Telefonkonferenzen gehören gerade bei großen Unternehmen heutzutage einfach dazu. Denn eine Telefonkonferenz kann eine gute Lösung für viele aufwendige Faktoren im modernen Geschäftsleben sein: Man kann die Kommunikation von Mitarbeitern aus verschiedensten Büros, die international sogar auf verschiedenen Kontinenten verteilt sein können, ermöglichen. So vereinfacht man Prozesse, da die direkte Absprache bekanntlich einfach besser funktioniert als reiner Schriftwechsel.
Aber auch Kunden können dank Telefonkonferenzen umfassend in gerade bearbeitete Prozesse eingebunden werden und können sich so beruhigend involviert fühlen. Der wichtigste Vorteil: Man spart Zeit und die ist ja letztendlich bares Geld. Wenn Menschen nicht mehr weite und aufwendige Reisen unternehmen müssen, um direkt miteinander zu sprechen, entfallen weite Wege, Reisevorbereitung, Buchung und auch die Reisekosten. Stattdessen sitzt man gemütlich vor den eigenen Unterlagen am Schreibtisch im Büro und hält eine Telefonkonferenz ab.Â
Das wichtige daran ist, dass im Unterschied zum normalen Telefonat zwischen zwei Menschen von Hörer zu Hörer in einer Telefonkonferenz beliebig viele Teilnehmer (nach aktuellen technischen Möglichkeiten bis zu 300 Menschen) miteinander sprechen können. Und dafür muss man sich nicht mehr wie früher mühsam in zwei Gruppen um auf laut gestellte Telefone scharren und mühsam in den Apparat lauschen, sondern es werden einfach mehrere Nummern miteinander in einem virtuellen Raum verbunden. So kann man wundervolle echte Meetings simulieren, da die Qualität nicht von normalen Telefongesprächen abweicht und der Aufwand dank moderner Telefonkonferenzen äußerst gering ist.
Die Einladung passiert mit einigen Klicks per Email oder über SMS und die Telefonkonferenz kann ganz leicht gesteuert werden. So macht Telefonieren im geschäftlichen Bereich richtig Spaß.Â
Online-Schulungen - Immer, wenn Vor-Ort-Trainings zu teuer sind
Sollen Trainingsteilnehmer aus verschiedenen geographischen Regionen gemeinsam geschult werden, steigen die Kosten für Vor-Ort-Trainings aufgrund der Entfernungen schnell in schwindelerregende Höhen. Webinare bieten hier eine effiziente und günstige Alternative. So können sogar Teilnehmer auf verschiedenen Kontinenten gleichzeitig im Rahmen einer Online-Schulung beispielsweise in der Bedienung einer Software geschult werden. Softwareschulungen: Live und in Farbe statt grauer Theorie Papier ist geduldig; Nutzer sind es nicht. Der richtige Umgang mit Softwareprogrammen setzt voraus, dass der Nutzer sie im wörtlichen Sinne “begriffen” hat, also das Programm unter Anleitung selbst ausführt. Über Webinar-Lösungen und Desktop Sharing ist das kein Problem, sofern sie die Übergabe der Maus- und Keyboard-Kontrolle an jeden Teilnehmer ermöglichen. Die Teilnehmer der Online-Schulung führen der Reihe nach die gewünschten Bedienschritte selbst aus. Durch sofortiges Korrigieren eventueller Fehlbedienungen wird eine viel steilere Lernkurve erreicht. PC-Support-Kosten reduzieren Gut geschulte PC-Anwender können nicht nur schneller den maximalen Nutzen aus einem Produkt ziehen, sie verursachen auch weniger Support-Kosten; und wenn es mal echten Hilfe-Bedarf gibt, startet der Support-Mitarbeiter einfach ein Online Meeting mit dem Kunden. Über Desktop Sharing zeigt der Kunde im Online- Meeting seinen Desktop und übergibt zusätzlich die Keyboard- bzw. Maus-Kontrolle an den Support-Mitarbeiter, der das Problem direkt auf dem Kunden-Desktop löst.
