfallen, können diese Telefonkonferenzen problemlos auch am Abend oder kurz vor Feierabend angesetzt werden. Jeder Teilnehmer hat dann die Möglichkeit sich entweder über eine vorher verteilte Nummer in die Konferenz einzuwählen oder aber er wird vom genutzten Anbieter der Telefonkonferenzen angerufen und so mit den übrigen Teilnehmern verbunden. Diese beiden Varianten der Telefonkonferenzen werden als Dial-In- und Dial-Out –Konferenz bezeichnet und können sich je nach Anbieter in ihren Möglichkeiten unterscheiden.
Besonders nützlich für die telefonischen Seminare sind die teilweise für die Telefonkonferenzen angebotenen Chatfunktionen. Gerade bei vielen Teilnehmern kann diese Funktion äußerst nützlich sein, da lästige eingeworfene Fragen entfallen und während den Telefonkonferenzen über den Chat gestellt werden können. Wie sinnvoll diese Funktion ist, zeigt die Möglichkeit von mehreren hundert Teilnehmern an einzelnen Telefonkonferenzen bei einigen Anbietern. Es gibt jedoch noch weitere sinnvolle Funktionen, die je nach Anbieter für die Telefonkonferenzen zur Verfügung gestellt werden. Bei einigen Anbietern kann dies beispielsweise die Möglichkeit einer Nebenkonferenz sein, die sich auf einen Teil der Teilnehmer begrenzt. Auch eingespielte Ansagen oder das Zuweisen einer gewissen Moderatorfunktion in den Telefonkonferenzen gehört zu den zusätzlichen Diensten der verschiedenen Anbieter.
Verbindet man diese verschiedenen Zusatzdienste mit einem PC entstehen dadurch Möglichkeiten, die ähnlich den Vorlesungen in einer Universität gestaltet werden können. Die ersten Überlegungen zum Thema E-Learning sind im Ergebnis beispielsweise mit Hilfe von Telefonkonferenzen umsetzbar, wobei auch die Präsentationen bzw. Vorlesungsunterlagen über sogenannte Webpräsentationen für alle Teilnehmer verfügbar gemacht werden. Das macht deutlich, dass Telefonkonferenzen verschiedene Bereiche des täglichen Lebens ergänzen und sogar sinnvoll verbessern können.