 (pressrelations) Ein turbulentes Jahr 2009 neigt sich dem Ende entgegen und 2010 steht vor der Tür. Für viele Unternehmen war 2009 zweifellos ein schwieriges Jahr. Ein Großteil der Märkte war gekennzeichnet durch eine starke Rezession, deren Folgen sowohl im öffentlichen als auch im privatwirtschaftlichen Sektor für Verbraucher und Unternehmen deutlich spürbar waren. Auch für die Anbieter von Telepresence- und Videokonferenzlösungen stellt sich die Frage, auf welche Trends und Entwicklungen man sich im neuen Jahr einstellen muss. Bob Hagerty, CEO von Polycom, hat sechs zentrale Prognosen zur Marktentwicklung formuliert. Gerne können Sie diese in mögliche Jahresrückblicke oder -vorschauen integrieren.
Umweltverträglichkeit wird zum entscheidenden Kriterium bei Kaufentscheidungen
Alle Länder in der Region EMEA wollen ihre CO2-Emissionen verringern. Dieser Verpflichtung können sich auch die Unternehmen nicht entziehen. Im Rahmen der momentan stattfindenden Weltklimakonferenz in Kopenhagen bezeichnete die Entwicklungsorganisation Germanwatch die “dürftigen” Klimaschutzleistungen der zehn größten CO2-Emittenten - zu denen außer China und den USA auch Deutschland und Großbritannien zählen - als “äußerst alarmierend”. Sowohl der öffentliche als auch der private Sektor werden also verstärkt einen erheblichen Beitrag leisten müssen. Dabei wird der Einsatz von Technologien gemeinhin als wichtiges Mittel zur Reduzierung der Emissionen betrachtet. Deshalb werden im neuen Jahr in besonderem Maße Technologien gefragt sein, mit denen Unternehmen ihren CO2-Ausstoß reduzieren können, sei es durch die Reduzierung der Anzahl von Dienstreisen, durch die Verringerung der Bürofläche oder durch die Senkung des Stromverbrauchs, der mit dem Betrieb von IT-Systemen verbunden ist.
Die Anzahl der Beschäftigten, die von zuhause aus arbeiten, wird 2010 um 40 Prozent zunehmen
Durch flexible Arbeitsplatzmodelle können Unternehmen nicht nur die Kosten reduzieren, die mit der Anreise zum Arbeitsplatz oder der Anmietung von Büroflächen verbunden sind, sondern gleichzeitig auch attraktive Arbeitsbedingungen schaffen, mit denen sie ihre besten Mitarbeiter bei der Stange halten. Da der Anteil der 18- bis 25-Jährigen an der Gesamtzahl der Erwerbstätigen derzeit wächst, ist damit zu rechnen, dass die Anzahl der Mitarbeiter, die von zuhause aus arbeiten möchten, im nächsten Jahr um 40 Prozent zunehmen wird. Viele Hochschulabsolventen erwarten, dass man ihnen flexible Beschäftigungsmodelle anbietet. Deshalb brauchen Unternehmen geeignete Technologien, mit denen sie eine reibungslose Einbindung geografisch verteilter Mitarbeiter in die Unternehmensprozesse sicherstellen können. Durch den Einsatz moderner Technologien wie Videokonferenzsysteme und Unified-Communications-Umgebungen verfügen Unternehmen über die Voraussetzungen, um Mitarbeiter an entfernten Standorten jederzeit an die Zentrale anzubinden. Flexible Arbeitsbedingungen werden die Lebensweise von Mitarbeitern grundlegend verändern und dazu beitragen, dass diese Beruf und Freizeit besser miteinander in Einklang bringen können.
Der Markt für Videokommunikationslösungen wird 2010 um 30 Prozent zulegen.
Sowohl im heimischen Umfeld als auch im Büro werden sich Videoinstallationen zur Darstellung und Beobachtung der Umgebung zunehmend durchsetzen. Verbraucher werden beispielsweise in der Lage sein, sich und ihre Kinder per Videokonferenz in einer Kindertagesstätte anzumelden oder eine Petcam zu installieren, mit der man sehen kann, was die Haustiere machen, während man weg ist. Oder sie installieren ein Videosystem, mit dem sie während des Urlaubs hin und wieder einen Blick auf ihr Zuhause werfen können, um zu sehen, ob noch alles in Ordnung ist. Da immer mehr Verbraucher über Handys der Kategorie 3.5G oder 4G verfügen, werden Videokonferenzen per Handy zur Norm. Videokonferenzen zwischen Handy und Festnetz sind nicht mehr Science-Fiction, sondern schon in naher Zukunft Realität. Unternehmen werden ihren Reiseaufwand weiter reduzieren und verstärkt auf Videokonferenzen zurückgreifen, um ihre Kosten und ihren Kohlendioxidausstoß zu reduzieren. Zunehmen wird auch die Nutzung von Hosted-Video-Diensten. CIOs müssen Möglichkeiten finden, mit denen sie den extrem schwankenden Bandbreitenanforderungen gerecht werden können, indem sie entweder die eigenen Netzwerke ausbauen oder über die Grenzen des Unternehmensnetzwerks hinausgehen, um in Spitzenzeiten zusätzliche Kapazitäten in der Cloud nutzen.
Unified-Communications-Lösungen werden sich in den nächsten fünf Jahren zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg von Unternehmen entwickeln.
Unified-Communications-Lösungen geben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Produktivität zu steigern und die Gesamtbetriebskosten ihrer Kommunikationsinfrastruktur zu reduzieren. Aus diesem Grund werden sie sich in den nächsten fünf Jahren zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg von Unternehmen entwickeln. Das derzeitige Umfeld von Unternehmen zwingt CIOs, ihr Augenmerk verstärkt auf zwei Bereiche zu richten: die Zusammenführung von Kommunikationsdiensten und die Schaffung der Voraussetzungen für eine reibungslose organisationsübergreifende Zusammenarbeit. Der IT-Ansatz zur Verknüpfung dieser beiden Bereiche heißt Unified Communications, und entsprechende Lösungen werden schon sehr bald zur alltäglichen Realität gehören. Ganz gleich, ob die Kommunikation über Sprach-, Video- oder Telepresence-Systeme erfolgt: Sämtliche Kommunikationssysteme eines Unternehmens müssen vollständig miteinander kompatibel sein. Bei einer proprietären Plattform ist dies schlichtweg nicht möglich. So hängt beispielsweise die Flexibilität eines Desktop-Telefons entscheidend davon ab, ob es in der Lage ist, mit der rasanten Weiterentwicklung der UC-Landschaft Schritt zu halten und neuen Anforderungen gerecht zu werden. Ein entsprechendes Gerät muss den Computer ergänzen und die Voraussetzungen für eine nahtlose Integration und eine effiziente Interaktion innerhalb einer UC-Umgebung schaffen, indem dem Benutzer die Möglichkeit gegeben wird, jederzeit auf Kommunikationsdienste und Applikationen zurückzugreifen.
Globale Hochschulen werden neue Türen für Studenten öffnen
Das traditionelle Studienmodell, bei dem Studenten eine Hochschule in ihrem Heimatland besuchen, wird schon bald der Vergangenheit angehören. Immer mehr Universitäten versuchen, Studenten aus sämtlichen Regionen der Welt zu gewinnen. Durch die Implementierung entsprechender Technologien verfügen Unternehmen bereits jetzt über Online-Angebote, und die Vorstellung einer globalen offenen Hochschule ist längst keine Zukunftsmusik mehr. In den USA bietet beispielsweise die Georgetown University Kurse für Studenten aus dem Mittleren Osten an, bei denen die Studierenden noch nicht einmal gezwungen sind, ihre häusliche Umgebung zu verlassen. Bildungsinstitutionen aus sämtlichen Bereichen werden immer mehr auf Videokonferenz- und Telepresence-Systeme zurückgreifen. Polycom ist davon überzeugt, dass bis zum Ende des nächsten Jahres die erste Online-Universität ihre Pforten für Studenten öffnen und ihnen Zugang zu den besten Dozenten und Fachexperten geben wird.
Die Nutzung telemedizinischer Anwendungen wird sich verdoppeln
Regierungen von Staaten aus ganz Europa haben sich das Ziel gesetzt, eine optimale medizinische Versorgung der Bürger sicherzustellen. Dabei wird allein in Dänemark die Hälfte aller Ärzte und ein Viertel des Pflegepersonals in den nächsten fünf Jahren in den Ruhestand gehen. Vor dem Hintergrund, dass die Bevölkerung gleichzeitig immer älter wird, liegt es auf der Hand, dass eine radikale Veränderung der Krankenversorgungssysteme unabdingbar ist. Wir erwarten, dass sich die medizinische Fernbehandlung von Patienten 2010 verdoppeln wird. Auch bei der Ausbildung der nächsten Generation medizinischer Fachkräfte wird die Nutzung von Collaboration-Technologien für den gegenseitigen Informationsaustausch zunehmen. Auf nationaler Ebene werden UC-Lösungen Notfalldienste bei der gemeinsamen Nutzung von Datenbanken und der Bereitstellung von Ansprechpartnern unterstützen und auf diese Weise zu einem besseren Service und kürzeren Reaktionszeiten beitragen.
Web Conferencing ist eine Form der Echtzeit-Zusammenarbeit (Real Time Communication, Real Time Collaboration, RTC). Synonym werden oft die Begriffe Web Conference, Web Konferenz, Online Conference, Online Konferenz und Online Meeting benutzt.
In einer Web Conference sehen alle Teilnehmer einer Web Konferenz über das Internet denselben Inhalt. Einfache Web Conferencing Systeme laden zu diesem Zweck als Bilder abgespeicherte Folien bzw. Screenshots auf einen zentralen Server und stellen diese Bilder zum Download über einen Browser bzw. eine Verbindungssoftware zur Verfügung. Moderne Web Conferencing Systeme fokussieren sich inzwischen auf die Übertragung von Bildschirminhalten in Echtzeit (auch bekannt unter der Bezeichnung Desktop Sharing, Application Sharing, Screen Sharing und Bildschirmübermittlung).Â
Welche Vorteile bietet Web-Conferencing?Â
Der Hauptvorteil von Web Conferencing ist die Einsparung von Reisezeit und Reisekosten. In der heutigen Arbeitswelt sind Besprechungen an der Tagesordnung. Durch die starke Arbeitsteilung ist eine ständige Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern sowie externen Beteiligten notwendig. Da die meisten Unternehmen heutzutage aber nicht mehr nur lokal tätig sind, sondern überregional oder sogar weltweit Geschäftsbeziehungen unterhalten, ist eine effektive Kommunikation der beteiligten Personen notwendig.
Ein persönliches Treffen vor Ort ist sicherlich eine effektive Kommunikationsmethode, allerdings in der Regel verbunden mit erheblichen Kosten. Diese Kosten setzen sich einerseits durch die tatsächlichen Ausgaben für Transportmittel (Bahn, Flugzeug, Auto) und Besprechungsräumen zusammen, andererseits aber auch durch die Zeit die den Beteiligten durch Anreise und Abreise verloren geht. Letzteres ist in vielen Fällen der größere Kostenblock, wenngleich dieser oft nicht explizit in die Kalkulation einbezogen wird.
Web Conferencing nutzt das Internet und moderne Software-Technologie um dieses Problem zu lösen. Web Conferencing Systeme ermöglichen Personen an verschiedenen Orten die virtuelle Zusammenarbeit in Echtzeit – ohne Reisen. Neben der sofortigen Einsparung von Kosten und dem Zeitgewinn, unterstützt Web Conferencing auch indirekt den Umweltschutz, denn weniger Reisen bedeutet auch weniger CO2-Ausstoß. Somit ist die Nutzung von Web Conferencing Tools auch umweltfreundlich (Green IT).Â
Eine Frage der Verantwortung: Mit Online-Meetings CO2-Ausstoß reduzieren
Gutes tun und Geld sparen: Statt bei jeder Gelegenheit ins Flugzeug zu steigen, können Unternehmen in vielen Fällen Meetings in Form von Webkonferenzen durchführen. So lassen sich Reisekosten reduzieren – und Unternehmen können sich auch mit einer auf Nachhaltigkeit ausgelegten Umweltphilosophie profilieren. Prestige 2.0: Nichtfliegen als gelebte Corporate Social Responsibility Fliegen zu Geschäftsterminen gilt noch immer als schick. Doch laut IBM Travel footprinting verursacht der Geschäftsreise- und Transportsektor 27% der Treibhausgasemissionen. Obwohl nach der Studie Economist Intelligence Unit Report die meisten Entscheider in Unternehmen Webkonferenzen als gute Alternative bezeichnen, haben nur wenige Unternehmen virtuelle Konferenzen in ihre alltägliche Arbeitsorganisation integriert. Online-Meetings bieten Unternehmen daher eine einfache Möglichkeit, sich als Vorreiter zu präsentieren – durch eine nachhaltige, CO2-neutrale Meeting-Kultur. «…»
(fair-NEWS) - München, 29. Oktober 2009 - Telefonkonferenzen sind heute fester Bestandteil des Arbeitslebens. Sie sind billiger als ein Treffen vor Ort und für Mitarbeiter in verzweigten Unternehmen oft die einfachste Möglichkeit, sich spontan abzustimmen. Doch häufig bleiben wesentliche Informationen auf der Strecke. „Das Telefon wirkt wie ein Filter“, erklärt Tomas Bohinc, Personalentwickler und Autor. In seinem neuen Buch „Soft Skills“ (Vahlen Verlag) beschreibt er, wie sich Telefonkonferenzen am effektivsten gestalten lassen. Denn kommt es am Hörer zu Missverständnissen und platzt gar ein Deal, wird die Telefonkonferenz schnell zur teuren Angelegenheit.
„Damit die anberaumte Telefonkonferenz erfolgreich verläuft, müssen sich alle Teilnehmer diszipliniert verhalten“, schildert Tomas Bohinc das oberste Gebot. Beim Telefonieren gehen Mimik und Gestik verloren und selbst die Sprache wird eingeschränkt übertragen. „Deshalb sollte sich jeder Teilnehmer wegen der Verbindungsqualität besser vom Festnetz als vom Handy in die Telefonkonferenz einwählen und Hintergrundgeräusche vermeiden.“
Entscheidend ist auch, dass keiner dem anderen ins Wort fällt. „Spricht mehr als eine Person, ist nicht nur das Telefonsystem, sondern auch der Zuhörer überlastet“, weiß der Buchautor aus eigener Erfahrung. Idealerweise leitet ein vorher bestimmter Moderator die Telefonkonferenz. Er benennt Thema und Ziel des Gesprächs und erteilt den Teilnehmern nacheinander das Wort. „Bewährt hat sich auch, am Ende der Konferenz ein kleines Protokoll zu erstellen“, empfiehlt Tomas Bohinc. „Denn am Telefon Vereinbartes hat oft einen nicht verbindlichen Charakter.“Â
Telefonkonferenz 2.0
Neuerdings lassen sich Telefonkonferenzen auch einfach und in guter Qualität über das Internet führen, also über PC oder Notebook. Neben der Spache können dann auf dem Bildschirm zugleich Präsentationen an die Gesprächsteilnehmer übertragen werden und die Konferenzpartner können sich bei Einsatz von Web-Kameras sogar gegenseitig sehen.
(http://www.voipphones.de/index.php?topic=News&id=2712, 27.10.2009)
Videokonferenztechnologie steht dank der künftig zur Verfügung stehenden Bandbreiten sowie dem HD-Standard vor dem endgültigen Durchbruch. Laut Zahlen von Frost & Sullivan soll das weltweite Marktvolumen 2014 bereits 4,7 Mrd. Euro betragen.
Wie auch die Studie “Videoconferencing - By the Numbers” von Wainhouse Research zeigt, bekommt die Branche die Wirtschaftskrise in geringerem Ausmaß zu spüren und profitiert vom steigenden Kostenbewusstsein der Unternehmer.
“Video wird in absehbarer Zeit zu einem normalen Kommunikationskanal werden, so wie wir schon heute Smartphones, E-Mails oder Instant Messages nutzen. All diese Kanäle werden künftig über eine gemeinsame Plattform gesteuert”, sagt Thomas Nicolaus, Geschäftsführer von Tandberg Zentraleuropa, gegenüber VoIPphones.de. Folgerichtig ließen sich Tandberg-Systeme schon in Microsofts Office Communication Server integrieren.
Vieles spricht für Videokonferenzen “Die durch Full-HD steigende Qualität, sinkende Preise für großformatige Flachbildschirme, eine großflächige Verfügbarkeit der Bandbreiten und die vereinfachte Bedienung sind weitere Faktoren, die zur Verbreitung von Videosystemen führen”, meint der Experte. Auch Touchscreen-Technologie werde bald eine wichtige Rolle spielen.
Von Telepresence-Lösungen bis hin zu Desktop- oder mobilen Anwendungen, alle Systeme basieren auf der Grundlage des Breitbandinternets. Etablierte Standards wie H.323 oder das Session Initiation Protocol (SIP) sowie H.264 kommen hier zum Tragen. “Das SIP dient dem Aufbau und der Steuerung einer Verbindung zwischen Teilnehmern. H.264 ist der Standard zur hocheffizienten Videokompression”, erläutert Kay Ohse, Area Sales Vice President von Polycom, auf Nachfrage von VoIPphones.de.
Enormes Entwicklungspotenzial “Haupttreiber ist die Generation, die jetzt auf den Arbeitsmarkt kommt, in einer digitalen Welt aufgewachsen ist und Computer, Internet und Instant Messaging als selbstverständlich ansieht”, führt Ohse aus. Dies werde dazu führen, dass Video auf jedem Arbeitsplatz vorhanden und nicht mehr nur den Führungsetagen vorbehalten sein wird. Durch den neuen Breitband-Mobilfunkstandard LTE (4G) wird Videokommunikation künftig auch über mobile Endgeräte stattfinden. Die benötigten Übertragungsbandbreiten und die Darstellungsqualität seien in Anbetracht der Übertragungskapazitäten von 3G UMTS-Netzen derzeit noch nicht herstellbar, meint der Fachmann.
Persönliche Treffen weiterhin auf der Tagesordnung
Kritiker wenden ein, dass bestimmte Formen des sozialen Austauschs und physischen Zusammentreffens auch durch Video- und Informationstechnologie nicht qualitativ gleichwertig ersetzt werden. “Auch wenn Telepresence Meetings vergessen lassen können, dass man nicht im selben Raum sitzt, wird es immer Zusammentreffen geben, die von Angesicht zu Angesicht passieren müssen, etwa Geschäftsabschlüsse oder wichtige Anbahnungen, in denen es um Vertrauensaufbau geht”, räumt Manager Nicolaus ein. “Auch müssen Einschränkungen, die zum Schutz der Mitarbeiter bestehen, beachtet werden”, ergänzt Ohse.
Das ungemeine Potenzial im Hinblick auf Prozessoptimierung im betrieblichen Alltag und Kosteneinsparungen scheint dennoch unstrittig. Polycom zufolge kostet Unternehmen ein Geschäftsreisetag - wobei hier die An- und Abreise sowie die wegfallende produktive Arbeitszeit der Mitarbeiter nicht berücksichtigt sind - im Schnitt 135 Euro pro Person. Das Unternehmen rechnet damit, dass 30 Prozent der Geschäftsreisen eingespart werden können. «…»